商务英语写作的礼貌用语

杨燕怡

商务交往中，不能缺少适宜的寒暄。在初次见面的情况下，寒暄应为在被介绍给他人之后的礼貌应答，如：“你好！”（How do you do？）“见到您非常荣幸。”（It’s an honor for me to meet you.）“很高兴能认识您。”（I’m pleased to meet you.）如果想变得热络一些，则可说：“早听说过您的大名。”（I’ve often heard about you.）“史密斯先生经常提到您。”（Mr. Smith often talked about you.）而相识后再次见面后的寒暄则可灵活、具体一些，如可以说：“好久没见了。”（Haven’t seen you for some time.）“你旅途还愉快吧？”（Did you have a good trip over？）也可以讲：“真高兴能再次见面了。”（It’s great to see you again.）

礼貌原则和英语写作

在商务英语写作中，简洁固然重要，但是我们还需要注意到：要求简洁并不是要使商务信函像电报一样没有一个多余的词。礼貌是国际商务信函的又一重要原则。信函的阅读者是一些有生命的、有情感需求的人，他们希望自己的贸易合作伙伴是有文化素养的人。一封彬彬有礼的书信能使你在对方的心目中树起一种正直、热情、有良好文化素养和职业道德的形象，使之乐意与你合作。信函在语气和态度上应体现出诚恳和礼貌，以示尊重对方。有时为了显示礼貌与人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。礼貌与简洁并不是对立的，而是并存于信函的书写中。作者要把握好“礼貌”与“简洁”之问的度。

我们应注意以下几个方面：

1.避免使用有性别歧视的词汇。现代社会中，女性在商界所起的作用并不亚于男性，越来越多的女性，尤其是女权运动主义者对含有性别歧视的字眼很敏感。商务信件应尊重女性伙伴，尽量避免使用有性别歧视的词语。如：chairman（应为chairperson）;在实际写作中，可采用多种方法来避免性别歧视。可使用名词的复数形式如“Employees must decide for themselves”，而不是“Emplyees must decide for himself”;可用第二人称代词“you”代替有性别歧视的词语如“You must sell three cars every month”，而不是“All salesmen must sell three cars every month”。

2.避免使用否定和命令式的表达。有时使用否定的词或短语常隐含对读者的批评或责备，语气显得不礼貌，不利于商务沟通。商务邮件中应采用具有积极肯定的意义的词语，尽量避免使用否定的表达。因为商务沟通的真正目的是为了提供信息或劝说对方采取有益的行动，解决问题。如：“You did not send US your L/C by the end of the month.”一句中的“did not”就含有责备的语气，暗示对方无能。如果这句改为：“Could you please send US your L/C by the end of this month？”效果就好得多。

3.适当使用被动语态。有时被动语态比主动语态显得更有礼貌，因为它避免指责动作的执行者。如可把句子”You didn’t enclose the price lists in your letter”改成”The price lists were not an—closed in your letter”。

4.避免使用带有强迫语气的词语。商务信函中，要体现平等，不应出现任何凌驾于对方之上的强迫命令式言辞，否则会失去商业良机。试比较”You must visit our office next week”和”Please visit our office next Tuesday”两句，后者明显好些。

5.使用“Your attitude”。商务信件的撰写中，要考虑读者的态度。要时刻考虑对方的需求，应淡化“we”而强调“you”，要暂时忘掉自己，为对方着想。如”Your prompt process of this order will certainly help US to serve you better”要胜过”We want you to process the order by the end of this month”。虽说商务信件中应使用“Your attitude”，但并非千篇一律，有时在指出对方的过失或答复对方抱怨信时，为了不惹怒、冒犯对方，尽量少用“Your attitude”，这样也是为对方着想。如把”You did not send your payment on time”改成”We haven’t received the payment”要更好一些。

6.使用表示感谢的词语。要善于及时并随时表达你的感谢之情。当然，写作时在应用礼貌原则时，很重要的一点就是要把握交际原则，掌握好“礼貌”与“卑恭”之间的度。在语气上既要显出作者的热情、礼貌与周到，又要做到不卑不亢，从容自然。

现代商务英语写作趋于简洁，简洁的同时还应注意语气的表达是否礼貌，尽可能用精辟的文笔清楚地表达所要表达的内容，但又不失禮貌。这两条原则是我们商务英语写作的基础。

参考文献：

[1]朱文忠，实用商务谈判英语，对外经济贸易大学，2007。