制造业采购业务审计的难点及对策

李 鸽

(北京广利核系统工程有限公司，北京 100000)

采购业务是制造企业生产经营的基础性工作，在采购时常常会出现一些漏洞与问题，想要有效提升企业内控与财务管理水平，需要注重采购业务审计工作，以防发生资金浪费问题。制造企业不断完善和优化采购业务审计工作，可以暴露贪污腐败问题，对内控弱点与不足进行揭露，能够有效避免虚假采购、虚假付款、虚假出库等行为，有效保证采购业务合理性、合规性。因此，在工作中，企业需要结合实际情况，深入分析当下采购业务审计难点，并制定科学合理的解决对策，对采购业务进行完善与规范，构建完善的采购业务内控制度，尽可能规避风险，控制生产经营成本，促进企业更好发展。

一、制造业采购业务审计的难点

1.审计规章制度有待完善

最近几年，虽然制造企业得到了迅猛的发展，采购业务审计工作也逐渐规范，但是仍然有部分企业的审计制度缺乏规范性，审计工作标准和程序规范不够严谨。因为没有工作操作标准，导致审计工作水平难以得到有效提升，也无法严格履行国家审计标准内容[1]。例如：审计人员没有根据采购物资种类，分类与对比采购审计合同；在修改合同时没有和采购部门之间进行有效交流，等等。在这样的工作习惯下，审计工作混乱无序，不规范不专业，难以提升企业经济效益，实现管理目标。

2.审计部门独立性相对较差

审计工作最为关键的一个特征就是独立性，但是现阶段在很多企业的部门组织架构中，审计部门都是由管理层领导，其需要监督评价领导从事的经营活动，还需要被管理层领导，导致独立性较差，在审计时难以实现公正客观，导致审计结论不够可靠和完整。

3.审计人员专业性有待提升

随着制造企业不断发展，生产规模逐渐扩大，采购数量与次数不断增加，随之审计部门的责任也越来越多，这就需要审计人员具备会计和审计等多方面财会类知识。但是在实际招聘与录用审计人员时并没有进行细致安排与周密考察，很多审计人员都没有接受过系统的培训，知识储备单一，没有系统学习审计理论，缺乏审计思维，审计职业判断力较低，严重影响到了审计工作水平[2]。

4.采购业务审计方法较为简单

现阶段，在很多企业中，审计工作都是停留在财务审计阶段，侧重于财务会计报表和相关经济指标，很少利用经营过程分析技术，在信息技术应用方面也停留在Word和Excel，审计方法与技术落后简单，难以有效应对风险。

二、制造业采购业务审计的对策

1.对采购业务审计相关制度进行完善

第一，对已有采购业务审计制度进行完善。随着制造企业不断发展，采购项目变得越来越多，很多企业都已经制定了采购审查办法，具体规定了采购种类、审计方案编制、采购价格符合等内容。但是，很少有企业把物资验收、供应商资质选择合理性审查、采购付款等相关要求进行规定。因此，在实际工作中，企业管理层需要基于现有的审查办法，添加物资验收、供应商资质选择合理性审查、采购付款等相关要求。此外，应利用简洁明了的形式，表述清除采购程序和采购过程审计重点项目[3]。第二，新建采购业务审计制度。现阶段，很多企业审计工作内容较为陈旧、不成体系、规定较为笼统，很难实质性指导采购审计工作的实施。因此，在企业需要在完善现有审计办法的基础上，不断结合业务需求和实际情况，新建审计管理办法。例如，物资采购合同归档整理方法、供应商选择合理性审查方法、审计底稿和报告管理办法等，进而保证采购业务审计制度化和体系化。第三，制定采购业务审计配套制度。想要有效提升采购业务审计水平，需要由完善的审计制度作为指引，还需要有一套和其配套的制度和政策。例如，审计人员继续教育培训计划、审计人员职业道德规范具体调理、采购审计质量评估指标、审计日记账办法、审计结果执行办法等，进而保证采购业务审计可以实现有序、高效的开展，充分发挥出审计的职能，辅助企业更好地开展管理工作。

2.优化审计部门设置和人员聘用工作

制造企业采购业务审计的独立性是非常关键的，而其独立性主要体现在两个层面。一是行政关系独立。就是审计机构设置模式和在企业组织架构中的地位，需要独立于业务管理部门，只有处在独立和理想的位置，才可以基于客观、全局角度，对企业运营进行有效管控，对企业管理者管控风险客观需求进行满足。二是审计人员独立职业判断。就是审计过程和审计结果独立于主观意志，不会被审计人员情绪所影响[4]。

