大学院系行政机关办公资源网络共享研究

姚满林，陈爱华

（清华大学，北京 100091）

0 引言

目前大学院系行政机关办公室里，典型状况是：1 个办公室2～6 人或者更多，每人1 个工位，工位上1 台计算机、1 台打印机、1 部电话。办公室里打印机数量多，挤占办公面积；每个人购买的打印机型号不一致，也给打印机技术支持维护造成极大负担；同时不必要的打印机数量浪费了国有资产经费。

1 研究目的

通过对大学院系行政机关等类似的办公环境里打印机设备使用情况的调研、分析，找到一个既方便设备维护管理，又大幅度减少打印机数量的方案，实现打印业务的规范化管理，且大幅度节约办公设备经费，节省设备存放的办公空间。这个方案可以推广到信息资料存储等设备中，未来以此模式为基础，建立一个新型的院系信息化资料室。

2 问题研究

2.1 问题来源

大约在1999 年，计算机网络开始在国内飞速发展，各种网络应用应运而生，网络打印机技术在此时期孕育发展。到现在，网络打印机产品已经特别成熟，并在IT 公司里普遍应用，这极大地减少了设备数量，节省了办公面积，也减轻了设备维护的人力成本。但是在类似大学的院系行政机关这样的办公环境里，还是以每台计算机各接1 台本地打印机为主，网络打印机使用比例很低。

2.2 研究方法

走访考察学校里各院系、各部处行政机关打印机的使用情况，收集学校职员对打印机使用的意见、建议，参考IT 公司关于打印机设备的管理方法，依据现有的IT 技术，提出一个适应学校办公环境的打印机配备方案，并在行政机关实施运行。

2.3 课题的研究意义

对比而言，IT 公司绝大部分使用网络打印机，大学里则正好相反，以本地打印机为主，少量的网络打印机。大学里打印机的这种使用状况，弊端如下：设备经费浪费，占用了办公室面积，设备维护的工作量更大，设备维护的人力成本更高。优点：打印数据保密性好，取得打印材料便捷。本课题提出的实施方案，要实现保持住原有的优点，同时避免现有的缺点。本课题在6 个月内，全面调研学校院系、部处等行政机关办公环境里打印机的使用状况，尝试找出造成网络打印机应用比例不高的原因，提出能适应学校办公环境的网络打印机共享方案，并将方案推广到信息资料存储等设备中，组建新型的院系资料室。

2.4 课题研究的进度安排

2020 年1—2 月，设计打印机使用情况调查问卷。

2020 年3—4 月，发放调查问卷，统计分析回收的问卷结果。

2020 年5 月，在上述调研的基础上，设计能动系综合办公室的打印机布置方案并实施。

2020 年6 月，总结课题研究和方案实施的经验，未来争取扩展到系内各种业务数据的存储保管方面，为建设电子信息化的系资料室提供经验借鉴，电子信息化的资料室也是无纸化办公很重要的一个方面。

3 调卷问卷结果分析

3.1 调查问卷总体情况

一共有32 个院系、部处的行政机关填写了调查问卷，其中有15 个院系行政机关、17 个学校部处。

3.2 人员数量和打印机数量

32 份调查问卷中，除1 人的办公室里只有1 个工位，1 位人员之外，其他大部分都是2～14 个工位、2～14 位人员在1 间办公室里，以5 人左右规模的居多，基本上房间里有1 个工位，就有1 位人员，个别办公室里工位数大于现有人员数。打印机数量和人员数量基本持平的单位有17 个，打印机数量多余人员数量的单位有1 个，打印机数量略少于人员数量的单位有10 个，剩下4 个人员数量超过二三十人的单位，打印机数量远远少于人员数量，比如有单位有40 人的规模，但是打印机只有9 台，而有单位有10 人的规模，反而有11 台打印机。

3.3 网络打印机的使用比例

网络打印机的使用比例，从调查问卷的结果可以看出，经常使用网络打印机的比例有59.38%（图1）。如果有59.38%的单位使用网络打印机，这和前面打印机数量和人员数量之间有矛盾。虽然单位里有网络打印机，但是同时配备有本地打印机，这造成了打印机数量仍然居高不下。

3.4 对于网络打印机优势的考虑

有87.5%的答卷人表示考虑过网络打印机能节省办公室空间的问题，有81.25%的答卷人考虑过网络打印机能节省设备经费的问题，说明绝大部分答卷人还是意识到网络打印机节省空间、节省经费的两个优势（图2，图3）。

图2 节省办公空间

图3 节省办公经费

3.5 对使用网络打印机的顾虑

因为网络打印机放置在公共区域，打印的材料大家都可能看到，如果打印的材料有机密性，就增加使用人的顾虑。另外，网络打印机往往不像本地打印机设在各人工位上，取打印材料的便利性不好（图4）。

3.6 办公环境的集中度

从调查问卷里能看出，有81.25%的单位，办公室是基本相连的房间（图5）。这说明大部分的单位，具备配备、使用网络打印机的物理条件。

图4 使用顾虑

图5 办公室分布

按照《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》，打印机的数量不能超过编制内实有人员的80%，扫描仪数量上限为编制内实有人员的5%。如果大学院系行政机关参照这个管理规定，大部分院系的打印机数量都超过标准了。结合调研问卷的相关信息，在大学的院系、部处行政机关大力推行网络打印机条件是可行的，也是很有必要的。目前打印机数量较高的原因还是设备使用人员主观意识没有转变，想当然地觉得应该1 人1 台计算机、1 台打印机，而技术支撑人员没有朝网络打印机的方向引导，充足的经费也是打印机数量居高不下的原因之一。调查问卷里有采集到年底经费花不完，只能购置计算机、打印机的案例。

4 小范围内的方案实施

能动系综合行政办公室，一共有5 名职工，原来有6 台打印机。通过设置1 台打印机为网络打印机、网络扫描仪，并调整打印机的位置，使办公室人员方便取打印资料，并且能给前来办事的师生提供复印服务。

图6 办公环境变化

打印机数量由6 台减少到1 台，办公室的空间得到释放，经济效益明显。为了防止出现网络故障造成不能打印的情况发生，将网络打印机同时连接在1 台计算机上，要打印的材料也可以通过U 盘拷贝到这台计算机打印。为了防止这台打印机出故障，又有紧急需要打印的情况发生，在需要私密性的岗位上保留使用本地打印机，不会因为全机关只有1 台打印机且发生故障后导致所有人都不能打印。

5 后续展望

基于以上调研结果和实际实施的方案，希望未来可以拓展到院系资料室建设方面。纸质资料检索查找特别低效，未来应该利用先进的信息化技术，实现电子化、信息化，逐步改变目前落后的管理现状，以此为契机，建立院系新型的、现代化、信息化的资料室，为建设一流大学提供科学的服务与管理支撑。