高职院校办公自动化管理建设的探讨

【摘要】当前高职院校在办公自动化建设方面还存在传统办公模式转变不够，高职院校管理层认知不足，学校统筹规划不够，办公自动化建设存在技术难题等问题，本文针对这些问题提出了相关的对策。

【关键词】高职;办公自动化;管理;建设

随着当前计算机网络通信技术的发展，以及在社会各个领域的广泛应用。高职院校作为信息技术的集散地，办公自动化建设也成为了使得高职管理效率水平得到提高的有效手段和重要的途径，可以说是学校进行现代化建设的一个重要内容，更是高职院校信息化发展的突出的体现，同样是对学校办学水平进行衡量进行評判的重要标准。因此在当前高职院校所开展的管理工作中，需要科学地利用相关的信息技术手段，展开有效的自动化建设。

1高职院校办公自动化建设面临的问题

1.1传统办公模式转变不够，管理体制陈旧

在当下，更多的高职院校因为习惯于传统的办公程序，不愿意做出一定的改变，他们不够重视工作效率的提高，对于工作耗费的时间也并不介意，这就导致高职在发展的道路上受到了严重的阻碍。教育行政管理部门因为自身的指导协调性不够，不同地区之间的发展也不平衡，因此在网络建设这方面并没有投入较多的资源，进行的系统开发这一工作比较困难，工程管理的难度也在不断的提高，应用的信息资源无法和别的部门同事共享。因此在当下发展过程当中存在的网络应用难题将会成为一个主要的挑战。目前大部分的高职院校在办公的过程当中也没有建立企业网络互动的办公平台，教育信息化整体的建设相对还是比较缓慢的。政府以及有关的教育行政管理办事部门，在工作的过程当中更多的沿用传统的方式，缺乏有效提高办公自动化的管理水平的能力以及相关的动力。

1.2高职院校管理层认知不足，缺乏推动办公自动化建设的优良环境

从当下管理层自身的思想认知上面进行分析，可以发现管理层对于网络自动化以及办公自动化建设的优越性没有充分的认知，对于这方面的了解不足，认为仅仅让学生或者是教师了解其中的部分信息就实现了办公自动化。学校的范围并不大，所以办各种事情都是比较方便的，对于办公自动化信息平台的建设，没有必要投入较多的资金，较多的精力。而从管理层的各种工作习惯上进行分析，可以发现，他们也更喜欢听办公人员亲自汇报工作的进度情况，对结果进行书面的审批。不可否认的是这对于办公自动化的有效建设造成了一定的阻碍。而从工作的难度上进行分析，能够发现办公自动化的有效发展，涉及到不同部门职能方面的有效转变，也涉及到权力下放的问题，同时各项机构以及工作人员的调整这项任务也比较繁重，正是因为这些方面存在的一系列问题，导致他们工作过程当中面临的难度非常大。而从环境条件的角度进行研究也能够发现，没有办法构造办公自动化推动的良好环境，也没有办法提供更多的资源以及更好的条件。

1.3学校统筹规划不够，办公自动化管理的优越性无法发挥

全校的信息内容在当前并没有得到合理的整合和处理，对于这些信息也没有应用统一的公共数据库系统进行维护和有效的支撑，各种信息系统基本上都是相互独立的，彼此之间无法进行联合和有效的统一，缺乏固定的标准。各个部门都按照本部门的各项要求进行管理，系统的研发并没有注意和其他管理系统进行联合，也没有关注到部门之间的衔接工作开展的具体情况，造成这些管理系统的兼容性相对比较差，无法形成有效的资源共享。学校对于网络进行利用的目的是为了能够有效的宣传，方便教师和学生进行资料的下载，反映各方面的情况，没有对现有的资源进行充分的挖掘和使用，也无法真正的实现网络办公这一目标。从系统的开发状况进行分析也能够发现，在当下懂得计算机技术以及通信技术，还有高效管理工作的复合型人才，呈现严重缺乏的状态，因此研发和实际的状况存在着非常明显的脱节，构建的系统功能并不非常完善，也不符合当前高职的具体需求，可以说这些系统的操作性不强，可行性也比较低。

1.4办公自动化建设存在技术难题，影响高职办公自动化的有效发展

从网络存在着所具备的基础条件进行分析，能够发现目前的校园网络存在着不健全，不完善的情况，受到了一些不可控制，不可预见的因素影响，在运行过程当中存在的安全性和可靠性都是非常低的。也正是因为这些方面因素的影响，导致应用环境相当复杂，容易产生严重的安全隐患问题，比如说受到黑客的攻击，产生数据泄露的现象等等，也正是因为这些存在的安全隐患，使得高职院校的运行受到了严重的打击，面临更加严重的阻碍。网络办公在访问权限设置以及身份认证这方面的工作展开，是非常复杂的，无法保证信息的安全性，工作流程也需要拥有更加规范的需求，对于文件的存档也产生了一定的难度，需要经过多个不同的环节。

