高校档案数字化建设研究

张光明 苗洪丽 郭书君

摘 要 档案作为以数据形式记录和高校相关的有效信息集合，对于高校建设具有重要意义。但是在数字化建设过程中，存在档案信息收集不够科学、档案检索不方便、缺乏风险应对能力等问题，通过优化档案收集流程、完善数字档案检索方式、加强风险防控能力等措施，实现高校档案数字化管理的进一步发展。

关键词 高校档案 档案信息 数字化建设 协同服务

科学技术的发展为各个行业带来便利的同时，也提出了更高的要求。高校的档案管理方式也必须要做出适时的改变，才能适应新形势的发展。通过数字技术推动档案工作的发展，实现数字化与高校档案管理工作的深度融合，完善高校档案数字化的构建，为高校建设提供新助力。

一、高校档案数字化概念

“档案”这一形式出现很早，但是其概念却始终未能统一，甚至于区别颇大，有将档案定义为“凡机关、团体、企业以及个人于活动中所产生之文件、图片、实物及一切文书资料等等，不问其外形与特征，经过行政处理手续与立卷程序，保存于机关案卷室，谓之案卷。一俟其效用完毕，经鉴定有永久保存之价值，一转档案管理机构报关，备供国民研究参考者，谓之档案”[1]。抑或是“档案是社会活动产生的历史记录。”[2]也有学者认为，档案是“社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”[3]。也有认为档案的属概念是“文件”“文件材料”“原始记录”“载体”或者是“文献”等[4]。

以上定义，对档案的内容、载体乃至于储存方式都进行了限制，这种偏于狭隘的定义有利于档案的精准概括，但是也限缩了档案的范围。定义档案不应该以档案人的整理保存意识为条件，不应该以保存在档案机构的档案为限制，也不应该以档案工作者开展的档案工作为范围来界定，而应该以档案的本质属性为基础[5]。在信息化时代，对于档案的概念也应该做出更新，做出进一步的扩展解释。以便更加适合于新时代高校档案管理的要求。新时代高校数字化档案应当是“以数据形式记录和高校相关的有效信息集合。”之所以如此定义，主要有三个原因：第一，因为数字化档案的本质既不是声像，也不是文字和实物，实际上是二进制的代码，是一种数据;第二，高校的相关信息囊括了人员信息、设备信息、历史信息、金融信息等各个类别的信息，实际上形成了工程档案、文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等各类专业档案;第三，电子档案应舍弃那些没有保存价值的、没有归档保存的部分，即电子档案的外延是具有保存价值并归档保存起来的原生性电子文件和传统载体文件的数字化副本[6]。第四，数字化档案的储存形式主要是计算机，储存的抽象的数据集合，这些数据集合起来形成了“档案”。

二、高校档案数字化建设困境

1.档案信息收集不够科学。目前来看，高校档案的数字化建设囊括了输入、储存、输出三个主要环节，进一步细化可分为四个步骤：第一步是解决档案的收集问题，将档案进行数字化录入;第二步是解决档案的数字化存储问题;第三步是完成档案的基本梳理，通过适当的渠道对数字化档案资源进行公开，能够进行初步检索及利用;第四步是进行档案的深入处理，进行“数据化”转换，具备对档案内容深度解读的能力。其中要求每个环节都能够利用数字技术，进行筛选和归类，形成一整套的管理流程。

档案收集是档案管理的基础性步骤，档案收集主要有两个途径，一个是高校内部直接生成的档案，包括了新档案和需要转化的旧档案;再者，是从其他机构、组织和个人处接收的档案。档案的收集是档案管理的基础性工作，但是目前来看，档案收集只注重实质内容，收集形式不统一，整理工作不规范，同一类型的档案存在多种形式和标准。国家档案局颁发了《文书类电子档案检测一般要求》，对档案的“四性”提出了要求，即在归档环节，要做到“真实性”“完整性”“可用性”和“安全性”。

2.档案检索不方便。从实践中来看，部分高校已经初步具备了数字档案检索的能力，但是检索方式上还存在问题。档案数字化的目的是为了更加高效、便捷地对档案进行管理，但是在档案检索过程中，一般是通过“关键词”进行检索。在档案调用的时候，仍然采用目录式搜索、全文检索、关键词检索，利用效率低下。数据检索的范围，往往也只限于对结构化数据的检索，而对半结构化、非结构化数据的检索与深入挖掘很少[7]。这样就对档案的录入提出了要求，只有统一规范的档案录入标准，才能够高效地检索出相关信息。目前在档案录入的过程中，没有统一的转化标准，只是简单地将相关信息予以复制收入。而且在传统的档案管理过程中，只能到学校或者是学院的档案室查询纸质版档案，受到时间、地点的限制。

3.缺乏风险应对能力。档案数字化主要是面临两个方面的风险，一个是“物理风险”;一个是“技术风险”。物理风险有物理损坏，比如储存设备损害、设备故障;也有自然灾害，比如地震、火灾等情况。这些都有可能直接影响档案信息，一般说来，发生此类损害，就会导致档案信息的不可逆性丢失。在“技术风险”方面，对数字档案的防范技术要求比较高，受限于高校特殊环境和条件的限制，很难达到相应的技术标准，档案的安全性问题尚未得到妥善解决，会出现木马、病毒等问题，导致档案的丢失、篡改、伪造等情况。但是高校往往未能充分地认识到档案在管理过程中存在的风险，未能建立全面的風险管理体系。