现阶段，大部分制造企业审计机构都是隶属财务部门，独立性较差，在这样的组织架构形势下，其他部门人员认为提供审计证据不属于自身的工作范围，不愿意花费时间配合审计工作，以至于审计过程和审计结果收到影响，难以对企业问题和风险进行及时反馈。因此，在实际工作中，企业应结合当下人员组织结构，优化审计部门设置，以董事会为首，下设内部审计部门和总经办，总经办下设业务部门和职能部门。这样的机构设置有助于股东、高层、部门的信息交流，保证交流流畅性，可以使各级了解信息内涵，也有助于审计后期跟踪和信息反馈改进。与此同时，在执行财务制度和日常管理工作中，通过这样的机构设置，可以实现快速有效反应，提升审计工作专业化和日常化，充分发挥出监督和支持决策作用。

此外，为了保证审计人员职业判断独立，企业在审计人员任命方面需要贯彻落实严格的准入制度，以防自己审自己的情况出现。与此同时，不要对和审计事项、被审部门有矛盾和利益的人员进行任用，进而保证审计人员独立性、客观性。

3.注重采购业务审计队伍建设工作

在制造企业采购业务审计工作中，审计人员的专业胜任能力直接影响到审计工作情况，影响着审计计划、审计方法、审计程序利用的科学性与合理性。最近几年，随着制造企业的不断发展，经营业务变得越来越复杂，规模不断扩大，采购金额与数量也在不断增加，这对于审计人员的知识水平、技能水平提出了更高的要求，需要不断进行学习，强化自身审计专业技能与综合素质，深入研究采购流程管理和市场行情[5]。

首先，企业可以定期开展审计人员培训和教育活动。现阶段制造业形势、国家相关政策、采购审计方法等发展较快，在面对该种环境，审计人员涉猎的领域逐渐变得广泛，要求审计人员具有较高审计能力。因此，在实际工作中，企业应注重内部业务培训和后续教育，促使审计人员可以对企业所在行业和所处大环境情况进行了解，能够更好地对采购中审计风险进行把控，保证审计效率。与此同时，企业还需要注重对审计人员的职业道德教育，促使审计人员可以严格根据相关准则和规章制度开展工作，注重对审计人员的审计信息技术技能教育，促使审计人员可以对审计软件系统、大数据信息平台进行熟练应用，进而有效提升审计业务和数据统计以及分析工作的质量。

其次，贯彻落实交叉岗位跟班学习制度。第一，企业可以定期安排审计人员进入到采购部门中进行跟班学习，促使审计人员可以近距离和采购业务进行接触与感受，对采购流程、业务要点、市场现状、主要风险来源、控制情况进行了解。采购业务审计涉及一些敏感问题，想要降低内耗，审计部门应打破传统查处问题的审计理念和居高临下的审计模式束缚，利用参与性审计策略，避免放任自流和越俎代庖，坚持原则性和灵活性，获取采购部门理解与支持。在采购业务中，审计人员可以把每个环节应注意与防范的风险提示给采购人员，对采购业务流程进行完善，利用双向沟通，和采购人员形成良好的关系，一起对措施可行性进行分析，促使审计成果可以快速转化成为经济效益[6]。第二，企业可以定期安排采购人员进入到审计部门进行学习，利用采购审计项目实践，促使采购人员深入了解采购审计工作，帮助其树立风险管理意识，使其可以理解与支持审计工作。通过这样的措施，不仅可以有效保证审计与采购工作的顺利开展，还可以营造良好的企业文化氛围，促进各个部门之间的关系。

4.对信息化审计技术技能进行引入

在信息时代背景下，若制造企业可以充分利用信息技术的优势，那么可以有效提升自身的竞争力。在企业管理中，尤其是制造企业，采购业务审计涉及到物资流转的整个阶段，渠道繁多，涉及面广泛，审计工作难度较大，但是若企业可以灵活利用信息技术，创建审计业务平台，可以有效提升审计效率。结合采购业务审计特点，审计人员需要对当下市场中相对完善的审计软件进行熟练掌握，挑选出符合本企业采购审计的模块，进行使用。例如，在固定模块中，对统一规范的合同示范文本进行导出，可以对网络平台加以利用，和供应商创建合同网上签审系统，网络管理合同的操作运行。除了这些基本审计程序，企业可以结合自身实际情况，尝试创建完整、开放的审计法律法规查询系统，进而确保采购业务审计的每个环节都是合法合规的，这样不仅便于审计人员随时进行纠偏，还可以保证提出的审计意见有法可依，保证审计报告的权威性。此外，企业可以对云审计进行推广应用，采购部门人员、审计部门人员可以利用云存储功能，在固定的网络服务器中保存各种数据资料，如供应商信息、市场变动、物资情况等，审计人员可以通过云技术，在云端对这些信息进行直接获取，有效节省精力和时间，提升审计效率和质量[7]。

