人工智能技术在档案管理信息化中的应用

江柔蓄

（长春市交通运输综合行政执法支队，吉林 长春 130000）

1 概述

1.1 人工智能技术

计算机科学的发展使得各个领域的应用技术都发生了巨大的变化。人工智能是其中非常重要的一个组成部分。根据各个领域职能要求的不同开发出相应的只能设备，这些设备模仿人类的智商，可以根据指令完成指定的工作。在进行档案管理工作的过程中应用人工智能，可以实现不同方式的内容识别，如人脸识别、语音识别等，人工智能的作用是对这些信息进行内容的识别与提取，合理分配数据信息，然后更加科学地处理这些问题。这是使得档案管理工作进一步得到优化的方法之一。

1.2 档案管理

档案管理工作属于行政工作的一部分，在不同的行业、不用性质的单位中都占有重要的作用，传统的档案管理方式基本上都是人工完成，一般的档案载体也基本上是纸质载体，需要进行整理、装订、归档，这些不但需要大量的人力以及空间，且容易出错，不易保存等各类问题。随着现代科技的发展，在档案管理当中引入人工智能技术，可以使工作效率得到极大的提高，档案的安全性也更容易得到保障。目前，各单位已经在答案管理工作中引入计算机技术，工作效率得到了有效提高，档案管理工作是一项非常复杂的工作，不仅仅是对材料进行保管那样简单。

2 档案管理信息化建设中人工智能技术的应用价值

2.1 控制管理出错

引用人工智能技术对档案管理工作进行优化，可以使内容整理方面的失误更少，失误率低，这项工作就可以得到更好的保障。在具体的工作环节当中，相关人员的错误可以得到有效的控制，无论是档案的整理环节、保存环节还是查询环节，都可以进行更多途径的拓展，以规范的流程进行档案管理。举例来说，如果需要调用相关资料，而并不明确它的位置，在计算机技术的辅助下，可以直接检索关键词，实现快速查找。而如果依靠人工查找，不但工作量大，而且耗时较长且出错率比较高。

2.2 提升管理效率

在对档案进行信息化管理的过程中，可以根据需求建立不同的管理模式，如建立相关的存档查询网站，建设相关数据库及数字档案馆，在逐渐实现档案管理信息化的过程当中，数字化是一个必然的过程也是一种必要的方式，数字化的内容是指对数据进行压缩，形成电子文档，通过录入、扫描等技术方式实读档案内容的数字化转换，形成电子信息。这项工作是传统的档案管理方式所无法完成。如果依靠人工力量对影像、录音等信息进行处理，工作效率就会变得非常低。应用计算机技术，可以使用机器对所设定的内容进行处理，实现信息处理的高效性。结合计算机技术与人工智能技术，可以高速、准确地处理图片、音频、视屏等数据，提升工作效率的同时，确保档案管理的高水平化。

2.3 强化信息共享

人工智能在档案管理当中的应用，可以为智能机器人设置语言加工系统，系统可以对自然语言进行识别，可以自行进行语言分析及推理并且给出答案。人工智能技术的解锁可以实现机器学习，通常情况下，机器学习的过程是系统执行的过程，内部系统由学习系统与学习环境构成，计算机核心可以从信息中心提取具体有用的信息，向学习系统进行信息输送。系统在知识体系的基础上完成任务检索，并及时向学习系统进行反馈，最终为用户的需求服务，并且根据用户的检索习惯，推荐相关内容，实现大数据分析后的信息共享。

2.4 降低建设成本

档案管理网站同其他网站一样，需要兼顾交流功能，同时要具备宣传与服务功能，建立信息化平台，对于档案信息的使用受众是一种有效的拓展，利用远程技术，可以更加快捷地获取各类信息，从而节省大量的时间成本。对档案网站进行建设的过程中，可以合理利用人工智能技术，这样不但可以保障网站建设的个性化，还可以使用户的体验感更好，进一步保障未来一段时间网站的可利用化与智能化程度的不断升级。人工智能在档案管理平台及网站上，对数字化工作的落实提供极其便利条件。利用人工智能技术，还可以对网页进行个性化设置，保障用户需求得到最大限度的满足。人工智能技术可以实现的是人机交互，确保更加精准地理解用户的需求，为设计者提供更多的参考，提升网站使用的舒适度，对受众群体也是一种有效的拓展。

