国际工程项目第三国设备采购管理

赵曼

（中海油石化工程有限公司，山东 青岛 266061）

1 第三国采购设备的特点与风险分析

1.1 短名单的确定

工程总包项目中业主出于质量、品牌等考虑，通常会提供一份短名单。此短名单对于承包商来说，是必须要严格遵守的硬性要求。所以在确定设备供应商过程中，需要将此要求明确地传递给供应商。否则可能导致品牌不符等问题，而导致项目被拒绝接受。

1.2 对供应商的了解有限

因涉及到第三国采购，总包方在投标时无法全面对短名单中的供应商进行全面的调研与了解。这就为项目执行过程带来了非常大的不确定性。因为供应商的产地、能力、负荷，甚至所生产产品的型号等都将对项目的实际采购过程产生影响。有可能导致招标无法进行或合同无法执行的风险。

1.3 技术方案多变

技术方案多变对项目的影响是致命的。所以技术方案在正式招标之前，必须要全部关闭。不然由于跨国制造企业对于招标文件研究的特点，任何一个问题没有关闭之前，他们都是拒绝制作标书和响应投标的。技术问题未关闭之前招标程序一旦启动，将面临漫长的澄清过程。这对采办工作和项目将是灾难性的。

1.4 项目地的现场服务

很多欧美的公司，出于各种考虑是不向一些地区提供产品的，或者提供产品后不提供现场服务的。但设备在安装和调试过程中，供应商的现场服务是十分必要的。如果不提供现场服务，可能面临设备无法开车调试或质量责任无法界定的风险。所以能否提供现场服务必须作为采购时考虑的内容。

1.5 交货期

工程项目的建设工期是有总包合同作为背书的，而长周期设备作为项目关键路径，将直接影响项目的成败与否。设备交货期受如设计参数、外协件、国际政治经济环境、自然因素等各种复杂因素的交织影响。

目前的设备供应商的部件均为全球采购，在这种情况下，任何一个供应链产生问题，都将影响整体的交货期。且外协件产地过于分散给买方监督供应商的外协件执行进度增加了非常大的难度。目前全球新冠肺炎疫情的持续深度影响，对于交货期的影响无疑也是重大的考验。

1.6 催交监造

催交监造是保障设备满足质量要求、合同要求所采取的措施。其重要性不言而喻，但同样也面临很多困难。催交监造工作需要熟知合同和各种标准规范，具有熟练的外语沟通能力和协调能力，要求十分高。因为催交工作要面对的是与国内不同的标准体系和不同的政治语言环境，如果不能对整体进行有效把控，就会造成交货延误、质量不可控、供货范围不全等后患。

1.7 交货方式

在国际贸易中交货方式将直接影响到报价。从INCOTERM中选择合适的贸易方式是重中之重，特别是每一种贸易术语中的附加条款，可能几个字的差别就将影响到整个的流程操作。目前常用的贸易方式有EXW、FOB和CIF等。某工程公司位于中东的项目，设备最初贸易方式为CIF，但由于供应商交货期滞后，为挽回工期损失，将贸易方式改为了FOB，并采用空运方式，以金钱来换取时间。仅此一项变更，运输费用增加额就占到合同总额的10%。

1.8 进出口要求

每个国家的进出口要求都有一定的差异。所以在国际工程项目中，务必要对进口设备的认证制度和要求充分了解，如原产地证明、COI认证等等，设备通过认证后才能进口到项目所在国。如果不提前了解认证要求、流程和范围，就可能会造成设备采购工作反复，货物清关受阻，货物滞港等一系列风险发生。

1.9 备件

备件作为调试和运行中不可缺少的一部分，是必然会用到的。而且项目一般是无法及时供应这些备件的，所以备件清单一定在采购时考虑。否则一旦缺少一些无可替代的备件，将导致所有后续的工作都无法开展。

2 应对措施

2.1 供应商选择的管理

2.1.1 投标阶段的供应商选择

对于发包方提出的短名单，投标人在投标阶段就应提出明确的回应，并作出偏离响应。这样做是为中标后修改合同中有关原产地要求的条款埋下伏笔。同时，投标人在投标阶段必须就原产欧美等第三国设备作出充分的市场调查，就品牌的产品范围、生产地、生产负荷程度、预算等情况进行摸底，不然十分不利于中标后的合同执行。

