企业过程文件归档问题研究——以核电企业为例

梁 莉

（中广核工程有限公司，广东 深圳 518000）

以数据为中心的信息化转型是核电工程建设管理转型提升的重要支撑。核电建设企业在最近十年的发展中，伴随着新技术日新月异，信息流转无纸化已经普及，业务流程信息化也覆盖全部业务。从基于整体业务架构建立的包含财务、人资、商务等业务的统一工作流程（unified process management system）到基于微流程建立的文件邮寄、盖章申请，工作基本实现了流程化。核电企业从职能管理到现场施工的各个业务层面，数据流从发起到实施、存储都是流畅的。但每一个系统的建立都是以自己的业务方向作为导向进行考虑，建立系统的目标仅仅是满足业务需求，并不会主动考虑数据归档问题。没有归档步骤的业务流程，其数据在业务完成后仍以原态保存，未做整理的数据不具备整合、挖掘和分享功能，无法实现全面可追溯性。各个系统之间各自为政，也造成大数据之间的关联紧密度低，数据的价值无法实现最大化。

企业文档部门的业务定位是对信息进行收集、整理、保管并提供查考和利用，在过去较长时间内，核电文档管理部门在收发文件的同时自动收集信息并归档，而公司业务过程中不需要文档部门参与的部分，数据容易遗漏在归档范围外。

笔者尝试从过程文件产生的过程、已有的归档措施、归档中的缺失以及各部门对待过程文件归档的态度上差异，探讨过程文件归档中存在的问题，并在此基础上提出可能的解决方案。

一、业务流程信息化的特点

编制人在线发起流程，系统自动生成标准模板，便于编、校、审、批和全流程跟踪，尤其便于需要异地协同工作的公司和业务。系统如在建立时确定了归档规则并与文档系统建立起接口，数据都能自动或者批量进行归档，无须人为参与。业务系统数据的归档，除了提取整理电子元数据，使其具备排序，分类的可能，属性完整的数据同步至文档系统，还应该将身份认证信息、业务的编制、校核、审批，分发办理等过程信息同时进行归档，由此改变纸质归档和只归档最终生效文件中，不易查证业务流转过程信息的短板。

业务受制于系统功能的完善和准确。如果实际业务流程有变化，信息系统流程就需要进行相应修改，但信息系统流程变更时间长，变更完成前，业务流程无法开展，造成所有工作暂停直至系统改造完成。而线下流程具有相对灵活性，可以及时根据组织机构和人员变动及时调整。部分业务流程不需要形成常用可归档模板文件形式，造成归档文件样式与文档管理的要求存在差异。

二、企业各部门在文档管理中的角色和相互关系

核电建设企业的业务复杂，文件类型多，接口单位众多。为了适应信息化发展，每个部门都有建立可满足本部门业务要求的系统需求。由业务部门提出需求，再由信息支持部门根据需求建立符合要求的系统提供利用，并提供后期的优化和运维服务。业务数据如跨部门或对外流转，则可能需要文档管理部门参与，按照相关规定对数据进行规范后，运转数据并进行归档。业务部门、信息支持部门、文档管理部门三个角色在信息化系统建立的过程中，常常演变为对立关系：需求提出方提出需求志在尽善尽美，需求实现的过程中还可能要求信息支持部门变更需求甚至推翻重来；系统开发方（信息支持部门）希望业务需求一次性提出完整并且越简洁越好；文档管理部门希望系统自动化率高，能自动对数据的完整准确性进行校验，并能与文档管理系统自动对接，完成数据的移交归档甚至分类、组卷，人工干预越少越好。

在业务信息系统的建立过程中，需求提出方和实现方是不可或缺的，但是文档管理部门却可能不是所有系统建立过程中的必须参与方。缺少了文档管理部门的需求，就缺失了数据的闭环管理，数据归档和利用则无从谈起。而文档管理部门的需求之于业务部门，是业务流程完整性之外的锦上添花，之于信息支持部门，更是额外的需求，除非在公司管理上做了强制规定，否则极少有业务部门或者信息支持部门会主动将文档管理的相关需求纳入其中。

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中规定，信息化部门负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。但实际上，如果没有文档部门的要求，信息化部门在建立业务系统时，较少主动建立业务系统的文件归档功能。文档部门常在业务系统已经建立后，甚至在收到相关数据利用需求时，才获知系统缺少归档流程。在系统已经上线运行后再进行数据归档的改造，所需时间和难度大于系统建立初期就提出归档需求。

