新医改视域下以干部人事档案信息化促进医院人力资源配置精细化

郭 邈

(天津医科大学总医院 天津300052)

干部人事档案管理是医院人力部门最为基础的管理工作之一，其开展效率与质量直接影响着医院人力资源配置情况，对于医院的正常运转也会产生深远的影响。综观当前我国各类医院，其干部人事档案管理工作中普遍存在着档案管理模式较为单一、档案更新频率不足、管理人员水平有待提高等情况，这些问题的存在对于医院人力资源优化管理有着不利的影响，需要相关工作人员引起高度重视，并采取行之有效的解决措施。本文结合实际情况阐述了新医改视域下干部人事档案信息化管理的可行途径。

1 医院干部人事档案管理中普遍存在的问题

1.1 档案管理模式较为单一

医院干部人事档案管理工作具备较强的保密性质，管理人员在遵循既定的流程，开展相应管理工作的同时，所采取的档案管理方式也应当和时代发展需求相契合，不断弥补传统管理模式中的不足[1]。当前大部分医院依旧沿用传统的档案管理模式，很容易产生信息泄露等情况。加之在这一模式下，档案管理人员的工作质量和工作效率相对较低，许多档案材料未能及时归档，查借阅过程中遗漏登记、转递档案时不规范操作等，经常会浪费资源。虽然有一部分医院对人事档案管理工作进行了完善与优化，但由于发展时间较短，相关档案管理人员也未能长期坚持对档案数据信息及时补充，无法形成较为完善的档案管理体系与制度，使得档案管理模式显得较为单一。

1.2 档案更新频率不足

由于受到传统档案管理观念的影响，当前部分医院档案管理人员依旧采取纸质载体来记录相应的数据信息，档案管理人员工作压力大，降低了档案信息的更新速率。同时传统的档案管理模式也存在较大的不确定性，很容易受到人为因素的影响，使得档案数据信息缺乏应有的有效性以及可靠性[2]。在我国医疗事业持续高速发展的背景之下，医院从业人员数量有了突飞猛进的提升，如若医院干部人事档案管理工作不能够基于日常工作的基本情况，全面记录与整合人力资源相关的数据信息，不能及时掌握各个临床科室、职能处室相关工作人员的分布与配比，势必严重影响医院人力资源管理效果。

1.3 档案管理人员专业化水平有待提高

近年来我国医疗事业得到了迅猛发展，医院干部人事档案管理工作也显得尤为繁杂。目前，部分医院逐步开展了人事档案信息化建设工作，但有很多医院还是沿袭着传统的档案管理模式，正在摸着石头过河，在档案信息化道路上进行探索。对信息化建设来说，传统的档案管理工作人员在认知和专业方面还存在一定的局限性[3]。一方面，没有做好顶层设计和整体规划，突出表现在对干部人事档案信息化建设没有作出科学性、合理性、前瞻性的布局，忽视了信息技术在人力资源管理过程中的显著作用，特别是在干部人事档案管理上的辅助作用；另一方面，各个医院专兼职档案管理岗位的设置，使得当前医院管档人员专业性不强，岗位流动性较大，普遍缺乏信息技术与档案管理相结合的能力。这样就导致了信息化建设流于表面，深入推进困难重重，无法有效满足医院人力资源优化管理的相应需求。

2 以档案信息化促进人力资源精细化的建议

2.1 构建完善的档案管理系统

构建完善的档案管理系统，是以档案信息化建设促进人力资源精细化管理的重要途径。这一系统概括来说，应具备“便捷”“准确”“安全”3项功能。首先，应具备良好的数据信息收集与分析水平，便于通过关键词或数据信息来筛选所需的干部人事档案信息，且在高级检索功能应用过程中有着较高的效率及上佳的效果；其次，由于干部人事档案信息直接决定着医院干部的人事安排、任免情况，必须有着较高的真实性及准确性，才能够让医院人力资源调度与调整相对公平公正，在这一层面上，档案管理系统还应当确保信息的准确程度[4]；再次，人事档案信息和人员的隐私息息相关，医院还应当做好对档案管理系统的防护工作，构建完善的干部人事档案管理规章制度，增强档案管理人员操作的规范性，定期邀请专业水平较高的技术人员将防火墙设置于档案管理系统外围，让系统信息更为安全。

2.2 加强干部人事档案管理人员的信息化培训

目前信息技术已经被广泛应用于各行各业，为生产生活提供了较大的便利，医院干部人事档案管理也不例外。要想加快医院干部人事档案信息化建设进程，构建一支具备较强综合技术和管理能力的人才队伍是首要任务。在人才培养上，不但要使其对医疗机构和相关领域有一个明确的认知，还应培养其熟练掌握计算机应用和数据信息维护方面的能力。因此，医院应当加强干部人事档案管理人员的信息化培训，定期邀请信息化领域的专家学者、档案信息化较为成熟的机构到院进行教学，通过专题讲座、答疑解惑、实践操作、现场观摩等形式来有效提升干部人事档案管理人员的专业素养，为医院干部人事档案信息化管理建设相关工作的顺利开展奠定坚实的基础，同时，也为医院人力资源管理的改良与优化提供理论上的支持。

2.3 加强干部人事档案专项审核力度

在传统医院人事档案管理体系之中，无论是公开招聘，还是人才选拔以及人员调配等环节，往往需要数量众多的人力、物力来进行档案数据信息的查阅和传递，这一过程很容易出现资源浪费的现象，也严重抑制了信息传递的效率，这对于医院人才选拔以及人力资源配置有着不利的影响[6]。因此，医院人力资源管理部门应当深入挖掘现有的人事档案数据信息，加强干部人事档案专项审核力度，为干部人事档案数字化、信息化建设夯实基础，也为医院人力资源的合理配置提供行之有效的依据。这样，既严把了档案审核关，又有利于促成“不敢造假、不能造假、不想造假”的长效工作机制，从源头上为医院选人用人和人力资源的有效配置把关。

2.4 切实提高档案信息化管理水平

医院所需要的医疗卫生领域人才主要包含了医、药、护、技，其执业信息、科研教学信息以及职称专业技术信息等多方面数据综合形成了医院人力信息资源，相对而言有着较强的综合性和复杂性。因此，在进行医院干部人事档案信息化建设的过程中，应当整合多个部门力量，形成明确的分工机制。在人事档案材料形成过程中，人事处主要负责职工年度考核、工资变动、后取学历、职称晋升等材料的补充；党办负责定期交送入党材料、政审和干部任免材料；工会和纪检监察部门负责职工奖惩材料；医务处负责医师执业及变更等材料；科研处整合职工的各项科研成果等[7]。相关科室应严格遵循相应的规章制度，充分发挥各个职能处室的作用，对人事档案材料的形成过程进行全方位的审核和把关，以此来确保最终医院干部人事档案具备较高的可信度，提高利用率，从而有效推动医院干部人事档案信息化管理的高速发展。

3 结 语

综上所述，当前我国已经步入了信息化时代，医院干部人事档案管理面临着一定的完善与优化需求，加强信息化建设势在必行。相关工作人员应当认识到当前医院干部人事档案管理中普遍存在的问题，结合实际情况采取合理的措施，促进干部人事档案信息化管理，为医院人力资源的优化配置奠定坚实的基础。