浅析新形势下行政事业单位档案数字化管理工作

孙宇航

【摘要】在行政事业单位的工作中，档案管理工作尤为重要，做好档案管理是服务人民和单位内部管理的基础。鉴于此，本文主要讨论数字化档案管理的优势，以及工作中出现的问题，并对行政事业单位如何做好档案数字化管理提出建议。

【关 键 词】行政事业单位;档案管理优化;数字化建设

在行政事业单位的工作中，做好档案管理能给各项工作提供可靠依据，但因档案管理工作复杂性高、周期性长，要做好档案管理并非易事。得益于数字化技术快速发展的今天，将数字化技术与档案管理相结合，可显著提高档案管理效率。本文从实际出发，浅析行政事业单位如何应用数字化技术对档案进行管理。

一、行政事业单位档案管理现存问题

目前行政事业单位虽已着手数字化档案管理改革，但在规范性、专业性、安全性上仍需提高，其问题主要体现在以下几方面。

1.1现对数字化档案管理缺乏专业设施

目前，仍有一部分行政事业单位因受传统档案管理方式影响，对档案管理存在一些误解，其认为只要做好档案的归档保存即可，却忽略了当今人口流动愈加频繁，单位需对档案进行较为频繁的管理、取用、查找，传统档案管理方式已逐渐跟不上时代发展。档案管理设备的不足、专业信息管理系统的缺失、管理资金的短缺，都让各单位的档案管理问题难上加难。更有甚者，单位内并未配备专有的档案室，而是将档案分放在各办公室，只让本办公室工作人员顺便收纳和管理，档案存放处的不规范不仅有可能造成档案的混淆，还有可能造成档案的破损或遗失，其后果可能给单位带来不必要的麻烦，也会对民群众或其他单位查询利用档案造成不便。而有一部分单位虽配备专有档案室，但却并未配备相关的专业信息管理系统、ERP系统、资源管理系统等，仅凭工作人员用非专业软件录入、整理、查询，不仅会让工作人员工作量增加，同时还很难保证既快速又准确的管理档案。除却上文阐述的专业设备不足问题，档案数字化管理专业人员不足也是目前单位档案管理的一大难题。

1.2数字化档案管理专业人员不足

随着近年来各单位的人事调动、体制内改革、人员的变动，导致原有档案管理人员离开岗位或转为其他职位，而新晋档案管理人员又未经过专业培养，因此导致部分单位对档案管理愈加松懈，流于形式，只是敷衍了事却不从实际出发做好档案管理。一部分单位中缺失的档案管理职位仅靠从各办公室调派临时人员，大部分办公室人员并非档案管理专业人员，不仅没有档案管理经验，对档案管理也无正确认知，更是不了解档案的正确存放方式，因此这一类人员在档案的收集、整理、归档、装订的过程中很有可能出现错漏，也有可能因归档不及时造成档案衔接不上的问题。这些因档案管理不当造成的各种问题最终仍需单位解决，而一而再再而三的解决这些问题只会让单位的工作受到更大影响，可谓得不偿失。而在档案管理问题中，一部分单位有心想做好但却苦于没有相关人员可招募，或相关人员工作一段时间后选择离职、调岗，单位要培养专业人才却无路可走的情况也需要进一步解决。

二、档案数字化管理的优化建设

基于上文阐述的行政事业单位档案管理现存问题，下文将提出几点建议。单位不仅要对档案管理有足够的重视，在设施完善和人员培养上也要下足功夫。

2.1完善档案数字化管理设施

传统档案管理以纸张为载体，用来记录事件和录入信息，但纸质档案占地面积大，纸张存放不当容易发霉、损坏，如果重新归档又耗时费力，这给单位带来了很大的影响。所以单位可以依托时代发展，紧跟数字化建设进程，将档案数字化管理和纸质档案相结合，用数字化档案弥补纸质档案的不足。同时单位需运用信息管理相关的专业系统进行高效的档案管理，专业信息管理系统有高效、准确、及时的优点，足以应对当今社会快速的人员变动，档案管理人员也可以随时对每个公民的档案进行录入。在单位发展数字化档案的同时，也要加強网络安全措施的建立，建设单位的数字化档案库进行有规划的管理，以此来防止档案丢失。

2.2着重培养档案管理人员

专业人员在档案管理中占据着至关重要的位置，如果只完善档案数字化管理设施而不注重专业人员的培养，那么档案管理依旧要面临很大的挑战。单位应配备专有档案室，招揽档案管理人才并培养专业档案管理人员，如培养管理人员可从组织档案管理学习入手，以此来增加单位内人员和档案管理人员的交流，学习档案管理相关制度及管理方法，同时树立档案管理的正确认知，建立严格的管理制度。其次单位要建立一套严谨的人事档案规范化管理制度，以此要求档案管理人员做到照章办事，对每一份档案的管理都要认真负责，杜绝出现错归、漏归、遗失档案的现象。在工作之余，单位应对档案管理人员进行培训，不断学习档案管理新知识，对档案管理的各模块完善学习，提高档案管理的专业性。

2.3提高意识及增加经费投入

在档案管理逐渐边缘化的当下，档案管理设施的不完善，专业性的欠缺，以及专业人员配备不到位的问题，都可归结为单位管理者对数字化建设的认知薄弱和经费投入的不足。单位为了提高档案数字化管理意识可组织学习、加强实操，让思想较为落后的工作人员认识到档案数字化管理的优势，以此来达到传统档案管理到档案数字化管理的过渡。而经费投入不足的问题则需档案管理人员与单位管理者进行积极沟通，为档案管理设施更新迭代和招募专业人员争取经费基础。与此同时，单位管理者要做好监督工作，确保档案管理经费做到专款专用，避免出现专项经费错用情况。在基础建设完善、专业人员充足、档案管理人员数字化建设意识增强、专项经费到位的情况下，档案管理难题将迎刃而解。

结束语

档案的数字化管理对行政事业单位的日常工作和未来发展起着至关重要的作用，如果各单位都能对档案数字化管理工作给予足够的重视，并将档案数字化管理运用到工作中，将会更加高效、准确的为群众和单位服务。

参考文献：

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