集团企业电子文件管理现状及策略探讨

黄爱华

（广东女子职业技术学院，广东 广州 511450）

一、集团企业电子文件管理现状

集团企业是以母公司为基础，以产权关系为纽带，通过合资、合作或股权投资等方式把三个及三个以上的独立企业法人联系在一起就形成了集团。企业集团都是由若干相互联系、相互作用的子公司组成的复杂系统，在这个大系统内各要素间的互动和协同，使系统产生了创新和发展的推动力量，通过集团内部的协同效应，创造1+1>2的效应。

电子文件是相对纸质文件而言，在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。

数字化技术的高速发展大大提高了企业的工作效率和管控能力，极大地促进了企业的集团化和规模化发展。但随着集团企业规模不断扩大，数字化技术产生的电子文件的管理难度也越来越大，跨地域、跨行业的各下属企业之间电子文件成果共享和防止泄密等问题，已成为集团企业进一步发展的瓶颈。清华紫光软件系统有限公司档案事业部总经理季雪刚认为：“企业电子文件管理面临巨大的挑战，电子文件的证据地位未立，电子文件大量流失，电子文件信息资源分散，电子文件长期保存难题，电子文件信息安全状况堪忧，文件信息孤岛面临深化风险，信息资源增值服务能力低下”[2]。

在国外，对于电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，在管理思想、管理模式、技术标准、软件的开发与应用等方面已积累了丰富的经验。目前研究的热点主要有以下几方面：（1）基于国家战略的电子文件管理顶层设计；（2）基于集中管理的电子文件保管模式；（3）电子文件证据价值的保证研究；（4）电子文件管理的国际化与标准化。而国内也在大量深入消化吸收国际前沿研究成果的基础上，开展了电子文件管理战略、电子文件风险管理、电子文件共享机制和标准化等方面的研究，正在逐渐形成有中国特色的电子文件管理体制、机制、业务方法和技术路线[3]。

尽管国内外在电子文件管理方面均有较深的研究，但不难发现：（1）以往的研究大部分都集中在专业电子档案（馆）的管理方面，而针对集团企业电子文件管理方面研究却非常少。专业电子档案管理更注重专业领域内容，例如：人事电子档案工作，会计电子档案工作等。而集团企业电子档案管理是针对集团各子企业之间的生产、经营、管理等业务流程进行的综合性管理，两者性质的不同，专业电子档案管理研究成果很难为集团企业所用，导致集团企业电子文件管理水平低下；（2）电子文件管理的目的则是更好实现共享与安全，而以往的电子文件管理研究较多地将共享和安全分开单独研究，未能从更高的层面上将两者有机地结合起来研究；（3）虽然国内外开展基于国家战略的电子文件管理顶层设计，但关于集团企业的顶层设计研究未曾提及；（4）国内在电子档案的标准化方面制定了一些标准，但在集团企业电子文件标准方面几乎是空白；（5）以往的企业电子文件管理研究，主要集中在理论概括论述方面，较多局限在电子文件归档制度建设、文档管理内部管理方面研究，应用层面的研究只停留在浅层次上，具体软件开发设计更是少之又少。

二、研究集团企业电子文件管理的重要意义

鉴于目前国内集团企业电子文件管理现状以及社会发展需要，研究集团企业电子文件管理具有重要的理论和实践意义：

（1）由于集团企业电子文件的管理必须和集团企业的业务流程进行紧密结合，才能发挥它的最大功能，因此比专业的档案管理系统更加复杂，更有其特殊性。而长期以来大家只关注专业电子档案管理的研究，而忽视了对集团企业电子文件管理研究，因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制理论上的深入研究，具有较好的原创性、前沿性，有助于进一步丰富企业电子文件管理的理论。