2.1.2 项目执行阶段的供应商选择

这个阶段的供应商短名单已经固定到总承包合同中，在确定设备供应商过程中，需要将此要求明确地传递给供应商。如果因承揽项目时考虑不周等原因，短名单中供应商无法提供项目所需物资时，应及时向业主书面申请变更名单。切不可想当然地随意变化，也不能“先斩后奏”。全方位、深入的供应商调查是必须要开展的。对于欧美这种全球性制造企业来说，其工厂分布在全球，各个工厂之间很少有产品重叠的情况发生，即每个工厂只负责生产某一类型号的产品。如果指定一个地方的工厂生产（满足总包合同中原产地的要求），其交货期、质量等方面就将是关注的重点。这时候选择的供应商应能适质、适量、适时地满足采购质量和进度的双重目标需求[1]。

2.2 技术要求的管理

首先需要设计人员将项目统一的技术要求和规定做好交底和宣贯。从项目全生命周期考虑，做好计划，加强技术文件质量的审核和把控，力求一次性过关，避免描述模糊不清和不完善的情况发生。同时也要避免指向性、倾向性的技术要求出现。从设计源头上把控好，才能提高采购质量，也有利于采购全过程的管理。

2.3 采购方式的管理

不同的采购方式对采购成本是有直接影响的。充满竞争性的采购方式必然对买方是有利的，买方可以通过竞争性采购，在保证产品质量的前提下，来获取更低的价格，更有利的交货期和服务。而独家采购却恰恰相反，对于采购的管理也是最不利的。所以要尽量地避免独家采购的情况发生。另外，以工程公司的工程实践积累来看，只有制造厂承诺并答复的技术和商务问题才是作为合同执行的基础。所以合同务必要与工厂直接签署，这样既可以减少沟通环节，提高执行效率，也可以减少采购成本，利于采购管理。

2.4 催交监造的管理

对于国外制造设备的催交、监造，国内执行时多有“鞭长莫及”的感觉。虽然可通过各种供应商提供的报表来进行复核进度，但多数情况下会有反应滞后的弊端。这种时候可以采取把控关键点和加强第三方力量使用的方法，重点关注其外协件的采购进度。外协件的采购进度是影响整个制造周期的关键项，对全球化采购的跨国企业来说尤其重要。在买卖合同中直接注明必须提供其外协件的采购合同，加强重要部件的第三方见证和各见证的时间节点要求等都是有效的手段。

2.5 有关服务、备件的管理

设备现场服务和备件是设备安装调试中必须要有的，这些内容在采购时要有充足的考虑，并固定到合同中去。组织供应商现场服务需要根据设备安装调试计划提前制定服务需求计划，包括服务内容、服务人员专业和人数、服务时间等内容，据此可组织供应商就签证办理、人员安排等进行实施，并保证安装调试的顺利进行。

2.6 交货期的管理

满足合同进度和质量要求的货物，是买卖双方共同追求的目标。但受各种因素的影响，第三国采购的设备延迟交货情况非常普遍，占比也非常大。这也是为什么买方非常关注交货期。对于交货期的应对一是通过催交监造手段，另一是通过合同约束手段。合同约束手段就是要通过合同条款的约束，来增加供应商违约的风险。传统做法的合同中会有对于延迟交货的罚款，但这个比例一般都不高，且都有上限。这些罚款对于供应商延迟交货来说可能是“可接受”或“很划算”的。所以这个延迟罚款的比例既要有可执行性，又要让供应商感受到威慑，比如合同金额的10%，或者不设罚款上限。当然，设置违约罚款条款的目的是约束供应商按期交货，而不是罚款。但如果出现这种情况，违约处罚条款也是对买方的救济。

2.7 物流的管理

物流管理是串接所有采购环节的一条线，是非常重要的一个专业。第三国采购的设备如果想运抵项目地，必然要经历进出口、海运/空运、内陆运输等多个环节。所以全程的准备工作要提前统筹考虑，如船舶动态、进口国的单证要求、认证要求、包装要求、进口限制、超限设备的车辆与路线规划等都要有所了解。另外，为了避免运输中索赔情况的发生与责任界定的模糊，设备装车、装箱前一定要留好各角度的照片证据，以确保装车前完好无损；目的港一旦发生货损时，这些照片就可作为索赔的证据。

3 结语

涉外工作无小事。海外工程项目需要直面各种错综复杂的问题，国际工程的设备采办工作不仅要采还要办，是实打实的技术活。所以设备采购工作要提前布局，做好计划与管控，尽早识别尽可能多的风险，加大催交力度，加大供应商的违约成本，为项目执行铺平道路。做到国际设备采购风险可控，成本可控，进度可控。