高职院校图书馆图书档案的数字化建设路径分析

吴婕妤 湖南机电职业技术学院

高等职业院校的图书馆档案建设特别是促进其数字化的建设，是伴随着高等职业院校的教学管理的发展和日积月累所面对的一个严峻的问题。从本质上看，高等职业院校在教学和日常的研究服务上，必须提供比较丰富的图书档案资料。但是随着日益增加的各类图书档案资料已经形成了新的数量级，如果没有采取比较科学的方式进行管理，那么高职院校的教师和学生在寻找这些资料的时候，就可能会遇到比较大的问题，无法便捷地找到这些相关的资料。因此，促进高职院校图书馆图书档案的信息化和数字化将有助于提高管理效率，对于高职院校更好的提供图书档案资料的服务而言，是有积极的促进作用。

一、高职院校图书馆图书档案建设与管理的现状

第一方面，目前高职院校的各类图书档案资料领域和类别不断增加。就目前情况看，高职院校图书馆的图书档案资料，包括大量的文本档案资料以及少量的数字化电子档案资料。随着目前高职院校的不断发展，图书馆的图书档案资料服务，其实已经不同于往时的内容与范围。图书档案的管理服务范围，其实也随着教学需要的拓展而不断拓展，海量的图书馆图书档案资料，其都必须要按照一定的逻辑进行归纳，而随着这些档案资料的多元化，传统的纸质图书与目前比较流行的信息化图书与课件等，都要随着当前研究和服务的范围不断增加，而数量和种类上也不断增加。最近数年以来，每一年需要归到高等职业院校的图书馆存档的档案资料，其数量非常多，对场地以及信息化储存都有一定的要求，如果采取比较保守的传统借阅手段，也都可能会影响到信息化时代下高职院校学生查阅与研究的可能性，这也就导致了这种档案保存和目前查阅资料之间的矛盾不断突出。

第二方面，高等职业院校图书馆的图书档案资料，使用的次数和程度也都不断增加。随着21世纪以来高等职业院校的教育不断改革，高职院校的招生规模也不断增加，数以万计的在校学生都要通过高职院校的图书馆查阅各类图书档案资料，因此高职院校的图书馆服务也必须要适应这种新的时代要求。而就目前的情况看，很多高职院校的图书馆的图书档案资料还是采取传统的方式进行归纳，而且最近数年以来，图书档案资料的查阅次数和下载次数其实也非常多，很多在校学生、教职员工都要通过这个平台去下载和浏览相关的资料，这些也都意味着数字化处理各种图书档案资料的迫切性是比较突出的。

第三方面，高职院校的图书馆图书档案资料在使用的覆盖程度和各个领域也不断扩大。由于很多历史方面的原因，大多数情况下，高职院校的图书馆和图书档案资料在服务方面主要是为本院校的在职学生以及教职员工提供相关服务，但是对于一些比较有条件的高职院校而言，必须要整合相关的资源，才能够进一步地拓展服务的覆盖面，特别是对于周边的社区以及各类中小学校，也能够提供一些比较便捷的档案资料服务。在这种条件下，高职院校图书档案资料不断拓展的服务范围，也要求着目前高职院校的图书档案资料要进一步提高服务效率，这也必须要求高职院校的图书馆在图书档案资料的数字化方面要加快进度。

二、高职院校图书馆图书档案资料数字化建设的路径

信息化和数字化实际上都是对图书档案资料的各种信息资源，提出了更加具体的要求，这些方式实际上是帮助高职院校的图书馆在利用图书档案资料方面，能够大幅度提升效率，而且还能够为更广泛的服务对象提供特殊档案资料的检索服务。在帮助院校的图书馆建设过程中，进一步发挥自身的服务功能，还要促进高职院校图书馆所保存的各类纸质的图书档案资料进一步数字化，从而为高等院校的图书馆不断建设与发展提供推动力。

