油气田建设工程项目档案资料的管理

文｜龙良菊

工程项目档案资料其实就是工程项目进行立项审批、勘察设计以及施工竣工等过程中获取的具有价值的文字、图纸、音像等不同载体的档案资料，也是进行工程项目质量评估以及工程日后维护的主要依据。首先，随着我国社会经济水平的提升，人们对石油产品的需求量日益上涨，油气田建设工程数量日益增多。但这一类工程的档案资料涉及较多内容，范围广、周期长、内容繁杂不成系统，无法进行有效整理及管理，导致档案资料的整体管理工作并不理想。其次，很多石油公司因为项目档案资料管理困难，整理难度大，也没有认识到这些档案资料对公司未来发展的积极影响，只对档案资料进行常规管理，管理后基本不再使用，最终导致档案资料的实际价值无法被挖掘出来，间接对石油公司的整体发展造成了不良影响。

油气田的建设工程项目档案属于油田主要档案，数量最多，记载的大多数是每一处油田的开采、建设等信息资料，直接影响油气田生产建设以及经营效益，这一类档案资料是石油公司最有价值的档案资料，更是石油公司的核心资产以及重要信息资源，直接影响油田历史、现状以及未来发展情况。但是，从实际调查结果可看出，现有的油气田建设工程项目档案质量参差不齐，有大量问题存在。这些问题不仅会降低档案资料的实际价值，更会妨碍油气田进行准确勘探开发，最终妨碍油气田的实际开采价值，对石油公司可持续发展造成不良影响。因此，站在石油公司档案管理人员的角度，分析油气田档案资料的实际价值，明确档案管理中存在的问题，结合问题制定有效整改对策是非常有必要的。

一、档案资料中包含的内容

简单从档案资料内容分析，可发现油气田档案资料中的内容有五大类。第一类，油气田实际勘探开采过程中所应用的各项技术、原始记录、数据信息、分析结果，这些内容以图纸、曲线、照片、数据表以及实物标本呈现。第二类，油气田涉及的成果，包含方案、设计以及最终结果。第三，建筑工程项目施工人员所提供的相应技术报告、油气田区域整体分析。第四，针对油气田实际情况，所开发的油气田项目规划、实施以及成果。第五，油气田建设工程项目中出现的各种问题、问题的解决方法以及解决过程，最终解决情况等。

二、管理中的问题

从油气田的建筑工程项目档案资料的管理现状可发现，现今管理中有大量问题存在，这些问题是影响档案资料发挥其实际价值、再次有效利用的主要原因。因此，明确管理中的问题，进一步挖掘档案资料的利用价值，是非常有必要的。

（一）管理意识淡薄

首先，石油公司的实际建筑工程项目管理工作中便可发现，多数项目管理均具备同一个问题，将注意力投注在建设过程中，轻视项目档案管理工作，而项目管理人员更是重视项目本身的经济利益，并不认为档案资料对工程项目造成的实际影响。所以，项目管理过程中，多有项目资料收集不全、项目资料混乱无序、项目资料整理混乱等问题，这些问题是导致重要项目资料缺失的主要原因。而项目资料缺失，会给后续项目管理造成不小的麻烦。其次，很多工作人员并未充分认识到项目资料管理的重要性，甚至缺乏整理相关资料，上交资料，保护资料的意识，最终导致资料不全。还有些项目管理人员根本不将项目资料整理收集纳入项目管理流程中，也没有要求参与工作人员提供详细充足的项目资料，也没有安排工作人员负责项目资料的收集管理工作。而项目人员的流动性比较大，若没有设置相应的项目收集工作人员，而是让项目人员兼职，则容易导致交接不到位、项目资料不完善现象。最后，油气田建设工程项目比较大型，涉及单位众多，每一个单位进行相应施工期间，均会有项目档案资料产生，若不能进行长期、合理有效的管理，则无法保证项目资料的完整性，也无法在项目管理期间提供需要的档案资料。