5.对采购业务审计的内容进行完善

首先，对供应商选择的合理性进行审查。在制造企业采购业务审计工作中，对供应商选择合理性进行审核是非常关键的一个环节，审计人员应通过穿行测试、现场拜访、实地调查、货比三家等形式，对供应商选择是否合理进行确定。在该过程中，除了分析数据，最为主要的就是供应商实地调查。在具体审计工作时，可以利用PDCA循环模式，涉及计划、实施、跟踪、效果评估这几点。在开展该项审计业务时，审计人员应重点关注以下风险，且严格根据相关审计程序开展工作。第一，针对供应商选择依据单一，没有比质比价多项选择风险，审计人员在审计时需要做好询问工作，询问采购人员选择供应商时选择了多少家作为备选，考虑哪些因素进行选择；并且应获取同期同批次供应商样品说明书，结合供应商报价单、合同、评估单，对供应商选择合理性进行评估。第二，针对供应商虚假报价风险，审计人员在审计时需要做好询问工作，询问采购人员对供应商候选确定的标准；基于候选供应商提供的样本质检报告，对运输距离等其他因素进行全面考虑，对报价进行比较，对是否存在异常情况和关联关系进行评估；对采购人员接受与处理供应商报价进行观察，对采购人员是否尽可能避免和发现舞弊进行审查[8]。第三，针对供应商调整后期批次采购价格风险，审计人员应对采购人员是否对物资市价波动情况进行实时监控；对不同时段采购凭证进行抽取，对凭证中采购价格和当时市场价是否存在显著差异进行复核，如果存在显著差异，需要对缘由进行查明；对管理层进行询问，是否分离采购定价职权与供应商选取职权；对相关规定进行查询，对其是否实现有效监督进行评价。第四，针对没有创建供应商回访制度风险，审计人员应对管理层进行询问，是否定期回访供应商和落实；获取供应商回访意见单，对其能否对供应商供货质量、期限、能力等真实反映进行审查。

其次，对采购合同审计进行规范。在审计采购合同时，审计人员需要对供应商资料进行获取，对供应商违约和档案管理混乱风险进行关注。在具体工作中，审计人员需要对合同签订程序规范性、合法性进行审查，是否坚持货比三家原则开展市场调查，是否了解供货商履约能力与信誉，是否在必要时现场考察供货商，是否经过组织法律部门和财会部门评审草签合同，等等。此外，审计部门需要对经办部门关系进行正确处理，其中包括生产制造部门、后勤仓储部门、技术部门。在实际审计工作中，需要让这些部门参与到审计工作中，对经办人和部门的看法、建议进行听取，避免主观臆断与滥用职权的情况。

最后，开展采购后续审计工作。后续审计可以实现全过程监管采购风险。因此，审计部门应详细规定和说明后续审计计划，进而保证后续审计顺利实施。第一，通过面谈、观察、询问等形式，对被审部门采购审计回复情况进行了解，对是否具有书面回复、回复充分性进行查看。第二，对采购审计建议采纳和落实情况进行审查，审计人员应对被审部门执行采购审计决定的进展进行掌握，对审计报告中建议可行性和是否可以实现预期效果进行了解。针对整改问题不到位、没有进行整改的，审计人员需要对原因进行分析，明确责任且上报到管理层。第三，对采购审计建议进行分析评估[9]。第四，对审计记录进行撰写，并对审计报告进行出具。第五，整理归档，整理归档采购审计文件和资料，以便于后续查询参考。

三、结语

总而言之，在新时代背景下，在制造企业采购业务中加强审计工作是非常重要的，不仅可以有效提升采购活动合理性和合规性，还可以有效控制经营成本，为企业带来更多的经济效益。现阶段，由于受到多种因素影响，制造业采购业务审计还存在一些问题，严重影响到了企业的长远发展。因此，在实际工作中，企业应给予采购业务审计工作足够重视，优化采购审计相关制度，优化审计部门设置和人员聘用，注重审计人员培训和教育，贯彻落实交叉岗位跟班学习制度，引入信息化审计技术，审查供应商选择合理性，加强采购合同审计和采购后续审计，进而从根本上提升采购业务审计水平，为企业内控和财务管理工作打下良好基础，促使企业长期稳定发展。