3 档案管理信息化建设具体策略

3.1 智能识别技术

人工智能系统当中的一项基本技术是智能识别技术。这项技术在现阶段被使用得较为广泛，这项技术到目前为止发展也想对较为成熟，对于档案管理工作而言，可以利用智能识别系统做引擎搜索。这种搜索包括文字、语音、图片、影像等，并对内容在搜索的过程中作出判断。如果在档案使用过程中需要查阅某些具体内容，可以使用识别系统，搜索关键词、标号或主题等，对相关内容进行筛选。语音识别系统与文字搜索系统的在应用方式上有所应用，如对输入的语音进行识别，别查找相应的内容，这其实是语音到文字的转化。在系统内容部进行搜索的过程中，其实还可以检索图片等信息，智能系统可以实现对图片元素的提取。一些企事业单位由于发展的年限较长，一些信息不够完善，如果能够通过只能检索系统发现相关的内容，就可以对这些材料进行充实。

3.2 生物识别技术

档案管理工作当中的一项非常重要的内容就是保障其安全性。如果没有办法进行安全保障，就会导致信息泄漏、丢失等风险。一些政府机关的文件尤其要求安全性，相关人员必须高度重视，随着科技的发展，一些生物识别技术已经被应用于安全保障工作当中。其中包括虹膜识别技术与指纹技术等。这样就使得信息的安全性得到了极大的保障。一些尤其重要的机密文件的查询，可以以关键人员的指纹或者虹膜识别进行把关。对于与识别信息不服的输入进行阻止，避免不相关的人员进入系统查询保密信息。

3.3 网络共享平台

传统的档案大多以纸质版的形式存在，查询需要经过相关人员的审批，经过保管人员的查找、提取，在一定的要求范围内进行查阅。对于一些保密性强的工作，查询的流程更加复杂。但应用信息技术实现信息的共享，则可以简化相关流程，且保障信息安全。对于一些可在一定范围内公开的内容，可以设立同一的登录账号对相关内容进行查询。共享平台的提供对于保密级别一般且可设立查询范围的信息进行共享，提升信息查询的便捷性。

3.4 智能分类检索

伴随着科技发展而发展起来的人工智能技术应用于档案管理系统，可以提升工作效率及工作准确性，因为智能检索的时间短、范围大。如果对这项技术进行合理利用，就可以极大地解放生产力，一般情况下，档案电子化包含两种具体的内容，其一是多媒体档案，其二是文本档案。在实际的档案管理工作当中，应用人工智能技术对相关的内容进行识别，可以使得档案的分类更准确也更清晰。人工智能对信息的检索速度也更快，且提供的信息准确。在对电子档案信息进行编辑整理的时候可以提取有用信息生成关键词，便于后续的检索。智能检索方式的应用可以根据用户对关键词的搜索频率进行科学计算，生成大数据，便于后续检索环境生成。

3.5 智能安全管理

档案管理工作的落实过程中一项非常重要的内容是智能安全管理，这项工作在人工智能环境下进行的时候，相关人员的虹膜与指纹录入、人脸识别等都是为保障信息安全。这就是高科技对档案安全性的保障。企事业单位在对档案库进行建设的过程中，可以在相应的入口设立不同的保密条件，智能门禁、密码识别、生物识别等必不可少。在门禁系统应用智能安全系统，对于可进入人员无论是实物门系统还是智能系统，对相关人员进行甄别，对于存放档案或可供查询的电脑安装监控设备，对信息引用人员进行跟踪。人工智能技术在信息安全方面的应用，有多种不同的方法与模式。利用人工智能系统进行信息监控，可以及时报警，保障信息的安全。人工智能在监控过程中，可以避免人为因素导致的监控缺位，报警不及时。人工智能安全防控可以更加全面地保障信息的安全，对不良查询进行识别与阻拦，线上信息就可以避开病毒的侵入和黑客的攻击。

综上所述，档案管理工作对于企事业单位来说都是非常重要的给你工作，通过智能识别技术、生物识别技术等的介入，使得档案管理更具科学性，通过智能检索系统与智能安全管理可以实现这项工作的智能化，进而确保人工智能技术在这一项工作当中发挥更大的作用，人工智能系统在档案管理体系中进行应用，在提升工作效率的同时，使这项工作的安全性更高，为后续的其他工作创造良好的条件，也使得档案管理工作为单位的发展提供更多的资料参考。