（二）项目建设及资料管理工作未同步进行

建设工程项目在提出，并进行规划时就会有相应档案资料产生。建筑工程项目启动后，项目进行期间档案资料同步产生。首先，从项目档案资料管理可发现，很多单位进行相应工程建设的时候，并没有与时俱进地进行档案资料收集与信息资料归档管理等工作。部分单位的施工速度加快时，甚至没有按照要求采集相应的信息资料，而是在施工完成后，回忆施工期间的相关情况，事后总结分析。其次，部分单位属于新组建项目组，中途参与到项目过程中，并不熟悉石油公司的档案管理要求，所以资料收集整理总结工作往往都是放在最后，导致档案资料有拖欠现象，甚至会有先结算后上交资料等情况。施工单位完成结算工作后，往往不负责资料收集整理工作，所以资料的实际归档率比较低下，个别档位甚至在结算前才会突击性收集整理资料。最后，各个单位的成员素养参差不齐，总包单位以及分包单位的工程竣工资料管理内容并未明确，分工模糊，导致档案资料不完整。个别单位甚至不认为工程档案资料重要，根本没有用心收集相应档案资料，资料数据中甚至有一些数值是错误的，最终导致档案资料的真实性持续下降，无法保障工程项目的实际质量。

三、基于问题制定的管理对策

（一）健全档案管理制度

首先，项目启动后，项目管理人员就需要结合《建设项目档案管理办法》《档案工作规定》《重大建设项目档案验收办法》与石油公司实际档案管理工作情况，制定相应的油气田建设工程项目的实际验收资料，明确归档范围，明确档案资料的真实性及可信度要求，并要求各个单位能够全面遵从石油公司档案部门的实际管理要求，将项目细化的同时，将项目的档案资料管理内容与职责也进行细化，要求单位能够承担相应的工作职能，从而保证档案管理工作的整体效果。其次，石油公司还需结合建筑工程项目的特点与特性，石油公司现有档案管理制度，找出制度中的漏洞，在遵循法律法规的基础上一一解决这些漏洞，提升制度的完善性，并将制度一一落到实处。让项目相关单位进行档案管理工作时，能够有法可依，从而提升单位的档案资料保证，也能为之后的竣工验收增加保障。在制度落实的时候，必须实现一级抓一级，总项目管理人员抓分项目管理人员，总承包单位抓分承包单位、层层落实、全员重视，才能保证所收集总结资料满足归档范围，档案资料齐全完善，符合归档条件。石油公司档案管理人员进行一一核查后，才能在竣工资料汇交清单上签字，确定验收。财务部门确定档案资料验收后，才能付款，做好竣工结算工作。各个项目组还需积极督促相应单位，积极根据公司工程建设的实际要求，在规定时间以及项目进度期间，及时进行归档工作，从而保障竣工资料的真实性、完整性以及准确性。

（二）强化管理人员意识

石油公司在启动项目之前，确定项目管理人的时候，首先，需将档案管理意识作为主要考核项目之一，尽可能选择重视档案管理工作的人员作为项目负责人。工程项目早期，需组织相应建设单位进行统一培训，培训内容有项目建设要求以及项目档案资料管理规章制度，不断提升相关人员对于档案管理工作的实际重视程度，进一步确定档案管理的职责。其次，还需有效整合项目档案管理工作，将其作为项目业务流程以及项目管理工作中的一部分，明确归档内容、归档责任、归档考核指标，明确相关档案管理人员的实际管理职责，并安排专人承担档案管理工作，专门负责档案资料的收集与整理。最后，各个单位的档案管理人员也需要和各个职能部门进行有效沟通协调，主动追踪相应工程进度，主动收集相应档案数据信息，深入工程项目建设工作，实现档案资料实时获取与业务指导实时进行，从而提升档案资料的规范性与完整性，可减少后期因档案资料不规范、不完整导致的不良现象，促进单位和谐，促使建筑施工顺利完成。

（三）实现建设项目、档案管理同步进行

首先，建设单位必须认识到，项目档案管理工作的实际重要性，并将其作为项目建设管理工作中的重要内容，明确档案收集、整理工作涉及的各个范围与各项内容，结合本次建设工程项目的实际情况以及分配的档案管理工作，尽可能让档案管理工作和项目管理工作同步进行，同步完成。保证档案管理工作能够在项目整个建设过程中贯彻，从而提升档案管理的实际效果。其次，档案管理工作和项目管理工作同步进行，若提供或收集的资料中存在问题，相应建设人员可及时帮助档案管理人员纠正修整，可提升档案资料的可信度与真实性。档案管理人员还可结合项目建设进度，调整档案收集整理速度，保证档案管理工作的整体效率。最后，工程建设完成，检查工程质量的时候，还可同时检查收集的档案资料，并进行准确汇总分析，明确工程质量，明确档案质量，从而保证项目档案的完整性、全面性及真实性。

油气田建设工程项目档案资料管理工作中还存在很多问题，这些问题无疑会影响档案资料实际价值，也会对工程项目质量审查造成不良影响，甚至会对整个项目质量造成不良影响。所以，须结合已知问题，解决相应问题。