浅析办公自动化与办公室文书工作发展

文｜刘金龙

在办公室文书工作中对办公自动化设备的应用，能够提升工作便捷性，对工作效率可以有效提升。但另一方面，应用办公自动化设备，对于工作人员不同方面要求也更高。

一、办公室文书工作办公自动化重要作用

在新的时代背景下，办公室文书工作逐渐倾向于现代化、无纸化办公模式，企业对自动化办公也越来越重视。所谓办公自动化，即是将现代化办公与计算机技术相结合，将新技术、新舍尔必应用到传统办公室之中。借助上述方式，能够优化现阶段管理组织结构，完善管理体制，对工作效率提升的同事，还能够对办公能力有效协同，保证决策的一致性。现阶段，办公室核心内容之一即是文书工作，该工作相对比较复杂，涉及撰写、审核、校印、分发、承办等多个过程，且不同过程之间都有紧密的联系。处理日常事务、对不同部门信息交流处理、对文件审核、传输、储存等内容处理都是办公自动化主要应用的方面。

促进办公室文书工作自动化发展，有重要的作用和意义，主要体现在以下方面：其一，促进办公室文书工作办公自动化，能够体现以人为本的观念，从而推动文书工作人性化、智能化发展。计算机平台应用智能化人机一体工作，能够对办公人员工作负担有效降低，降低办公人员的负担，提升工作人员学习新技术、新工作方式的积极性，以正确的态度对待办公自动化，完善工作思路。其二，促进办公自动化，能够适应现阶段高效率的工作要求。现阶段，计算机工作体系包含十分丰富、复杂的内容，因此不同企业的办公效率也需要提升，为了与时代发展相契合，势必需要充分应用自动化办公的优势，如服务多样化、存储量高以及办公速度快等，对不同类型工作有效辅助。另一方面，伴随不同办公设备、办公方式的应用，文书工作也应有更高的质量，在对工作速度保证的同时，还需要降低失误的情况，借助计算机系统精确处理相关的数据、文字等内容。

二、现阶段办公室文书工作办公自动化发展

（一）办公自动化对办公室文书工作影响

现阶段办公室文书工作一个明显的发展趋势，即是转变传统文书工作为自动化办公方式。近些年，伴随网络信息技术、经济社会进步发展，很多单位、企业越发重视办公自动化，且在实际工作中办公自动化的应用也越来越广泛。以往办公室文书工作对纸笔、电话等实体工具应用比较普遍，伴随办公自动化发展，上述实体工具的应用越来越少，且半无纸化模式逐渐被全无纸化代替，计算机技术能够处理企业、单位发展过程中能够多个方面工作。在此基础上，上述趋势使得办公室文员的工作要求、管理人员的综合素质也更高。

对自动化办公系统应用，还能够实现系统文档一体化。在以往管理办公文件过程中，一般都需要管理人员收集整理后，再对档案存放，很容易导致文件凌乱分散的情况。一方面，借助自动化办公系统，能够实现档案系统化管理。另一方面，档案与办公文件之间有更加模糊的界限，能够对OA 系统建立，更加便捷管理文档和文件。

对办公自动化应用，还能够提升公文流转的安全性、稳定性。常规情况下，企业、单位应用的网络都是专业网络，与外网物理隔离，专业网络能欧对不同单位之间安全应用，从而保证更加方便的流转。借助内网系统，能够增加不同文件管理功能，实现文件的全过程管理，同时在对文件处理后，能够保证及时流转文件，而在流转过程中，能够实施监督文件的流转情况。在上述基础上，对内网系统应用，还可以提升操作平台的灵活性、可视化，结合不同单位、企业部门的具体需求、情况，制定相应的功能，对文书工作步骤简化，还有利于提升工作便利性，对公文文件流转的安全性、处理便捷性可以有效提升。