（2）近年来，国内信息技术发展非常迅猛，许多大型集团企业都建立了集团内的管理信息系统。但目前国内企业构建的管理信息系统一般比较强调业务流程的规范、信息的沟通传递以及数据的统计分析，往往忽视对电子文件的管理。因此，管理信息系统的应用虽然极大地提高了工作效率，加强了集团内部的联系，提高了集团对下属各企业的管控能力，但却对每天不断产生的电子文档缺乏有效的管理手段，导致大量信息无法进行充分共享和利用，并可能丢失或泄露，进而严重影响集团企业的进一步发展。如何解决集团企业电子文件管理中所面临的困难是迫在眉睫之事，因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制研究具有非常重要的现实意义。

三、开展集团企业电子文件管理研究的基本思路

（一）应从集团企业特点出发

集团企业具有子公司层级多、业务流程复杂等特点。集团企业层级多，业务流程复杂，导致其电子档案管理存在信息风险大、信息黑洞多、信息管理复杂等难题。以往的研究大多以专业档案馆为基础，真正以集团企业电子文件管理为基础的研究不多，而集团企业的电子文件管理与业务流程关系密切，与专业档案管理的要求和模式具有本质的区别。因此，电子文件管理研究应在专业档案馆的研究基础上，并结合集团企业业务流程的特点，才能够真正符合企业应用的需求。

（二）理论研究应与实践相结合

以往的研究绝大多数都是从理论方面对电子文件管理进行分析与探讨，在应用层面上涉及较少。由于企业与专业的档案馆有很大不同，各企业间在行业、地域及管理模式上均有各自特点，因此对集团企业电子文件管理模式与共享机制进行研究应以集团企业管理系统开发相结合，理论与实践相结合的方法才能真正为企业所用。

四、实施集团企业电子文件管理的策略

（一）顶层设计管理

顶层设计是运用系统论的方法，从全局的角度，对某项任务或者某个项目的各方面、各层次、各要素统筹规划，以集中有效资源，高效快捷地实现目标[4]。以往的电子文件管理理论与软件设计往往只是关注电子文件管理的某个方面进行研究和设计，缺少电子文件管理模式的顶层设计，导致多数集团企业电子文件管理架构不合理。因此，要从整体的角度规划集团企业电子文件管理模式与共享机制，集团企业应设计本集团内部的电子文件标准规范，将电子文件顶层设计、业务流程、标准化和访问安全等有机地结合起来，使得电子文件管理能够安全、高效、有序地进行。

（二）相对集中与相对分散管理

集团企业电子文件管理与专业档案管理有本质的区别，企业电子文件包括分布在集团各企业、各部门的电脑或磁盘中的电子文档，可划分为归档文件和非归档文件两类。目前，很多企业管理信息系统中集成了专业电子档案管理模块进行电子文件的管理，而专业档案管理模块一般采用的是集中管理模式，未考虑企业电子文件管理相对专业档案管理的特殊性，并且集团企业因地域、业务和管理模式存很大差别，电子文件采用集中管理模式效果并不理想，而针对集团企业特点采用相对集中与相对分散的电子文件管理模式则效果很好。因此，相对集中与相对分散管理的创新模式是适应集团企业电子文件管理特点的要求。

（三）基于国际标准的标准化管理

电子文件的标准化是实现集团信息资源共享的前提基础。由于未能做到标准化，集团各企业间、各部门间电子文件格式彼此不配套，导致电子文件的归集和共享难度非常大，更不用说与外界信息的对接。随着社会高速发展，集团企业与外界之间电子文件共享的需求将会更加迫切，因此电子文件管理标准化设计应具有前瞻性，应从高目标和高要求来规划企业标准，将国际标准为目标进行企业标准化设计是发展方向和目标。

（四）电子文件安全机制管理

电子文件管理系统及由其处理、传输和存储的电子文件的安全性是电子文件共享基础，但由于目前电子文件管理系统安全机制设计还不完善，在非授权访问、病毒攻击等方面未能确保电子文件完整性，导致电子文件共享受到严重影响，因此电子文件安全机制设计是实现电子文件共享的关键环节。而当前电子文件安全机制设计重难点在于如何建立集团企业电子文件交换安全共享机制，实现基于互联网的电子文件管理在线服务和并妥善处理电子文件私密与共享管理关系等环节。