费用报销电子化流程的重构、影响及前景展望

伍艳新

[摘 要]现阶段，财务的费用报销工作尚未能完全离开纸质文件凭证，实现全程电子化。基于此，本文立足于财务工作，对费用报销电子化流程进行探析。并在探索费用报销电子化的基本要求、现状、影响因素的基础上，展望费用报销电子化的发展前景，有利于实现费用报销电子化。

[关键词]费用报销电子化;远程办公;区块链;数字化货币;DC/EP

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.030

[中图分类号]R197.32[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）22-00-02

0     引 言

财务工作作为贯穿企业、各单位组织业务经營管理活动的核心工作，其中最基础的工作就是费用报销。费用报销全程电子化是实现完全远程办公的关键环节，核心是费用报销凭证电子化。

1     费用报销电子化的基本要求

现阶段，费用报销审核还以传统纸质文件凭证为依据。费用报销审核内容可分为业务真实可靠性审核、合法性审核和合规合理性审核。业务真实可靠性审核指真实可靠的业务费用才可以报销;合法性审核指国家法律法规的符合性审核;合规性审核指组织内部相关规章制度的符合性和业务合理性（或绩效）审核。真实可靠是费用报销凭证审核的前提，先有真实可靠的凭证，才有合法合规合理性的审核。由于现阶段电子数据存在极容易被篡改的风险，为判断报销凭证的真实可靠性，账务处理、费用报销、内外审计、税务稽查、对外业务办理、案件审查等实际业务操作中均以纸质原件为主要判断依据。因此，无论是在分散办公场所办公，还是集中财务中心办公，都离不开费用报销纸质凭证的传递。要实现报销凭证全面电子化，必须解决电子文档的真实可靠性这个限制性前提问题。

2     费用报销电子化的现状

在各方的努力下，文档电子化虽然取得了一定的成果，但并未打通全面的电子化道路。现阶段，在实践中，全社会的费用报销凭证仍以纸质凭证为准。即使是已全面推行电子化的普通增值税发票，也打印成纸质版再进行报销。多部门在不同角度和维度下对档案文件进行规范化指引，各类企业、组织机构也进行了实践探索，但令人遗憾的是，费用报销电子化仍未能实现全面普及。

2.1   受技术限制，鉴别电子文档数据真伪难

在区块链技术尚未普及前，电子数据虚假信息泛滥，而电子文档的真伪鉴别非常困难。以现阶段电子化程度最高的电子商务交易为例：涉及款项支付时，必须借助金融机构、支付宝、微信等支付机构作为可信赖的第三方处理电子支付信息。对于来源丰富的电子报销凭证，建设全国统一身份认证系统，建立权威、规范、可信的统一电子印章系统进而有效判断电子报销凭证真伪。在区块链技术实现高并发场景应用前，相关文档电子化实践探索以电子签名方法——数字签名为主，通过电子文档签发人的身份权威性认证鉴定电子文件的真伪。2019年4月26日，国务院在《关于在线政务服务的若干规定》（国令第716号）中提出建设全国统一身份认证系统和电子印章系统，打破了原有各个组织、单位各自组建身份权威性认证系统的局面。当各个市场主体均在同一个系统内有了统一的身份认证ID，各方签发的电子文档数据也就有了真实可靠的来源。相信当建立统一身份认证ID系统后，文档电子化的相关实践和应用场景定会迎来新的发展。

2.2   参与主体范围小

规范化文件虽然为解决电子凭证真实性问题提供了制度依据，但实践探索中的主力却基本为国企，鲜见有民企、外企参与。究其原因，主要受技术限制、经济利益考量等因素影响，但要打通技术通道，必须有足够大的探索实践主体基数作支撑。解决技术限制的前提条件后，需要大力引导社会资本、资源、人才进入，扩充该领域探索实践的主体基数，提高电子文档的权威性。

3     费用报销电子化流程的重构及影响

3.1   费用报销电子化流程的重构

3.1.1   传统纸质报销凭证流程

①费用支出申请;②费用支出授权批准;③业务产生的凭证传递到经办人;④费用报销凭证整理申请审核;⑤费用报销凭证传递至审核人;⑥费用报销凭证审核;⑦费用报销授权批准;⑧支付费用报销金额;⑨费用账务处理;⑩报销文档凭证整理和保管。

3.1.2   现代费用报销电子化流程

原纸质报销凭证流程中，已有一些步骤可以采用电子化处理：①②④⑦⑧⑨可通过内部办公软件、财务系统软件处理，

⑧可通过网上银行电子转账等电子支付方式处理;而涉及纸质凭证步骤：③⑤凭证的产生和传递，⑥凭证的审核，⑩凭证整理保管，在全面电子化的浪潮中则会发生巨大的变化。

3.2   费用报销电子化对行业的影响

涉及纸质凭证的产生、传递、保管的行业及企业将受到重大影响，如办公用纸、凭证用纸的印刷生产企业、打印机特别是针式打印机的生产企业、传递纸质凭证的物流快递企业（如文件发票寄送首选的顺丰快递），且文档仓库保管的岗位和仓库租赁服务将因纸质凭证被电子凭证替代而导致业务减少;而对应的电子化凭证产生、传递、收集整理保管的软件公司和硬件公司，以及提供各软件应用实施服务、流程再造服务的咨询公司将因此蓬勃发展。因为费用报销的各个业务步骤紧密联系，如果能突破报销流程中的某个节点，将催生统领全流程的“独角兽”企业。

