机关事业单位文书档案电子信息化的管理

何静 绥芬河市对外友好服务中心

信息化时代的到来使得工作形式开始偏向于网络信息化办公，信息化办公的推行对于文书档案的编辑、存储等都带来了新的工作方向，传统的纸质文件已经被电子文档所代替，提高效率的同时，也迎来了工作方式的革命。在科技条件的影响下，相关的工作方式得到了有效性变化，机关事业单位作为政府部门在进行现代化信息档案管理的过程中应该首当其冲的进行有效性建设。

一、机关事业单位档案管理实现信息化的优势

（一）信息化使得档案管理更省时、省力

众所周知，机关事业单位每年归档的档案数量非常大，一些比较大的单位一年的归档文件就达到了上千件甚至是上万件，而那些专门记录人事和重大事件的文件保存的时间还比较长。在以前没有信息化技术的年代，档案都是以纸质形式存在的，整理纸质档案是十分烦琐的一项工作，因为除了整理之外，还要对档案进行筛选、清理及归类，整个过程非常的复杂。实现档案的信息化管理后，使得档案管理工作更加的省时省力了，无论是人力还是物力上都得到了极大地缩减，工作效率也得到了极大地提升。

（二）信息化使得档案管理更加节省空间

现在机关事业单位的办公空间上是相对有限的，而档案则需要专门的空间存放，一般单位的档案存放空间都不是很宽敞，而每年又会有新的档案存放其中，使得档案的存放空间逐渐变小。档案管理信息化之后，之前的纸质档案全部进行了电子档案的归档处理，使得档案存放空间有限问题得到了很好的解决。

二、机关事业单位文书档案管理存在的问题分析

（一）科学管理体系不完善

机关事业单位由于自身体制内性质较为明显，在进行文档管理的过程中，相关的文档管理方法较为落后，在进行新型事务的渗透过程中，其接受能力较慢。同时，机关事业单位所存在文书档案的数量、类型较多，部分文件时间久远，所造成的储存难度较大。在管理过程中，由于对于新型电子信息化的文档管理目前仅仅是依靠电子信息平台在进行相关的文档的存储，但是对于电子文档的科学性管理体系的建设还有所缺失。目前，机关事业单位在进行管理的过程中，管理方式依旧未能得到明确，对于机关事业单位来说，文件的安全化管理依旧存在较大问题。

（二）专业人才缺失

在进行传统的文件档案的管理过程中，管理人员所需要进行的主要工作是对整个文件进行分类整理，对于管理人员的专业素质的要求较少。但是电子信息化时代的到来使得文档管理过程的复杂化程度增加，管理人员不仅需要进行相关的归纳整理工作，还需要具备熟练的计算机操作能力以及对相关的文件档案储存工具能够有较为明确的认识。但是，在现有的信息管理过程中，对于专业人才的应用尚存在较大的问题，所应用的管理人员具有普遍的老龄化趋向，在进行信息化管理的过程中存在较多难度，暂无法达到相对应的文书档案电子信息化管理的要求。

三、优化机关事业单位文书档案电子信息化的管理策略分析

（一）加强人员电子信息化档案管理技能培训

信息化已经全面的覆盖了人们的工作和生活，对于机关事业单位来说，文档信息更为复杂，所需要进行的档案管理工作的难度系数也较大，在进行档案管理的过程中，所需要应用的人才也应该是具有专业素质的人才。机关事业单位由于性质比较特殊，工作人员的职位安排较为固定，因此，单位对于档案管理人员应该进行定期的电子信息化档案管理工作的培训。在培训过程中必须进行相关性较为严密的培训工作，落实培训重点，明确工作责任。培训内容应该分为两个部分，首先进行的是电子信息档案管理的理论知识的培训，这一行为的发生主要是由于现今的相关档案的内容更加丰富，相关管理难度也有所上升，管理人员的理论知识达不到要求，则无法进行进一步的操作技能的培养。其次，专业的信息化电子管理技术是进行专业的档案管理的基础，因此，相关单位应该就专业技术展开培训，务必让每一位管理人员都能够熟练的进行操作管理。

（二）管理创新

现有的电子信息管理技术仅仅是一种时新的管理技术，在进行管理升级的过程中应该按照自身管理特点进行专项性的管理技术的创新，否则，若未来科技得到进一步更新时，管理人员又将面临完全的、彻底的转型，对于工作人员来说难度较大，对于整个档案管理本身也会造成相关性难度。因此，机关事业单位进行自身管理方式的升级创新势在必行。

四、结束语

文书档案电子信息化管理作为重要的档案管理趋势，是信息时代发展过程必然的发展方向，利用信息化管理手段能够更好地实现数字化管理，对于档案资料的存储和查询来说都有重要意义。