企业档案管理的管理措施及创新发展

杨 静

（中国建筑材料工业地质勘查中心山东总队 山东·济南 250100）

0 引言

档案管理是企业人财物历史信息的统计部门，是其他部门获取公司资料的主要渠道，科学规范的档案管理是企业发展的必备技能。在经济和科技迅速发展的今天，档案管理往往得不到重视，其发展逐渐滞后于企业发展需求，档案管理工作者需要在规范和巩固现有举措的基础上不断学习创新，结合企业发展现状，制定能够促进企业发展的新举措。

1 企业档案管理的作用

1.1 提高企业管理水平

企业档案是企业管理工作的依据和基础，管理者可以通过调阅企业档案，科学的地安排工作。企业档案囊括了企业人力物力财力各方面发展数据，是企业人事调动、设备管理、资金调配的重要依据。基于档案进行人事调动，可以更好地发挥企业的人员调配优势，整合人才；合理调配设备，可以更好地管理企业资产，将设备的作用最大化；根据各部门需求，合理划拨资金，可以规范企业财务管理，避免资金浪费。良好的档案管理可以提升企业管理水平，让企业的管理工作更加规范高效。

1.2 提供企业决策依据

企业的决策关系着企业未来发展的方向，决策者不仅需要对市场发展有着敏锐的嗅觉，也需要充分掌握企业本身发展概况，学会扬长避短，方能在市场竞争中获得先机。档案管理工作通过对企业各类资料的整理归纳，为管理者提供了详细的企业发展数据，可以让决策者掌握全局，结合企业现状制定出适合企业发展的策略，还为决策者提供了丰富的发展经验，可以让管理者参照企业以往的经验教训，少走弯路，提升策略制定的有效性。

1.3 保障企业信息安全

信息安全是现代企业格外重视的一项工作，无论是技术泄露还是人才与客户流失，都会给企业带来巨大损失。档案管理可以通过整合企业人力和技术资源，与员工签订相关协议并妥善保管，防止技术和客户资料泄露；保护好企业产权凭证，做好司法人员储备，防止技术和产权纠纷；做好重要文件的备份和存档，防止丢失。在科技快速发展的今天，档案管理要紧跟时代步伐，做好信息安全工作，保障企业信息安全。

1.4 见证企业发展

通过对企业以往发展资料的收集，企业档案见证了企业的发展历程，是一个企业一路走来的证明。档案管理的见证作用不仅有利于企业文化的建立，在与其他企业合作时也可以作为重要的信用凭证。档案既记录了企业的成长历程，也在无形中形成了一种企业文化。良好的企业文化可以营造融洽的工作氛围，提升员工凝聚力和认同感。一个有历史有底蕴的企业，在寻求商务合作时往往更有竞争力，其辉煌的发展历程会增加合作者的合作意向，促进企业间合作。

2 档案管理的管理措施

2.1 建立专业的档案管理机构

作为企业档案管理的执行部门，档案管理机构是为企业发展服务的。因此，在设立该机构之前要充分考虑到企业实际情况，根据企业的规模、性质、档案数量等做出合理规划。随着科技进步和企业的发展，档案管理工作的专业性逐渐增强，对从业人员的要求也逐步提高，在人员配备方面，企业要选拔和招聘具有专业知识及业务能力的人才。在机构设立方面，档案管理部门应该做到独立运行，拥有完善的领导机制，不应受其他部门或领导越级指挥。档案管理机构不仅是一个保存档案的部门，也是一个为企业提供强大数据信息支撑的部门。一个专业的档案管理机构，可以归纳整理企业的各项数据，配合其他部门开展工作，促进企业发展。

2.2 制定规范的档案管理制度

档案管理制度要严格按照相关法律规定并结合企业自身实际状况合理制定，不仅要合理合法，也不能脱离实际。档案管理制度要明确各方职责，从部门领导到一线工作者要有明确的规章制度约束和指导，做到有规可循，方便员工执行和责任落实。规范的档案管理制度不仅要符合当下企业发展的需要，也要结合时代发展和企业发展需求，不断完善创新。档案管理制度是档案管理者的标杆，制度是否科学规范，决定了档案管理工作的成功与否，因此，档案管理制度的制定者要博采众长、仔细考量，制定出一套科学合理、规范高效的管理制度。

2.3 保障档案的安全

保障档案安全是档案管理的首要任务，是企业信息安全的重要保障。档案按照其类型可分为纸质类和电子类。对于纸质档案的安全问题，要做好防潮、防火、防虫蛀等工作，将纸质档案按照年份或者类别归类存放并做好防盗和备份工作，组织工作人员学习相关知识，提升职业水平和业务能力。随着计算机和电子办公的发展，电子档案的数量逐渐增多，在简化了管理工作的同时，也为档案安全保障工作带来了挑战。对于电子档案的防护，首先在硬件方面要保证其安全可靠，做好定期检查和杀毒工作，构筑防火墙，防止黑客和同类企业入侵。在管理人员上，要做好职前调查，确保工作人员的职业素养，签署保密协议并进行定期培训，以降低档案从内部流出的可能性，防止企业核心档案泄露。

