信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施

周海滨

摘要：随着科技的不断发展，社会进入信息化时代。信息时代的到来，为社会和企业的发展带来许多的先进技术，能够提供更加便捷的服务。在档案管理工作中，使用信息化技术能够创新工作方法，更好地进行信息的收集与整理。但是，在信息化的背景下，档案管理工作还存在着员工工作意识差、基础设施不完善以及管理机制不健全的问题。有关人员充分了解存在的问题，并且采取有效的措施进行解决，不断对社会市场中有利于档案管理工作的要素进行创新，并将其融入档案管理工作中，加强档案管理工作的信息化建设。

关键词：信息化背景;档案管理;问题;优化措施

引言

档案信息化管理是指利用扫描技术、数据库技术、信息技术将纸质档案和电子档案组织成系统化档案信息库。档案信息化管理的原则包括安全性、规范性以及效益性原则。档案信息化管理能够改善传统档案工作中的弊端，减少人为因素对重要文献造成损坏、丢失的现象，提高档案管理的服务质量。但是，在目前的档案信息化管理的开展工作中需要改善存在问题，才能够推动档案信息化管理建设工作。接下来本文就针对信息化背景下档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出改善对策。

1信息化背景下档案管理工作存在的问题

1.1工作意识存在问题

随着社会的变革，我国档案管理的方法发生了变化，管理的内容也在不断创新。信息技术的出现，为档案管理工作提供了便利条件，所以，许多企业引入信息技术。但是，由于企业管理人员对信息化技术的使用不当，导致不能够发挥巨大的效用，进而使档案管理工作进展缓慢。除此之外，如果档案管理人员对这项工作存在忽视的态度，那么，很容易导致管理力度下降，对档案造成损害，影响档案的保存。还有，企业负责人对档案管理人员重视程度不够，没有对档案管理人员进行系统的培训，档案管理人员缺少专业的管理能力，导致档案管理工作迟缓。有关人员对信息平台的依赖性较高，产生了不好的影响，不利于信息化档案管理工作的健康发展。

1.2档案信息化管理制度不健全

首先，部分单位的档案信息化管理制度还不健全，在进行档案归档整理的过程中只注重上级下发文件或执法文书的归档，忽略了工作人员的一般档案的归档，对档案多样的存储方式利用较少，对一些声像类档案的归档较少，对这类档案的详细管理制度较为薄弱，导致单位人员在离职、调岗、退休等情况下在查询资料时就会出现档案遗失的现象，从而造成严重的后果。其次，档案管理工作人员对档案安全管理信息系统的认识不够全面、深刻，缺乏信息化管理的意识，档案信息化管理的安全性较低，不重视采用信息技术手段加强档案信息的安全管理，缺乏基础安全信息意识，档案信息共享性较差，安全管理系统不规范，信息检索方式较为复杂，导致信息化档案、文献的信息丢失或泄露。最后，由于我国地域辽阔，在档案管理工作中不同地区的单位在档案处理方法、记录方式和更新时间上存在一定的差异。

2信息化背景下优化档案管理工作的具体措施

2.1强化档案管理意识

推进档案管理工作改革和档案信息化建设，档案部门的领导要先提高科学管理意识，要有档案管理信息化建设的危机感和紧迫感，高度重视档案信息化建设，以科学合理的档案管理方式开展工作，把档案管理信息化工作责任落到实处，建立完善的档案管理工作制度并严格监督执行，从而提升档案管理科学化水平。信息化建设最主要的动力就是档案管理人员的工作意识和积极性，把档案管理信息化重视起来，将档案管理信息化纳入单位工作计划和考核范围，定期开展档案管理信息化培训工作，建立管理激励机制，进一步增强各部门档案管理信息化的动力。

2.2优化信息档案管理制度

信息化满足了各种人群对信息的需求，数字档案使信息获取更为快速与便捷，需要一个良好的档案管理工作體系。在信息化管理制度建设阶段，为确保信息系统的连续性，使之充分发挥出档案管理和运行模式的实用价值，在革新档案管理和服务模式的背景下，把档案信息化管理制度当作目前信息化档案建设的首要任务，信息化管理制度也要结合企业的实际经营状况。要重点把档案管理制度真正落实到管理实践之中，明确管理标准与实施流程，提示管理规范性，不落下任何一个环节，制定档案管理的优化方案。从企业运营角度来看，多数企业达到了先进管理制度的建成，但由于没有好的管理理念，致使档案管理改革难以落实，对于这个问题，要从管理人员层面入手，使其深刻意识到档案管理的意义，形成档案管理意识。企业还要为档案管理的创新发展提供必要的设备与技术支持。

2.3做好档案的交接工作，保证档案的完整

企业人员如果流动性较强，没有进行及时的交接，很容易造成文件的丢失或者断裂。如果有档案管理人员离职，需要进行交接工作。在前期阶段，应该对档案管理文件进行具体的分析，了解文件的顺序以及存放的注意事项，这样，能够更好地保证文件的质量。对于一些借出去的文件应该仔细梳理，并询问相关人员具体情况;妥善保存借条，有效防止文件丢失的问题。对于一些零散的文件，要进行有序整理，选择专门的位置放置。另外，有关人员可以根据交接的情况，建设档案管理的移交清册，能够及时进行记录，满足档案管理工作的需求，形成良好的工作秩序。对交接工作加强监督，保证员工在进行文件交接时，档案的完整性，并且做好记录，记录交接的内容、文件以及交接时间，要求双方签字确认，保证交接工作的顺利进行。

结束语

综上所述，档案管理信息化，已经成为新形势下档案工作发展的必然趋势。档案管理工作应通过推动档案信息系统平台建设，提升档案管理信息化工作水平，充分利用信息技术的优势，有机结合电子档案管理和纸质档案管理方式，着力优化档案管理工作体系，促进新形势下档案管理建设工作。

参考文献

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