现阶段，办公自动化一般借助文件处理设备、通信工具以及网络技术，完成不同方面工作。与社会发展相结合，未来办公室文书工作，更倾向于智能化、数字化发展，借助应用设备以及先进技术，对文件、图像以及声音的处理更加智能，在基于数字网络环境中，对工作项目优化整合。促进现代化工作系统建设，能够更加合理地配置信息、人力资源等方面情况，还有利于增强工作人员的主观能动性，从而促进办公自动化进一步发展。

（二）办公自动化对工作人员要求

在办公室文书工作中，文书工作人员在其中发挥着十分重要的作用，需要保证其具备较高的政治水平、服务水平以及技术水平。在此基础上，文书工作人员还需要对国家的规章制度进行有效传达，提升经验交流、信息传递的速度。办公室文书的工作包括及时性、指导性、连续性以及广泛性特点，为了使办公自动化有效实现，对办公室文书工作效率提升，势必需要对文书工作人员素质有效提升。为了契合社会发展，需要提升文书工作人员的素质和要求，具体可以从以下方面入手：其一，提升文书工作人员道德修养以及政治素养。企业基本素养能够由文书工作体现，因此文书工作人员需要保证自身正确的政治方向，树立正确的人生观念和价值观念。其二，还需要促进文书工作人员自身为人民服务观念的树立，树立正确的思想作风、工作作风，强化责任意识，对工作效率有效提升。其三，需要保证文书工作人员较高的文化素质。对于文书工作人员而言，需要与大量的文字、文章等接触，且涉及的内容、领域复杂性比较高，包括协定、法律、合同等，为了保证工作顺利完成，促进企业健康发展，需要保证文书工作人员具有一定的文化素养。其四，较高的业务素质。在保证职业道德素养、思想政治素养基础上，还需要保证工作人员剧本较高的业务素质，与本岗位需求相契合。对于文书工作人员而言，需要对专业素质知识掌握的同时，保证自身较高的综合处理能力、校对能力、文字书写能力等。特别对于现阶段的办公室文书工作，不同自动化设备应用都越来越广泛，因此需要保证文书工作人员充分掌握不同设备的应用方法，从而有效提升文书工作效率。

三、优化办公自动化应用策略

（一）强化工作人员培训工作

上文提及，文书工作涉及内容、流程比较复杂，因此为了保证工作质量，需要保证工作人员的具有较高的责任心，并有效提升工作人员不同方面能力。为了提升工作人员的能力，企业、单位需要强化员工的培训工作，包括思想素质、技术方面的培训内容。在此基础上，企业、单位还要注意塑造正确的企业文化，以保证工作人员在良好的氛围之中开展相关方面工作。

（二）优化业务指导工作

提升办公室文书工作办公自动化水平的有效方式之一，即是优化工作人员的业务指导工作。可以借助师徒、结对子等方式进行相关指导工作，对实际工作过程中出现的问题有效解决，对工作人员综合素质有效提升。指导的方式如会议指导、重点指导等。借助会议指导，能够对上级提出要求有效落实，对工作内容、重点及时掌握。同时相关工作人员也可以指派专门工作人员，针对办公室文书工作中的重点、关键内容进行相关指导工作，从而提升工作整改的效率。此外，针对办公室文书中不能解决的问题，也可以开展研讨班，共同研讨、分析问题，对优秀工作人员激励，从而提升工作人员的工作积极性、热情。

（三）增加实践活动

对于文书工作人员而言，提升工作人员素质重要途径之一，即是实践锻炼。在实践活动之中，工作人员不断研究本职工作，能够不断提升自身的工作能力，为后续办公室文书工作奠定良好的基础。在此基础上，还可以开展不同竞赛活动，对文书工作人员热情有效调动，从而强化办公室文书工作信息化建设。

综上所述，为了适应时代发展，办公室文书工作中的办公自动化因此受到越来越多单位、企业的重视，且在企业中应用的范围也越来越广泛。为了适应上述趋势，优化办公自动化的应用，需要借助不同措施，对工作人员的素质水平、技术能力有效增强，推动办公自动化进一步发展。