探究计算机技术在办公自动化中的应用研究

吴 林

（四川护理职业学院，四川 成都 610100）

1 计算机技术在办公自动化中的应用

1.1 各种文件材料的处理

在处理各种文件材料的过程中，可通过Word、WPS等计算机软件，实现对文字信息的有效处理，包括录入、排版等，从而可为文档的质量提供保障。同时，在分析相关数据的过程中，可基于Excel软件制作的前提下进行，对于复杂的数据可更加直观地呈现出来。另外，对于图片、文字的整合，PPT软件的应用则可提供较大的便利，工作人员只需基于相关设计要求的前提下，设计出相应的内容[1]。

1.2 构建信息发布平台

通常情况下，现代化企业运营过程中，需做到与时俱进，重视对网络通信功能的应用，结合企业实际情况，构建网络信息平台，这对于信息传递效率的提高起着明显的促进作用。而计算机技术涵盖了网络通信功能，在办公自动化中合理地进行运用，不仅能够实现人与人间的实时交流互动，且也可达信息和信息的交流。在此前提下，相关工作人员可充分利用网络通信功能，实现资源共享，此方式不需要耗费较大的成本，且还具备快捷方便等特点，对于一些沟通不畅的部分，抑或是信息传递不及时等情况，可有效的予以解决[2]。另外，将计算机技术应用到办公自动化中，可进一步促进数据信息收集、处理效率的提高，通过对各数据的运用，形成自动化交流平台，对于企业的健康、可持续发展起着明显的推动作用。

1.3 远距离信息传输

基于计算机技术而言，其功能较多，应用到办公自动化中，工作人员可基于办公需求的前提下，实现远距离信息传输。在办公室中安装传真机，还能即时传递文字、图片等在一定程度上促进信息传递效率的提高，为各工作环节的高效进行提供了保障。同时，办公自动化，对于工作效率的改善也起着积极的意义，转变了传统工作模式，通过对资源配置的优化，有利于企业的长久、可持续发展。值得注意的是，基于远距离信息传输技术而言，其主要包含了以下几项内容：首先，利用Windows程序，向传真机发送传真指令，促使文件基于传真形式的前提下，保存于传真机上，从而结合工作需要，实现相应文件的随时打印；其次，基于传真机信号接收方式的前提下来说，可基于实际需求，有针对性的选择自动，抑或是手动接收；最后，如若网络信号质量较差，就可通过度社交软件的使用，实现对文件的传输，可为下一环节做好准备。近年来，在计算机技术不断进步的背景下，实现了无网络信息的信息传输，进一步提高信息传输速度，优势主要体现于操作更加简单、便捷等方面。

1.4 完成多项办公自动化工作

针对计算机技术而言，其功能具有多样性的特点，将其应用到办公自动化中，可充分发挥协作作用，优化了工程流程，促进了办公效率的提高。例如，企业在进行会议的过中，如若一些工作人员无法准时到场参加，就可通过对计算机技术的运用，实现视频，抑或是电话会议，确保将相关信息及时的传送到会议中，为会议的顺利进行提供了保障。

2 计算机技术在办公自动化中的应用过程中需要强化的部分

2.1 工作人员工作素养相对不高

由于我国企业主要是中小企业为主，工作人员相对较为缺乏，现有得工作人员对计算机技术的应用形式，不能进行全面的掌握，这样就不能将计算机技术的功能，得到充分发挥。反而在一定程度上增加了工作人员的工作量，导致工作人员的积极性，会有所下降。另外，在办公自动化运行的过程中，由于工作人员自身一些道德素养不够，这样就会很容易造成公司内部信息发生泄露和偏差等现象的发生，对企业的发展，起到了严重的影响。由此看来，工作人员具有良好的工作素养，对计算机技术进行全面的掌握和利用，是保证办公自动化正常运行的关键。

2.2 办公室管理质量有待提高

在办公自动化运行的过程中，是需要良好的管理制度，作为运行的辅助工具，为企业的发展，起到了重要的作用和意义。但是，由于我国经济以中小企业为主，对办公自动化没足够的认识度，企业和管理人员不能进行良好得配合，对计算机的应用形式，不能进行有效的管理和控制，其管理制度过于形式化，没有深化到每一个办公自动化运行的环节中，这样不仅仅是对计算机技术的功能，造成了一种浪费，对企业的发展和经济效益的提高，也会非常不利的。

