新时期企业档案管理优化策略探析

卢秀琳

（南平三江六岸投资开发有限公司，福建 南平 353000）

企业档案作为企业信息存储的主要方式，记录了企业运营发展的全过程，能够为企业决策提供具有可行性的数据分析，对企业的发展具有重要的推动作用。企业开展档案管理工作的意义在于利用档案为企业的发展提供服务。企业管理包含多个环节，其中重要的一环就是档案管理。因此，提高企业档案管理人员的素质，有助于推动企业实现可持续发展。

一、档案管理人员基本素质的内涵

以人为本是科学发展观的核心，为人民服务是党的根本宗旨，这一观点在新时期档案管理工作中也同样占有重要地位。企业档案在整个企业运行进展及操作过程中有重要意义。因此，档案管理工作人员分更应该要具备严格保守国家政治机密的素质。将提高思想与政治修为作为企业档案管理工作中的重点内容，政治素养对企业的作用不仅表现在实际工作中，更多的是来自方针思想政策的制定与整体发展方向的管理。根据目前企业档案管理工作的实际发展状况来看，不仅需要对政治决策方向进行确定，还需要重视政治建设在档案管理工作中的作用，将思想建设作为基准，以此促进企业档案管理工作的可持续发展。

提升企业档案管理工作人员的政治教育工作及思想意识是保障档案管理人员基本素质提升的关键。马克思主义原理与中国共产党的思想政治建设理论有直接关系，所以，在提高档案管理人员基本素质时，应该将马克思主义理论中的精髓内容融入其中，以此加深档案管理工作者对思政内容的了解。在档案管理工作中融入思政内容时，企业档案管理工作人员应该端正学习态度，并对所学内容认真整理与记忆，从而促进档案管理人员基本素质的有效提升。

二、当前企业档案管理过程中存在的主要问题

1.工作人员意识较为落后

企业档案管理工作相对来讲比较枯燥，工作内容比较单一，档案管理部门工作人员每天重复着进行档案整理、收集、归纳、摆放、记录等工作。长此以往，工作人员会产生疲惫心理和烦躁情绪，认为档案管理工作在企业管理中并不重要，逐渐对工作出现懈怠情绪，导致企业档案资料缺页、缺字现象频发。除了基本的文化素质，档案管理人员还要具备良好的沟通、写作及逻辑思维能力，这些方面很多档案管理人员有欠缺。另外，信息技术快速发展推动了档案信息化建设，为档案管理质量提升提供了契机，同时，也对档案管理人员提出了更高要求。

2.档案管理制度存在缺失

因为档案管理人员的意识和思想出现了偏差，对档案管理的相关规定不以为意，不完善的档案管理制度会导致大部分企业资料及信息没能及时收集和整理，整理好的档案也会出现缺少关键信息等问题，规章条款与企业实际运行状况也没有系统整理。实践证明，企业档案管理制度一旦出现漏洞，企业档案欠缺完整性，就不能给企业未来发展与规划提供有效数据[1]。

3.档案存放环境较差

对企业档案管理环境进行检测时，国内大多数企业档案管理部门都不合格，例如，没有陈列摆放档案的柜子，档案多是单页没有经过装订，容易混淆，无形中为查找档案的工作人员增添了工作压力，这不仅浪费时间，也影响效率。在炎热的夏季，受天气因素所影响，会聚集害虫，虽然破坏力不大，但也需要采取杀虫措施进行预防，避免出现档案被害虫蛀咬的现象。

三、企业档案管理出现问题的原因分析

1.部门领导忽视了档案的重要性

不论是何种行业，领导的意识与行为会直接影响下属员工的工作执行情况。同理，企业档案管理工作人员对档案管理意识相对薄弱，是因为直属领导在这方面也没有过多在意，或是领导在档案管理方面所投入的经费有限，使得相关设备老化，没能及时更新，这也会直接影响到档案管理员工的工作状态和工作积极性。

2.工作人员的综合素质参差不齐

通过检测与分析档案管理部门的工作状态，结果令人失望，调查报告显示，大部分档案管理部门的工作人员在工作前，并没有经过专业的学习与训练，专业知识及专业素养都有所欠缺。所以，档案管理部门的工作人员思想落后、对知识的掌握和了解匮乏，文化程度参差不齐，在工作过程中缺乏沟通，使得档案管理工作效率低下[2]。

