中职学校档案管理改革研究

李国军

摘要：关于中职学生的在校表现情况，可以通过学生的档案得到直接的反映，因此，这也成为了社会对于人才选拔的重要凭证。通过档案能够了解学上在校期间的各项表现，因此中职学校必须对档案管理工作给予高度的重视，确保档案的服务功能能够落实。然而，就当前中职学校的档案管理工作情形来看，其中存在诸多问题需要解决，对于档案管理的改革工作已经刻不容缓。

关键词：中职学生  档案管理  改革  创新

中图分类号：G271 文献标识码：A

Abstract： The school performance of secondary vocational students can be directly reacted through the students' archives， therefore， this has become an important proof of the society for talent selection.Secondary vocational schools must attach great importance to the archives management work， to ensure that the service function of archives can be implemented. However， on the current archives management of secondary vocational schools， there are many problems to be solved， for the reform of archives management has been urgent.

Key Words： Secondary vocational students; File management; Reform; Innovation

近些年来，职业院校的发展受到了社会的广泛关注，作为技术型人才培养的重要基地，档案管理工作在中职院校中的重要性不言而喻。学生档案中包括学生在校期间的学习成绩、实践能力以及表现情况等，通过档案能够了解到学生在学校的中的基本情况，社会单位用人选拔时可以此作为依据。不过现实生活中，很多中职学校的档案并不完善，“弃档”“死档”现象频繁发生，这与档案管理工作的态度之间有着直接的关系。

1 中职学生档案管理工作中所呈现出的问题

1.1缺乏完善的管理制度体系，对档案管理重要性认知不足

纵观当前中职院校对于档案的管理工作情况，能够发现问题的根本出现在档案管理工作的相关人员并没有意识到该工作的重要性，针对学生进行管理期间，过度重视学生的学习效率。然而当前素质教育的影响下，教育实现了全面改革，对于学生进行教育的同时，关注其综合素质的发展。其实关于学生的很多表现都被记录在档案中，这就意味着学生迈出校门后，需要用档案来做第一份工作的“拜帖”[1]。然而由于中职学校长期以来对档案管理工作的忽视，缺乏完善的制度，导致档案工作根本无法得到专业人员的妥善管理[2]。

1.2档案收集、整理工作无序化

（1）很多中职学校在对学生录取以后，无法将学生初中的档案手续调取出来，于是只能通过重新建档的方式来办理学生档案，这样很容易造成档案断档的现象。

（2）由于中职学校对于档案收集工作不够重视，所以收集过程中，档案会长期处于分散的管理模式，尽管各部门负责自己的档案管理内容，但是想要做到及时上交，归档是比较困难的，于是档案丢失、档案破损的现象频繁发生。

（3）不仅如此，所有档案在填写上几乎千篇一律，根本无法将学生的实际情况表现出来。由于在档案的整理工作中，不仅因上交不及时导致档案内容不全，还因为整理工作不到位而出现档案积压的现象，根本无法集中整理档案中的有价值信息，因此档案的服务功能明显降低[3]。

1.3档案的服务功能无法发挥

由于中职学校的学生档案涉及大量的学生个人基本信息，因此通常会采用密封保存的方式，只有在学生个人有需求的情况下，经过批准才能启封。现实生活中很多学生对自己档案中的材料内容根本不够清楚，因此错误的保管形式导致档案的应用受到严重影响，没有用人单位会愿意花费大量的时间来查看这些价值并不大的学生档案，因此档案服务功能无法发挥，整个的管理工作陷入了恶性循环，死档、弃档的现象频繁发生。

1.4相关的管理人员专业素质能力不足

中职学校中对档案管理负责的工作人员，在专业素质能力上存在明显的问题，他们不仅缺乏专业的管理知识体系，且在工作过程中没有积极的态度，所以无法对档案实施科学有效的管理。另外，很多中职学校安排的档案管理人员往往身兼数职，他们缺乏时间与精力对档案管理工作负责，因此档案的利用价值无法实现[4]。