3.2.1   涉及现在已采用电子化处理的步骤必将重塑

现有电子化处理步骤的办公软件、财务系统软件、发票开具软件、银行支付软件等均为独立的个体，相互间没有连通，所有的数据交互均通过工作人员从一个软件取得数据，筛选整理后再手工录入另外一个软件。未来解决了电子信息的可靠性问题后，技术限制将被解决，为提升效率，数据在各个软件间将会直接传递流通。

3.2.2   对行业内部管理的影响

想要提升效率，必须保证信息流动路径顺畅。关注新技术，在相关技术产品成熟时，及时应用新技术，调整人员岗位，节省成本，提升企业内部管理能力，增强企业竞争力。

3.2.3   行业岗位发生变化

当费用报销全流程电子化后，数据在各个软件中直接交互连通，出纳、凭证录入岗、报表编制岗、发票开具岗、日常报税岗这些主要将数据在各个软件主体中交互的岗位工作量将大大减少，岗位数量也必将大大減少。由于应用了区块链技术的审计岗位数据具有可追溯性和可信任性，真伪性审查工作将从凭证真伪性审查转变为业务逻辑合理性、业绩考核等审查;数据的全面电子化，使大数据应用更加深入，通过系统软件实现数据对碰、审计前移，所需的基础数据凭证真实性审计岗位将大大减少。未来具有逻辑推理思维、熟练掌握财务数据内在逻辑及会计准则，能够解读财税法规、进行税务筹划、分析财务经营数据的综合性岗位必将成为企业、组织财务人才需求

的主流。

3.2.4   法律法规、规范性文件不断更新完善

新的行业产生新的岗位，新的业务流程必然导致新的问题出现。无论是基于社会管理需要的法律法规，还是基于企业内部管理需要的规章制度，都要根据新的生产关系、新的行业岗位、新的业务流程进行修订完善。只有这样，才能明确各方法律责任、岗位职责，才能顺利开展经济、业务工作。

4     费用报销电子化的前景展望

4.1   区块链技术为费用报销电子化提供了技术支持

自2008年“中本聪”对电子货币的新构想在网上发表以来，比特币随之面世。现阶段，区块链技术被视为即将改变世界经济和人们生活方式的关键技术之一，在弱信任环境下，可以帮助用户建立一套信任机制，在避免用户数据被非法篡改的同时，还具有可追溯性，为鉴别电子文档的真伪问题提供了新的技术方向。但区块链技术面世后，较长时间内仅用于电子货币中，主要原因是该技术存在一定的技术限制，无法解决高并发的技术问题。区块链是分布式数据库，每个参与者各自保存最新的账本和所有历史记录，当数据需要更新时，所有变动记录都要同步到全网节点，这严重影响了系统的处理性能。在实验室理想环境中，区块链系统每秒可处理上万笔业务，但在生产环境中，每秒仅可处理上千笔业务。而比特币作为区块链技术的代表，每秒交易最快处理7笔业务;在以太坊公共区块链平台中，每秒交易为10～20笔。2018年12月，我国市场主体数量约为1.09亿户，如果直接应用区块链技术，必然无法满足全国电子文档真伪鉴定的需求。基于此，如何借鉴区块链技术，解决满足实际使用场景所需这一问题，是现阶段各方探索实践的区块链3.0技术想要解决的问题。

4.2   我国的数字化货币DC/EP为费用报销电子化提供了技术范例

该技术融入了区块链技术，满足了公众和企业实际经营业务中的高并发、可控匿名、易用等需求。据经济参考报数据，我国数字货币DC/EP技术满足的高并发需求门槛为30万笔/秒。数字人民币技术如能全面推广实施，则表示满足全国电子文档真伪鉴定需求的技术已经发展成熟。当数字货币从理论到实践再到场景应用，数字货币DC/EP技术成熟后，再移植到电子文档或者电子印章的使用场景，可以节省新渠道推广成本，达到迅速推广的效果。

5     结 语

在费用报销全程电子化浪潮即将到来的大环境下，财务人员，特别是正在从事简单交互数据岗位工作的财务人员，更应密切注意行业变动，积极提升自身专业技能。在科技的推动下，如区块链技术的成熟，电子化办公已成为行业发展趋势，企业、单位组织、财务个人只有顺应潮流，积极改变自我，融入大环境，才能在变革中迈向更美好的明天。

主要参考文献

[1]杜均.区块链+：从全球50个案来看区块链的应用与未来[M].北京：机械工业出版社，2018.

[2]上观新闻.人民币未来长这样？关于央行数字货币的三个情景猜想[EB/OL].（2020-04-28）[2020-10-19].https：//money.163.com/20/0428/06/FB9F7VB0002580S6.html.