四、加强企业档案管理的有效策略

1.增强工作人员对档案的重视度

要想有效加强管理人员对档案管理的重视程度，应该先要改变领导的观念与认知，以此转变工作人员的工作态度。领导需要对档案管理工作的具体内容和详细情况进行系统地掌握与了解，清楚档案管理工作在企业管理与运行中的重要作用。如果发生工作文件丢失或者过期现象，通过查找档案信息就能够找到原文件，减少了一定工作压力，也提高了工作效率。所以，领导应该认识到档案管理的重要性，并向工作人员明确传达，使得档案管理工作人员增强工作态度和工作意识。档案管理部门领导应该要制定详细的工作规范守则，并对工作人员进行定期考核与培训，使得档案管理工作人员在端正工作态度的基础上，明确工作内容，进而提升档案管理工作效率。此外，工作人员需要提升自身的综合素养与专业能力，明确档案管理工作的主要任务，对工作进行妥善安排，确定工作目标。在保障档案管理工作顺利运行的基础上，兼顾企业实际运行状况，以此保证档案管理工作的创新发展。

2.加大硬件设备的投入力度

企业档案管理工作不论是工作内容还是工作模式都比较单一，工作人员缺乏工作热情。为改变档案管理员工的工作状态，提升工作积极性，档案管理部门应该引进硬件设施，并对其不断优化与更新，通过改善档案管理工作人员的工作条件，进而激发员工认真工作的态度，档案管理工作也能顺利开展。

3.完善基础设施、保证科学发展

企业档案管理工作关乎于劳动者的切身利益，可以说是一个庞大而有复杂的系统工程，所涉及的范围比较广泛，影响较为深远。故档案管理工作不能单单只靠一个部门处理和完成，需要各部门、各级管理层人员共同合作参与。档案管理部门作为企业运行管理的核心，应该有责任和义务承担起相应的社会职责。对档案管理工作进行严格的规范和监管，对档案管理工作人员实施定期考核与培训，以提高档案管理工作人员的职业素养和工作能力。档案管理工作人员的素质优劣程度，能够直接反映企业档案管理工作质量。企业还需要建立完善的档案管理设备设施，以满足社会发展的实际需求，提升档案管理工作人员的工作能力与服务意识，以适应公共社会对档案的需求，且始终遵守档案管理工作的基本准则[3]。

影响与制约企业档案管理工作正常运转的根本原因在于，档案管理工作人员的综合素质及工作能力的不足与缺失。所以，需要档案管理部门领导加以重视并及时规范，增强对档案管理工作人员的培训力度，加快培训速度，培养一支优秀的档案管理队伍。企业还需要定期对工作人员的业务熟练程度进行抽查及考核，并设置奖罚机制。始终坚持以科学发展观为基本原则，引入档案基础管理的设备设施，档案管理工作需要投入大量优秀管理人才与硬件设施，才能够更好地服务社会、实现社会监管。企业档案管理工作坚持全心全意为人民服务的宗旨，其自身价值难以使用经济数额来进行衡量。

企业档案管理部门想要正常运转，就需要社会各界的力量支持，完善基础设施建设，还需要保证档案管理工作人员的工作积极性与工作态度，才能实现档案管理工作的进一步发展，档案部门提供优质高效的档案信息服务，很大程度上为实现社会和谐与民生富足创造了便利。现阶段，档案管理工作还需要不断地摸索、不断的实践，同样需要档案管理工作人员付出艰苦的努力。由于档案管理工作在传统模式下管理方法较为单一，所以在档案管理体系中融入现代化信息技术，能够有效提升企业档案管理工作的效率，并遵循科学发展的原则，实现档案管理工作服务社会的根本目的。

五、结语

新时期，企业档案管理工愈发重要，企业要不断增强档案管理工作人员的责任心与职业素养、建立健全奖罚机制、引进和优化硬件设备设施，维护企业的正常运转，促进企业进一步发展。档案管理工作人员，应该热爱本职工作，紧跟时代步伐，全面提升自身的素质，以适应新时期档案工作的要求，为社会发展做出贡献。