2  做好中职学校档案管理的重要性

在中职学校的教学管理中，档案管理是非常重要的组成部分，对于学校教育、教学科研乃至社会服务都有着实际参考价值。不过由于实践工作中档案管理很容易被忽视，所以中职学校的档案管理一直存在各种各样的问题。这严重阻碍了教学工作中档案信息应该发挥的价值。我国教育事业近些年来迅速发展，职业教育也受到了广泛的关注，中职学校发展过程中对于档案信息的依赖程度也越来越改高，因此，学校管理者开始意识到档案管理的重要性，档案管理工作也面临着新的挑战。

中职学校教育过程中，其教育教学和科研的根本目的是向社会输送不同类型的专业人才，进而推动学校的建设与发展。在教学过程中，檔案信息的形成实际上是对学校发展建设的真实记录，有利于学校认清当前形势，做好未来发展决策，其重要性不言而喻。例如：学校的财务档案，能够切实地反映出学校的财政收支情况，包括固定资产和教师的工资水平等;学生的学籍档案能够将生源、教学质量以及毕业情况真实地反映出来，这样对于毕业生的就业而言就有着重要的服务价值;教师的业务档案也反映了教师的实践成果和教学质量，对于教师的考评、职称评定以及升迁奖惩等都有着一定的参考价值。由此可见，中职学校档案信息管理中涉及的档案种类非常多，做好档案管理工作非常关键。信息化时代的到来，档案信息对于中职学校的发展所体现出的作用更加清晰，档案管理工作务必要人情发展形势，对目前管理中存在的问题做出改进，才能彰显档案信息的价值。

3中职学校档案管理改革措施

中职院校意识到档案管理改革的重要性，更新了观念增强了档案意识，对当前学校的档案工作情况有所了解后，开始对全校的档案事业做出统筹规划，通过设立专项经费，安排专人管理等方式帮助中职院校落实档案改革工作。确保档案管理能够实现现代化和信息化的发展，为数字档案建设、数字化校园建设提供基本保障，将档案工作看作是学校管理工作中的重要环节，保证档案管理的各项问题能够得到妥善解决的同时，新的改革措施能够得到充分落实。

3.1强化意识，健全机构

对于中职学校档案的价值、作用和地位，一定要有充分的认知，除此以外，中职学校档案现代化建设的重要性一定要引起高度重视。如果对于档案信息服务以及档案工作的重要性没有明确的认知，那么档案信息服务的工作想要深入开展，根本无法得到有效落实。对于中职学校的现代化管理水准来讲，档案的现代化建设好坏是衡量这一工作的重要标准，为了实现中职学校的全面发展，必须立足当下，搞好档案的现代化建设。除了要提高档案管理的认知以外，还要切实地转变观念，从科学发展观的角度出发，对中职的现代化建设给予指导。增强服务意识，促进档案工作能够与时俱进。学校相关人员要时刻意识到档案工作属于学校规划与计划的一部分，应纳入到学校的各项管理制度中，有关工作人员也应该将其划入到自己的职责范围内同时支持档案工作的全面发展。

3.2掌握现代化管理技能，提高综合素质

自电子计算机技术应用以来，档案管理实现了迅速发展，通过电子计算机技术可以系统性地完成很多档案管理的基本工作。让档案文件涉及的各个环节能够实现自动化办公[5]。一方面是促进档案管理工作的数字化和信息化发展，这是当下时代对于档案工作的要求，同时也是档案工作发展的必然方向。另一方面，档案管理工作者需要认识到时代发展的推动作用下，档案管理工作者应该边学习边操作，逐渐提高自身的业务素质，特别是对计算机知识的学习，不断提高自身的综合能力，才能够成为新时代的综合性档案管理人才。

3.3专职档案人员应当拓宽视野，丰富知识

进入21世纪以来，我国社会和经济实现了迅速发展，这一阶段的知识呈现出井喷式的发展状态。市面上出现了大量的新行业和新领域，因此档案业务的管理与服务也有了更多的挑战。中职学校档案管理工作中应该创建积极向上的学习氛围，坚持终身教育，努力学习，不断实现自我能力的提升，拓宽视野，才能对档案工作进行指导与改进。与此同时，也可以制定相应的制度，提出一些具体的要求进行思考与研究，打造一种与时俱进的档案管理新规章[6]。

