档案管理基础工作与档案管理现代化研究

【摘要】档案管理中的基础工作是极为重要的内容，通过有序的档案管理能够提升整体的工作效率及管理水平，同时也是建立现代化档案管理的重要基础。本文将通过分析档案管理中的基础工作、档案管理的现代化发展以及二者之间的关系，探讨在处理档案基础工作与档案管理现代化关系时应注意的问题及措施，希望以此为档案管理工作奠定坚实的发展基础。

【关键词】档案管理;基础工作;档案管理现代化

由于科学技术的不断发展，尤其是现代化电子信息技术的突飞猛进，不断的改变着檔案管理的工作方式，其中信息的收集、储存、检索及利用从传统管理工作方式不断朝向网络信息化的方向发展。但根基档案管理目前实际工作内容来看，基础工作中仍然还存在一定的问题，本文将就档案基础工作与档案管理现代化的作用及相互关系进行详细的探讨和分析。

1 档案管理基础工作

档案管理工作主要是保存与记录我党及国家历史等重要资料的主要方式，是实现档案管理的作用及目标的重要途径。档案管理基础工作中的核心是档案的收集，通过对各类的档案的归档整理，使碎片化的数据资料条理化，在档案收集归档中鉴定真伪，将具有价值的资料妥善保管，以此确保档案的完整性及真实性。而档案检索、编研以及使用同样是建立在档案管理基础工作之上，而且，由于档案管理工作具有完整动态性的特质，因此各项工作之间具有由此及彼、由表及里互为基础的关系。

档案管理基础工作在不同发展时期中的工作原则、性质及方式具有一定的差异，尤其是在现代化电子信息技术的推动下，档案管理基础工作从简单的收集、整理归档等传统管理逐步过渡到与现代化信息技术相结合的管理，通过在岗位中使用微机进行档案的收集、归档、检索、编目以及统计，不仅有效的提升了工作效率及工作质量，也为实现完全自动化的档案管理奠定基础。

2 档案管理现代化

档案管理现代化主要体现在实体档案的收集、管理、传输以及检索的数字化转换，通过使用当前先进的技术，完成文字、图像及音频等各种档案的系统化规范化、科学化管理。档案管理的自动化主要是指工作中技术手段、工作方法的现代化，例如电子计算机等设备的应用，微缩复制、声像转录修复、数字通信传输及储存技术等。这也是实现档案管理现代化基础，只有不断应用新技术及先进的设备，才能有效的提升档案管理工作的质量及效率，真正的实现档案管理工作的现代化。

现阶段档案管理现代化中，通过利用缩微技术降低了档案的储存空间，结合计算机可实现档案的快速处理、远距离传输以及自动化管理，如档案自动著录、索引、借阅、传输、统计等自动化的管理控制。档案管理现代化中将传统的纸质媒介转变为光盘、硬盘等新式媒介，档案的传递方式由人员的手动操作向自动化方向发展，在节省了人力同时更显著的提升了档案管理的工作质量及效率。

3 档案管理基础工作与档案管理现代化的相互作用

3.1 档案基础工作是实现档案管理现代化的先决条件

档案管理工作的基本原则是对档案的统一管理，并确保档案的完整与安全，便于后期的调用。通过有效的收集、整理、鉴定、保存以及检索才能更好的接收具有重要价值的档案、不断的满足使用者的需求、使用中能够快速的查询以及将档案资料进行永久性的保存，只有在此基础上才能更充分的利用档案信息资源创造条件，并推动档案管理现代化及业务建设。而档案管理工作中的标准化、科学化则是实施先进技术、保障档案资源的前提，是档案现代化管理有效实施的先决条件。

3.2 档案现代化管理是实现自身价值的技术手段

实施档案管理现代化能够更加充分的发挥档案信息资源在当前社会建设中的应用价值。档案管理工作的宗旨是保证档案资料的完整与安全，因此，通过档案管理的现代化可代替传统档案管理中复杂繁琐的人工操作，显著的提升工作效率及工作质量;通过自动化、智能化技术可以有效的校正传统档案管理工作中的非规范操作，长此以往，将促使档案管理工作的内容更加适应档案管理现代化，形成一个良性循环。可见，档案管理基础工作与档案管理现代化呈现相辅相成的一种关系：档案管理现代化需要良好的基础工作作为开展的手段，若缺少基础工作，即使拥有先进的现代化电子信息技术也无法实现档案管理现代化;若只拥有坚实的基础工作，而没有先进的科学技术，档案管理工作也只能停留在人工操作的层面，将无法满足使用的需求，久而久之将会被时代所抛弃。

4 档案管理基础工作与档案管理现代化的发展途径

4.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的首要条件，只能通过建立统一的数字化技术标准化才能更好的进行档案的综合管理。在档案管理工作中，数字化档案的数据交换及传输需要依托通用档案管理系统标准，从而减少档案管理现代化中出现不必要的失序问题。此外，部分部门只注重眼前利益，忽略了标准化档案管理的构建及实施，这种短见将会严重影响档案管理现代化整体的发展部署与管理。因此，档案管理现代化必须强调加强标准化建设以及协调性的综合发展。

4.2 实现管理现代化

管理的现代化是档案管理现代化实施的重要保障。在实施档案管理工作的过程中应增加相关人员对管理现代化的认识，并在工作的实践过程中，使用先进的技术及方式为用户提供更加优质化的服务，在加强档案资源合理性的同时获得更多的利益。

5 结语

档案管理现代化是一项新兴而又具有一定复杂性的工程，在实际的工作中应不断的根据自身情况，加强档案管理中的基础工作建设，提升对档案管理现代化的认识，通过脚踏实地的态度做好每一项工作，并且根据档案工作的发展趋势，不断的克服工作中出现的问题，并探寻有效的措施，为档案管理工作奠定坚实的发展基础。

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作者简介：李妍（1975年9月-），女，彝族，云南省保山市。研究方向：档案管理。工作单位：云南省保山市龙陵县档案馆。