电子文件管理中的风险防范与信息保护措施研究

王文娟

摘要：在当前的发展阶段下，我国科技水平有了很大的提升，计算机技术的发展以及应用在程度上方便了人们的日常生活，并促进了社会生产力的提升。在档案管理领域，电子文件开始出现，电子文件具有高的管理效率，以及更强的易改性，在其应用于档案管理的过程中能够有效提升档案管理的效率，但是电子文件在管理的过程中也会出现文件丢失以及文件信息泄露的等问题，在应用电子文件时需要根据电子文件的特性不断完善管理的手段。本文从电子文件的风险特性出发，探讨如何有效的对风险进行防范，保护电子文件的信息。

关键词：电子文件;风险;信息保护

1电子文件的风险特性

传统档案文件主要以纸质为载体，而电子文件主要以电子数据为载体，或者文件本身就是电子数据。因此对于电子文件的查阅以及管理必须要依托于电子设备，在计算机等电子终端上对文件进行修改、删除以及保存。因此与传统的纸质文件相比，电子文件在阅读以管理方面更加具有局限性，在缺乏必要的电子设备的情况下，便无法使用电子文件。

传统纸质文件的传递以及共享在很大程度上依靠手动复制，而电子文件可以依托网络或者存储设备进行数据传递，在很大程度上提升了文件内容传输以及共享的效率水平，这种信息传方式更加便捷，能够节省大量的时间，对于提升工作效率具有重要的意义。但是这种文件传输方式本身是有一定的风险的，在信息传播的过程中有被第三方非法获取，或者是感染病毒的风险，而纸质文件的传输是一种点对点的传输，具有更高的安全性。此外电子文件具有无声性的特点，因此不能确保对方一定会接收到文件。

与纸质文件相比，电子文件更加容易被修改，电子数据形式的文件尽管依托于电子终端能够实现更为便捷的管理，但是也能通过电子终端较为轻松的对文件进行修改，同时修改后的文件没有修改痕迹。可以说安全层面上的缺陷是电子文件最大的缺陷，在应用电子文件的过程中需要将信息安全防护放在首要的位置上。

2电子文件管理风险防范要点

2.1加强电子文件管理系统安全设计

电子文件系统是对电子文件进行管理的基础，因此系统的设计水平，对于电子文件的管理水平以及电子文件的风险防范具有重要影响，需要重视对电子文件系统的安全设计。针对电子文件管理系统的设计往往将设计的重点放在提升系统的便捷性以及先进性，但是忽视了文件档案需要永久保存的要求，以及对于文件档案全流程管理以及前端掌控的必要性，事实上档案管理是处于系统末端的一環，这种缺乏全面性的文件管理系统会给电子文件存在带来一定的困难，并导致内在的数据安全风险。提升电子文件管理系统的安全社会水平需要在设计系统的过程中融入全程管理前端掌握的思想，考虑到电子文件在全生命周期内容的管理活动特点以及各项管理要素，确保能够较为全面的满足管理电子文件的情况，并对电子文件进行有效掌控，提升档案文件的安全性。

2.2加强电子文件生成以及录入阶段的风险防范

电子文件在生成阶段以及录入阶段也具有一定的风险，其风险主要表现为真实性与可靠性难以控制。原始数据的真实性与可靠性是保证文件真实的重要基础。如果电子文件在真实性上存在问题，将会在很大程度上影响文件的可靠性，导致文件失去使用价值，甚至会造成比较大的损失。与传统纸质文件相比，电子文件更加容易被修改，且修改后的文件不会留下痕迹，这就导致电子文件极易被他人随意篡改。为了有效防范电子文件在生成阶段以及录入阶段的风险，需要采取有针对性的管理措施，降低风险因素。工作人员在录入文件信息的过程中需要保持认真负责的态度，确保文件具有较强的真实性以及可靠性，用元数据来处理电子信息容易改变的问题，进一步提升电子文件的安全性。

3保护电子文件信息的相关措施

3.1原始性保护措施

在使用电子文件的过程中，往往需要对电子文件的格式进行转化，这个过程一般不会对电子文件的内容造成影响，但是却可能对电子文件的签名以及电商等非内容。性的信息造成破坏，导致签名、印章、关键信息丢失。而对于电子文件来说，一旦丢失签名和印章，将无法保证文件的有效性，因此，在完成电子文件的录入后，需要在在有印章和签字的地方重新进行电子签名，加盖电子印章，确保文件关键信息不丢失，保证文件的整体性以及有效性。

3.2准确性保护措施

保证文件内容的准确性是对电子文件的基本要求。由于电子文件易于更改，因此在电子文件生成后，需要对文件更改权限进行严格限制，防止无关人士对已经保存的电子文件进行随意修改，只有这样才能确保最终存档信息的准确性以及真实性。此外，需要重视对电子文件进行备份，防止电子文件在使用的过程中出现丢失的问题。

3.3完整性保护措施

由计算机主动形成的文件具有不可依靠性以及不可改变性，因此在使用电子文件的过程中，直接应用计算机输入文件内容，难以满足文件存档的要求。为了确保所存档的文件信息具有较强的可信性，需要采取人工输入的方法，依据文档管理的要求对文件内容进行归纳整理。此外，在完成文档信息输入后，还需要与原始文件进行比对，确保文件内容的真实性与完整性。在文件系统中的电子文件需要具有一定的连续性和整体性，相关人员在使用电子文件的过程中需要从电子文件的保存特性出发，完善电子文件存储、保存的环节，确保文件的数据内容具有较高的整体性与安全性。

参考文献：

[1]刘媛媛.电子文件管理中的风险防范与信息保护措施[J].办公室业务，2020（12）：63+124.

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