3.4加强业务，提高能力

档案管理人员的工作素质往往能够直接决定档案管理工作水平的高低以及质量的优劣，因此中职学校在展开思想道德教育和职业道德教育过程中，需要针对档案管理员提出明确的要求，要求档案管理员能够真正做到业务精通、爱档如珍，但人员需要不断强化自身业务建设，接受大业务培训的同时，掌握一系列的现代化管理技能，将现代化的技术和操作手段。运用到实践工作中。所以，对于档案管理工作来讲，数字化和信息化是必然的发展趋势。另外，档案工作人员在选拔方面需要抬高门槛，选择热爱档案事业的同时懂得信息技术的人员担任学校的专职档案管理员，就这样中职院校的档案管理工作才能跟上自动化办公的步伐，对学校的教学和其他工作提供及时的服务。

3.5稳定队伍，改善条件

中职学校需要结合实际情况，建設一支专业的档案管理队伍。要求档案管理队伍中的工作人员，有良好的素养和业务能力。专职档案管理人员在待遇上和学校的教学、科研人员一致，一般情况下不要轻易做出人事调整。学校的各个部门需要在工作上给予档案部门大力的支持，特别是要为档案管理提供必要的设施，保障档案管理工作能够顺利进行。学校的基本建设规划中也应该为档案管理留出一定的经费，改善档案储存条件，确保档案的安全性与完整性。

3.6注重收集，科学管理

中职学校领导要时刻意识到，对档案材料进行妥善地管理是日后重大问题管理和重大决策研究中的重要依据，必须要保证文档材料的齐全，因为这不仅关乎学生未来，同时也直观地反映出学校当前的管理情况。为了做好学校的文件收集管理工作，首先要结合相关档案管理要求，将文件材料进行传阅和归档，定期对所有文件进行检查，保证文件的整齐性。其次要对没有及时归档的文件材料做出查询，确保所有文件资料都能够按时归档。档案收集、整理、鉴定、保管等方面要多下功夫，因为这是档案管理工作最根本的需求。

3.7提供服务，开发利用

中职院校档案管理的根本目的是能够为学生提供应有的服务，也就是档案利用。针对中职院校的档案管理，在工作落实期间，需要保证按规办事，提高服务质量，精准、迅速、热情主动地为学生提供档案管理服务。档案管理部门也要意识到自己的职责所在，关注新时期档案工作的创新性发展，完善管理工具，结合学校的办学特色编制档案管理规则，促进档案管理的科学化、高效化以及标准化。中职教育中发挥信息技术等在档案管理中的作用，推动档案管理与时俱进的发展，使档案资源可以更好地服务于教育事业。

4总结

总而言之，当前中职学校的档案管理情况是不太乐观的，必须从根本上解决“弃档”“死档”的问题，才能够提高学生档案的利用率，发挥学生档案应有的功能。鉴于此，中职学校需要不断提高学生在档案管理上认知，理清当前档案管理中存在的弊端，采取有效措施进行改革。通过完善中职学校的档案管理制度、开发档案利用价值、提高档案管理人员的综合素质等落实档案的工作职能。与现代化技术结合起来，实现档案管理的信息化、自动化。长此以往，一定能够实现中职学校档案管理工作的改革，完成档案管理的工作目标。

参考文献

[1]蔡丽珊.中等职业学校顶岗实习档案管理体系的构建研究[D].广州：广东技术师范大学，2019.

[2]张国栋.人工智能技术在电子档案管理的应用[J].信息记录材料，2021，22（2）：123-124.

[3]刘岭.论信息化时代中职的档案管理工作讨论[J].电脑知识与技术，2020，16（32）：38-39，50.

[4]钟虹.浅谈大数据背景下中职学校综合档案管理信息化的实现路径[J].中国管理信息化，2020，23（10）：186-187.

[5]钟梅.文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设解析[J].通讯世界，2020，27（1）：318-319.

[6]狄雪峰.中职学校学籍管理系统的设计与实现[D].呼和浩特：内蒙古大学，2018.