第一方面，高职院校要针对自身的图书馆档案资料，形成特定的管理服务制度，形成一定的秩序，才能够为数字化建设奠定基础。制度是开展一切工作的基础，在高职院校的图书档案资料不断推进数字化建设的过程中，要形成一定的制度必须要充分地考虑到高职院校自身图书馆和图书档案资料的保存状况，特别是借助当前电子信息化的一些手段，推动高职院校图书馆各类档案资料的归档和保密管理的方式。在推动各类图书馆图书档案资料的借阅和查询等方面，要形成配套的管理制度，而且还要强化人员管理，比如图书馆馆员的相关职责，针对他们的岗位情况进行评价和监督，促进图书馆的图书档案资料的管理进行量化考核，形成特定的技术指标的。通过图书档案资料的最初信息获取，以及转化为数字信息导入网络的过程中，都必须要有一定的监督管理模式，这样才能进一步地提升工作效率，并且规范图书档案资料的管理。

第二方面，高等职业院校的科学规划思维，要促进高职院校的图书馆的图书档案资料，素质建设方面的一些思路，有序推进各类图书档案资料的数字化升级。高职院校图书馆推动图书档案资料的数字化，就是为各类原有的图书档案资料提供更加便捷的检索方式，为全校的师生以及应服务的其他对象提供良好的学习和实践服务，这也意味着在库存的大量图书档案资料的整理方面，高职院校要先行一步，提供比较科学的管理模式，充分地发挥原有馆藏资料的价值。高职院校的图书馆要发挥出自身的价值，就必须要适应当前全校的需求以及社会服务面的需求，而且还需要进一步地发挥图书馆馆员的主观能动性，特别是充分地开发和运用各种资源，满足目前在校师生及社会公众的需求。在管理方面要根据数字化建设的进度，对投入的成本以及产出的效能进行综合评价与分析，有针对性进行统筹，从而帮助高职院校的图书馆的图书档案资料发挥出应有的效果。高职院校要科学进行规划，特别是通过选择性和各种鉴定之后，对具有保存价值的图书档案资料优先进行数字化处理，避免这些纸质图书档案资料保存条件不够妥善的情况下灭失。高职院校的图书馆在推动图书档案资料的数字化方面，针对长期保存和需要永久保存的资料要进行数字化，查阅次数相对比较多且具有地方特色的宝贵图书档案资料，也都需要及时进行数字化，这样才能够保证高职院校对图书馆在信息化的平台上可以检索和使用的。

第三方面，高职院校的图书馆，还要建立健全各种数字化建设的风险控制制度。图书馆在促进图书档案数字化建设过程中，必然会面临着各种资金的使用以及对多数档案资料的重新扫描与保存等问题，在整个数字化建设的过程中，也存在着一定情况的风险，这些风险包括了数字化建设的投入资金稳定性以及学校的相关制度等方面都有一定的影响。因此，在促进各种资源的有效运用过程中，也要深入考虑到如何进一步加强这些资金和相关的人力资源等在风险方面的防范，高等职业院校要重视图书馆的各项硬件与软件配套是否符合目前信息化建设的需求，在有必要的情况下申请一定的资金推动这种数字化平台的建设。数字化建设所涉及的一些信息化资源的情况，还有系统专业人员和管理人员，对于软件系统开发的持续性等，都会对高职院校数字化建设产生影响。因此数字化的过程中要尊重知识产权，避免出现知识产权纠纷，对于机密的图书档案资料，在处理的过程中要依法依规进行数字化的升级，这些都需要一定的风险控制制定这些预案，并且防范可能存在的风险发生。把风险纳入到可控的范围中，避免存在风险的发生，也是推进高职院校图书档案资料数字化建设过程中必须考虑的问题。

从上述的分析可以看出，推进高职院校图书馆图书档案资源的数字化建设，需要考虑到多个层面，包括对各种资源的有效运用，以及深入研究探讨如何推进高职院校原有图书档案资料的数字化检索和使用等。因此，基于这些方面要考虑图书馆在建设过程中的资金资源和知识产权的情况，帮助高职院校的图书馆有效的运用各种资源，调动原有图书档案资料，也需要避免产生各种风险，从而保障数字化的建设，能够有效地服务高职院校的教学与研究。

三、结语

目前新媒体时代和数字化时代，已经来临高职院校的图书馆图书档案资料的发展方向和使用的价值也是需要根据实际的情况进行深入探究，这种数字化的建设必然是一种新的趋势，才能够进一步发挥图书档案资料，应有的实用价值，服务于学校的日常教学与研究。因此在推动高职院校对图书馆资料数字化的工作过程中，要深入分析广大师生的使用需求，提高数字化检索的服务速度与质量，真正推进高质量效率图书馆升级与适应目前高职院校的发展需求。