2.3 办公自动化运行的环境相对较差

由于我国的一些企业对办公自动化，并没有给予高度的重视，导致计算机技术在办办公自动化应用的环境相对较差。在计算机技术在办公自动化不断应用的过程中，其主要的目的就是在最大程度上提高了企业内部办公室的工作效率。但是，其效果往往是相反的，由于办公自动化运行的环境相对较差，甚至其工作职能存在混淆、含糊不清等现象的发生，最终导致企业内部办公室的工作效率有所下降。因此，良好的办公自动化运行环境，不仅仅能将计算机技术的功能的得到充分发挥，这样可以为企业在不断发展的过程中，带来最大程度上的经济效益，提高了工作人员的经济性。

3 计算机技术在办公自动化中的应用策略

3.1 强化计算机网络安全建设

在办公自动化中，对于计算机技术的运用，网络安全属于核心问题，直接影响着计算机技术的一个月效果，尤其是在数字与信息时代背景下，计算机网络安全影响也在随之扩大，不利于和谐社会的构建，也威胁着公众的合法权益。因此，技术工作人员就需进一步对计算机网络问题产生原因予以分析、明确，加大网络安全建设力度，以改进、升级计算机技术为主，尽可能的维持计算机网络的稳定性，可基于实际情况下，设立专门的网络安全管理部门，由专人展开对各环节的监督、管理，动态的掌握计算机应用情况，基于宏观调控、整体规划的前提下，达到不断完善、健全计算机网络安全体系的目的。同时，考虑到各领域计算机应用要求有一定差异，故工作人员就需结合网络安全系统结构实施条件，对各环境间的内在逻辑联系予以明确，重视各领域要求、重点、难点，从而为计算机技术的稳定发展提供保障。

3.2 强化用户安全意识

在自动化办公中应用计算机技术，使用者的安全意识与计算机技术的应用效果及应用前景有着紧密的联系。信息化时代下，计算机技术在得到进一步发展的同时，强化用户的安全意识也极为关键，个人或企业均需加大对办公人员安全意识的培养，促使人员进一步的对计算机技术要求进行掌握，并动态的关注信息行业的发展，从而促进信息技术运用质量及水平的提高，有利于改善自动化办公环境[3]。另外，考虑到计算机工作具有一定的难度，设计的内容及形式较为复杂，故就需基于信息时代计算机网络优势发挥的前提下，合理的应用各网络知识，落实计算机相关宣教工作，以不断促进办公人员安全意识的增强，促使其实际应用中能够严格遵守相关要求，合理的运用计算机完成生活及工作各问题的解决，充分发挥计算机技术的作用，体现该技术的应用价值。

3.3 强化自动化办公人才队伍建设

针对计算机技术而言，将其应用到自动化办公中，人才属于核心内容，尤其是信息化人才，与计算机技术的发展轨迹有着紧密的连续。因此，就需加大对自动化办公人才队伍建设，相关部门给予足够的关注，基于计算机技术能力培训的前提下，严格按照该技术的应用要求，不断强化技术人员的综合水平，促使其能够熟练、正确的应用计算机技术，以促进自动化办公水平的提高[4]。同时，还需积极应用现代化管理模式，基于时代发展需求的前提下，将提高自动化办公效率效率作为核心，合理的优化升级计算机技术，以最大化满足现代化办公需求。

4 结束语

综上，信息化时代下，计算机技术在迎来机遇的同时，也面临着一些新的挑战。因此，在自动化办公中，想要充分发挥计算机技术的作用，满足办公需求，就需重视对该技术应用发展现状的分析，明确不足，提出有效的应用策略，如增强办公人员安全意识、加强网络安全建设、落实技术的更新升级等，从而全面促进计算机技术水平的提高。同时，还需强化对办公人员计算机水平的提高，要求其需具备熟练应用计算机技术的能力，不断丰富计算机技术运用相关知识，以避免技术应用不到位等情况的发生。