三、企业过程文件归档和利用现状

业务流程建立过程中一种常见错误思路是：数据都在系统中流转和保存，不会遗失，不需要归档。而这是大部分企业中业务流程过程文件归档的现状。没有文档部门参与建立并统一管理元数据的信息系统，所有的数据只存在于原流转系统，只有在该系统授权体系下并参与该流程的人才能对数据进行查找利用。受系统授权，人员变动和系统升级变更的影响，系统内的数据如果没有按照一定的标准归档、分类并按照文档管理部门的规则进行整理组卷，即使业务系统运转无碍，查找和利用系统内的原始数据也会随着时间推移变得越来越困难。

纸质文档时代，业务流程从形成、执行到归档、利用都有纸质载体，流程结束后保存这些纸质载体作为查考的依据顺其自然。但进入电子信息时代，除去需要对外交付的文件，内部的流程，如加盖公章、物资领用、年假申请，在发起、审批并执行完成后，因其查考利用的价值不大而归档难度较大，因此较少考虑最后归档的问题。而此类流程却是查证授权和许可的重要依据，在处理纠纷时有较大作用。

业务流程系统一般只根据业务流程的特点配置少数授权人角色进行适当的限制，并不会基于每一条数据进行授权，所以业务流程中的数据在利用上很难做到精准查找并做出适当的授权利用。而文档系统和文档利用的特点是对单个数据的管控，能够精准授权。

四、企业内部网站内容的归档

企业内部网站通常是作为文化宣传的平台，一般包含有通知、新闻报道、员工创作等栏目。在纸质文档时代，这些网页信息不在归档范围内，也很难归档。随着信息电子化，业务工作的过程归档有了可能性，也变得非常重要。企业的发展演化不仅仅应该只存在于旧式的红头文件和来往函件中。企业新闻、员工动态，甚至论坛中的匿名发言，都是企业发展的缩影。将网页与其他业务系统过程文件一同纳入归档的范围，更能追溯企业的发展轨迹。国家标准提供了元数据构建模型，但是对于网页的捕获、迁移和存档，一般企业还未有足够的重视，也没有成熟的归档方式。同时，也受制于人力和资金的投入，企业内部网站的归档并没有得到足够的关注。

五、企业流程系统归档措施研究

一是大型企业的文档部门已经在统一工作流程中的一些重要环节嵌入文档管理的节点。比如，文档管理作为合同支付必经的审批步骤，在最终验收支付之前，按照合同的要求对相关文件的完整准确性进行监督核查。参照这个做法，企业的业务系统在建立时，从需求审批阶段，就应该强制要求文档介入，由业务需求方与文档部门协商业务系统数据是否归档，如何归档，并将结论写入需求。没有文档签字认可，信息系统的需求不能进入实施阶段。这样才能有效避免业务系统过程数据流失在文档归档控制范围外。

二是已投产但未考虑电子信息数据归档的系统，应在信息技术支持部门的协助下，以事件为单位，按照文档部门的要求将文件元数据信息同步到文档系统中。主流方法是一个事件的所有数据均转换为方便查看的PDF文件，或者打包为ZIP或者RAR格式，归档时重点考虑元数据与文档系统相关属性的匹配，以方便检索利用。同时，需要关注归档数据与档案分类标准的一致性，避免对归档数据进行再加工。

三是企业可以在考虑机构设置时将文档管理和信息支持放置在一个部门，使其在业务上独立，但管理上一体化。当文档需求与信息化实现产生冲突时，能在管理上得到平衡。同时，部门业务交流的便捷性，也可以使两个部门对彼此的业务有更深入的了解并在此基础上产生理解。一个合格文档系统的建立，不仅需要信息支持部门充分了解文件运转，也需要文档部门对系统建立的架构有一定的了解，这将会减少需求沟通和实现时的矛盾。文档部门的工作在信息支持部门的帮助下，实现质的飞跃；信息支持部门在对信息系统的建立中通过对文档业务的理解，加深对系统的关联性、数据提供利用、数据整合的思考，减少信息系统建立时技术上的误区。

六、结语

档案管理，包括过程文件的管理，目的都是为了更好地服务于企业发展。在企业信息化发展的进程中，通过规范企业内部管理程序，调和部门矛盾，将信息系统的过程文件统一化规范存储，建立大数据平台。业务系统包括企业网页，电子数据在形成初始，移交、接收和利用的过程管理就应同步进行，以便更精准反映企业的发展。在元数据完整的数据平台中，所有的查考和利用需求都将得以实现。