档案信息数字化存在问题的探究

陈 莹

（本溪市档案馆，辽宁 本溪 117000）

一、研究背景

本溪市档案馆始建于1960年8月1日，保存着200多个全宗，馆藏档案302076卷（298491卷35850件），资料23812件。至今，本溪市档案馆共完成数字化扫描5.3万卷、620多万页。档案文件目录著录288万条，包括照片档案2.5万多条，视音频档案1.7万条。经过几年的努力，档案信息数字化建设初见成效。虽然取得了一定的成绩，但是，与社会信息化发展要求相比，与档案工作的内在需求相比，档案信息数字化工作还存在许多亟待解决的问题。

二、馆藏档案数字化工作中存在的问题

1.管理方面的问题

城市档案管理见证了一个城市的发展，非常珍贵。在档案数字化过程中，一般都通过外包和自行扫描进行。对于自行扫描，管理的失误会造成档案文件的丢失或泄密，会有卷内文件、目录、备考表装订散落，装订顺序有误等现象发生。更会出现实体档案与电子档案页码、内容不能完全对应等多种问题。对于外包，因外包公司以盈利为目的，多为计件工作，因此常会忽视质量，导致录入的偷工减料，文件不规范，信息内容不全，错别字多等。

2.技术安全方面的问题

档案信息在技术安全方面的提升影响着当前数字化管理的发展，无论是硬件、软件，还是信息的管理，任何方面出现问题，都容易导致档案信息的缺失、损坏和泄密对档案信息数字化的建设和管理造成影响[1]。

3.人员方面的问题

档案数字化需要具备专业技术的人才，无论是对数据库、局域网、网站、软件系统、各类专业设备进行维护，还是对档案数字化系统的科学管理，都需要兼具计算机信息技术和档案专业人才能更高效运行，才能够推动并应用好档案数字化系统的各项功能，确保数字化系统安全、稳定运行。但是档案数字化是档案领域的一项新的工作，相应的人才储备较少，在推进档案数字化进程中，传统的档案已不能完全胜任档案数字化发展的需要，特别是数字化建设与发展中所需要的复合型管理人才、技术人才匮乏，这成为档案数字化发展的又一制约。

三、解决对策

1.管理方面

1.1 对于档案数字化的自行扫描，应加强细节管理，出入库手续和出入库信息填写要做到准确、完善。以保证信息的完整，要做到日期、类别、具件数、页数等信息相符。档案拆卷与装订也需仔细谨慎。许多档案因年代久远，纸张变脆易损，操作人员业务水平不高，敬业心不强，容易出现档案装订、扫描、信息上传等操作不规范或者错误操作。因此应安排专业人员协助，进行监督指导，尽量避免档案损坏、丢卷、漏页等失误。由于部分档案有保密要求，在档案的安全管理也须注意，可采取签订保密协议等措施，严禁工作人员携带U盘等储存设备进入扫描工作间，如需网络也应在独立的局域网内操作，防止网络安全隐患。

1.2 对于档案信息化的外包，要完善对外包监管的规章制度和工作制度，依据档案管理的相关规范和标准，强化对外包公司服务的监管。要求外包公司的操作人员进行技能和保密方面的培训；要求岗位固定，分工明确，责任落实。档案数字化工作的工作量较大，程序复杂，不能一蹴而就，因此在推进的过程中应分步组织实施，结合本单位实际制订档案数字化的流程及方案。

1.3 档案信息化检查扫描完成的案卷必须及时检查，检查扫描的影像数据与对应的目录数据挂接是否准确，是否有缺扫漏扫或者重复扫描，是否存在扫描的完整度与清晰度等问题，如出现问题应及时与外包单位或操作人员沟通，指导改正，确保信息数字化质量。数字化检查工作可分为抽检和全部检查。全部检查虽然更加耗时耗力，但可保证了扫描档案的质量，因此在条件允许的情况下，应尽量进行全部检查以便更好地为之后的数字化管理奠定基础[2]。

2.技术安全方面

加大投入，完善各类硬件设施、设备，改善档案数字化信息的保管设施设备和保管环境。并且应定期对设备进行管理维护，应保障存储设备的安全，专机专用。按照档案管理的相关要求和标准及时做好数据的备份。在档案数字化过程中应同步加强数字化管理，通过身份验证、网络防火墙等。不同的形式进行安全的防护，才能多措并举，真正形成安全系统，在各种安全保障的范围内进行安全工作的发展。同时，备份工作也是非常重要的，在档案被损毁之后，能快速地启动备份档案，这是非常关键的步骤。只有保障档案的完整性，才能确保档案管理工作顺利开展和实施。

3.人员方面

人才问题是关系档案馆数字化建设的关键。对于培养既有档案专业知识又具有计算机知识的复合型人才，联合培养是解决人才紧缺问题的一个便捷途径：一是充分利用当地教育和科技资源，对在现代的档案馆工作的人员进行必要的管理和培训；二是积极在引进人才上下功夫，吸引良好的档案管理信息化人才，才能促进档案管理工作持续并且长久发展；三是在高校科研力量上下功夫，真正地解决现代信息技术在档案馆档案管理中心的需求，解决现有问题的基础上进行知识的更新换代，为档案馆的长远发展奠定基础。

结语

档案数字化是一个相当庞大工程，它需要各方面的协调与合作。在数字化过程中还存在很多问题，这需要档案部门在整合内部资源，有序推进的同时，还要积极争取外部协助，寻求资金、技术、人员等各方面支持，这样才能更有效推进档案的数字化进程，并为将来的档案数字化管理奠定更好的基础。