2.4 提升档案利用效率

企业档案建立的初衷便是服务于企业发展，如何提升档案使用效率是档案管理的发力点。企业档案囊括了企业过去与现在的各项数据，可以为管理者提供丰富的参考资料和经验，通过查阅企业档案，管理者可以节省大量时间，提升工作效率。如何提升档案的使用效率：首先，员工要做好档案的归类整理、检查更新和检索工作，方便使用者取阅。其次，档案管理部门因与其他部门积极沟通交流，让其他部门的工作者了解档案涵括的种类和作用，做好资源共享，在需要时可以及时提供，以帮助其更好的进行工作。企业档案管理者应该不断挖掘档案的潜力，把档案管理做成协助企业发展的工具书，为企业的现代化建设添砖加瓦。

3 企业档案管理的发展创新

3.1 做好设备更新换代

档案的存放设备是保障档案安全、提升档案管理水平的基础。在科技发展日新月异的今天，市场上提供了很多新型的档案处理设备，如多功能档案存储柜、电子档案馆等。很多企业档案由于年限较久，会出现纸张破损、标注损毁等状况，严重影响了档案的保存和调阅。在纸质档案的保存方面要及时修补破损缺失内容，更换档案存放设备，为档案提供更好的存放环境，保障纸质档案的安全，根据企业实际情况，可以将纸质档案整理扫描制成电子档案，以防止档案丢失和提高查阅效率。在电子档案方面采用最新的信息处理和存储设备，提升档案处理和存储能力，及时将老旧、故障设备进行替换升级，防止档案丢失。

3.2 加快企业档案数字化建设

企业档案的数字化建设是提升其使用效率、充分发挥作用的一项重要手段。随着自动办公的普及，传统的档案管理手段难以满足高速便捷的工作需要，数字化档案的管理优势逐渐凸显，相较于常规的管理措施，数字化档案管理可以更加方便快捷的调阅档案，让工作者更快地获取需要的资料，提升工作效率。档案数字化不是简单地把档案录入电脑，它要求管理工作者转变思维，积极采用最新的档案处理技术，将档案进行分析处理，纳入分类检索和层级调阅功能，最终形成一个集录入、分类、检索、查阅、反馈为一体的智能数字化系统。

3.3 培养专业的档案管理人才

档案管理工作往往繁杂枯燥，从业者在具备一定专业知识的前提下，还需要具备认真负责、脚踏实地等职业素养。专业的档案管理人才可以更好地处理企业档案，发挥档案管理的作用。企业可以通过员工培训，提升员工在专业知识方面的水平；组织员工交流，相互分享工作经验，取长补短，共同进步；通过外派学习，到档案管理工作优秀的单位学习先进的档案管理知识，博采众长，提升整体管理水平，打造学习型档案管理部门。档案管理是一个长期连续的工作，在人员结构方面要注意老中青结合，并注意做好衔接工作。

3.4 强化档案管理意识

档案管理虽然重要，却往往得不到重视。在管理者眼中，他们大多只是把档案管理看成存放一些资料的地方，不懂档案管理，更不知道档案管理的价值。在员工眼中，档案管理只不过是一个考核和收集工作材料的地方，只是一个无关紧要的部门。由于对档案管理工作的忽视，导致档案管理工作长期滞后于企业发展，并形成恶性循环，久而久之，档案管理便真的一无是处了。为发挥档案在企业发展中的作用，转变员工理念和强化档案管理意识尤为重要。作为企业的管理者，要主动学习档案管理知识，了解其重要性。建立档案管理部门与其它部门的沟通机制，发挥档案管理的作用。作为企业员工，要转变对档案管理的看法，思考其能为工作带来哪些便利并付诸行动。

3.5 提升服务能力

随着信息化的发展，要想提升企业的整体实力，就必须具备强大的信息收集和处理能力。企业的档案管理部门作为企业发展资料的存储机构，在不断提升自身能力的前提下，应该逐步向服务型部门转变，为其它部门提供强大的信息支持，以实现自身价值。作为汇聚企业发展各类数据的部门，应当及时处理好各项资料的整理工作，在收集整理档案的基础上，利用现代化的信息处理技术，结合各部门需求，制成有价值的数据资料并主动提供给相关部门。同时加强与企业各个部门的沟通，形成良性的供给与反馈机制，在合作中不断提升自身的业务能力，更好的服务于企业发展。提升服务意识不能只停留在口头上，要建立完善的考核机制，并与员工绩效考核挂钩，逐步转变员工服务理念，提升档案管理部门的服务能力。

4 结束语

企业档案记录了企业的过往，是一个企业的重要财富。做好档案管理不仅可以保存以往的发展凭证，也可以提升未来发展效率。档案管理工作经过先辈们的不断丰富创新，已经形成了一些优秀的方法和经验，但是随着经济和科技的进步，企业对于档案管理的要求也逐步提升，档案管理工作也需要推陈出新，不断完善，只有这样才能更好的服务与企业发展，实现档案管理的价值。