2推进高职院校办公自动化建设的对策

2.1政府和教育行政部门应制定相关规划，提高高职院校办公自动化管理水平

政府在当前应该根据电子政务建设的有关原则以及需要完成的各项步骤，建立政府和有关事业单位资源共享的平台，积极的支持高职院校办公自动化建设的推动和发展。政府部门可以设置专门的管理机构，负责各个不同层面之间的信息交流以及平台的有效建设，同时高职院校应该及时的向政府进行汇报和请示工作，当然这个工作流程一定要实现电子化的目标，确保信息传递的快速以及高效提高办事的工作效率，使得高职院校也能够享受到更加优质的服务，从而有利于政府更快更好的推动电子政务工作的发展，也有利于高职院校自身提高办公自动化的具体水平。

各个教育部门也应该积极的发挥在政府和高职院校之间的桥梁作用，配置专门的办公系统，以及信息交流的平台，推动各级教育行政部门和学校彼此之间进行信息的沟通和交流，也要在这个过程当中研发办公系统软件，为各高职院校的政务信息化发展提供技术的有效支持，逐步的建立起能够覆盖全国教育系统的信息网络。在信息化发展的过程当中还应该提出建设统一的标准，高职院校在推动网络化的过程中需要保证遵循这一标准，在这一标准得到了遵循的前提下，展开有效的办公自动化建设。在政府和教育部门进行调研的时候，应该及时的听取高职院校对此提出来的一些意见，了解具体的运行环境以及各种需求进行试点运行，得到了有效的认证之后，才能够继续推广这些工作。

2.2高职应该提高对于办公自动化建设的重视，提供良好的条件和资源

高职院校应该高度的重视网络基础设施的有效建设，因为高职院校的计算机数量是比较多的，校园内的联网率也比较高，具有一定的基础设施条件。同时高职院校也是信息的集散地，人员素质也比较高，能够更快的接受新的知识，有利于推动办公自动化的进一步发展。高职院校还需要将办公自动化和智慧校园的有效建设两者相互结合，使得网络基础设施更加的完善健全，能够让学校内的管理和服务各项工作都得到网络的有效覆盖。同时学校还应该积极的转变自身的职能，根据相关的操作流程，精简机构以及其中的相关工作人员。

办公自动化的有效建设应该首先搭建网络平台，发布网站信息，实现相关文件的有效传输，最后实现协同办公的这一思路，克服其中存在的各种困难，坚持思想观念的有效转变，明确各个不同的步骤，反复的试验，不断的弥补其中的漏洞，不断的进行完善，从而為办公自动化的建设发展创造更好的环境。

2.3高职应该进一步加强办公自动化信息平台建设，实现信息共享

高职院校应该切实的对职能进行转变，充分的发挥出办公自动化的多方面优势，建设办公自动化的有关信息平台，真正的实现交互式办公的目标。因为高职相对是一个独立的社区，进行服务，并且需要管理的范围并不大，管理的对象也比较稳定，因此进行网络建设，以及后续的管理工作难度都是相对比较小的。高职院校办公自动化网络可以建立内部的网络，建立信息数据的管理库，为各种信息系统提供有关的数据，实现信息数据的集成发展，为决策提供更加准确的依据和参考。

在加强系统开发的同时，还需要增强应用的功能，对相关系统进行完善，真正的发挥出办公自动化系统在教学以及科研包括具体管理工作当中所起到的作用。并且在建设平台的过程当中，各个部门也应该遵循有关标准，采用统一的数据库平台以及运行开发环境，实现数据之间的流通和相关资源的共享。为了能够促使高职院校的信息化建设能够满足实现信息化发展的需求，也需要对现有的信息系统进行完善，构建全新综合的平台。除此以外，高职院校还应该了解各个不同管理系统的情况，对现有的系统进行利用，解决目前存在的一系列技术问题。

参考文献：

[1]江春梅.浅析办公自动化管理[J].哈尔滨职业技术学院学报，2020，06：69-70.

[2]黄硕芩.谈人员因素对办公自动化系统的影响[J].黑龙江教育学院学报，2018，3306：199-200.

朱晓菲（1988-），女，江苏苏州人，苏州经贸职业技术学院教师，主要研究方向：高职教育管理、大数据技术与应用、软件技术。