三、档案数字资源协同服务机制的优化策略

1.优化档案收集流程。从高校的实际情况来看，目前各高校的档案产生时仍然以纸质版为主，需对其进行数字化转化。首先，需要将所有纸质版材料分为需数字化档案和非需数字化档案两类。非需数字化档案，可能是因为不具备数字化价值，或者是处于保密需求，而不需要进行数字化转化，这类仅保留纸质版资料即可。需数字化档案在生成以后，就应当有专人安排进行转化工作，根据档案类型和产生频次分为定期转化和按次转化两类。对于偶然产生，产生频率比较低的档案，可以采取按次转化的方式。对于经常性发生、定期产生的档案，可以采取定期转化的方式。将档案材料的归类、收入工作前置，可以减少档案的流转程序，最大程度上避免档案的丢失。

很多档案在收集过程中可能由于各种原因出现缺失的情况，从个人角度来说，政治档案和人事档案容易缺失，随着对中共党员的要求越来越严格，很多党员、积极分子出现了“临时补材料”的情况，为防止类似情况的发生，在档案接收的过程中，设置必需档案内容，只要缺失了相关档案，就由数字化系统对档案所有人和管理员进行提醒，要求及时进行补正，从根源上保证档案的完整性。

在高校的实际工作中，档案移交是比较高发的操作，在档案移交的过程中，应当填写《档案交接表》，最基本应当含有档案内容、份数、交接双方信息等内容。另有“四个分开”应当特别注意：带密级与不带密级的数据分开填写、只移交目录与目录含全文的数据应分开填写并注明、交接文据应以批次为单位分开填写、已登记备份的数据与未登记备份的数据应分开填写并注明。依托于数字档案安全保障体系，建立科学备份档案数据，为防止传递过程中档案信息的丢失，可以通过时间戳、电子签章时序数据管理以及痕迹保留技术，记录档案转接信息，减少在传递过程中的档案风险。

档案数字化完成后，需要对原本进行封存处理。以纸质版来说，将档案放入文件袋，利用真空压缩机进行封存，可以防虫防蛀。利用二维码打印机和二维码扫描枪，对每一份档案和存放的文件夹进行二维码编号，如果需要查找某一份档案，只需要在系统上输入相应信息，就可以精确定位档案的储存位置，避免了查找的麻烦。二维码可以记录档案基本信息、录入人、录入时间等信息，在出现问题的时候，可直接找到经办人。档案信息数字化建设过程中对馆藏纸质档案进行数字化的同时，务必高度注重各类档案的电子文件、载体的及时归档工作，避免日后重复工作，投入更多的人力、物力[8]。

2.完善数字档案检索方式。在数据库字段和数据格式标准，对于档案信息进行规范化处理的基础上，建立和完善高校数字档案管理平台，从而满足档案检索和查阅的需求。

利用档案平台和处理技术构建档案信息网络，既可以用于档案数据的在线实时接收，也可以对数据进行离线和非实时性处理。现在很多高校都有异地办学，开设分校，或者是进行校际间合作的情况，这种师资和学生间的流动，对档案工作也提出了更高的要求，通过档案网络平台，可以有效地记录人员、设备的档案信息。同校间流动可以以数字档案转借为主，减少档案损坏、丢失风险。

在检索过程中，用户输入检索词，通过后台程序将检索词转化成不同的检索表达式，再将检索结果统一呈现，建立一种多个分布式异构数据库，以此解决跨库检索的问题。在关键词检索词检索的基础上，对数字档案的编号、时间和关键词进行全面匹配，对检索项目进行组合，提升检索效率，对检索结果进行二次加工处理，用户可以根据自己的实际需求，对时间、频次、相关度等检索出的结果进行进一步筛选。在此基础上，实现三次检索和四次检索等。能够对档案内容进行初步预览，用户可以通过平台进行预约调卷、问题咨询，提升高校师生的用户体验。为进一步方便高校师生，将档案平台挂接到钉钉、微信等手机APP，赋予档案所有人和管理员一定的权限，可以随时进行查阅，或者是接收相关档案的信息。

3.加强风险防控能力。关于对抗“物理风险”，可以借鉴传统的档案管理方式，做好档案信息备份，定期更新和检查储存设备，以此来增强抵御物理风险的能力。

关于对抗“技术风险”，在档案管理的过程中，一般会涉及数据加密、密码认证、权限设定、电子签章等多项技术，这些技术的应用直接关系到档案数据的安全性。风险防控对于档案安全来说起到至关重要的作用，应当尽快建立的“DLP（DataLossprevention数据外泄防护）”体系，同时发展数据云备份、LaaS容器加密、云数据防护网管等技术，对于遭受到攻击的档案信息，可以通过数据灾难恢复技术进行找回。

完善相应技术手段，加强对档案数据的保护。为减少档案管理成本，根据档案数据的实质内容，将其划分等级，实现档案数据分级管理，有区别的设置权限[9]。从根源上解决信息安全问题，做好信息的风险的事前防控，建立全面的数字档案风险防控生态。针对档案信息和防控能力定期进行风险评估，针对风险管理理念、风险管理流程、内部管控制度、风险管理组织体系、风险管理信息系统、风险管理人员能力、数字档案信息质量控制等指标，建立指标评价体系，以提升风险识别能力、风险评估能力、风险控制能力。根据模拟的风险发生情况，采取相应措施，以确立科学的风险防范措施。

高校在档案管理在数字化升级转型过程中，首先，应当将最为基础的工作做好，即做好数据的准确收集、合理归类、加密储存。通过对传统的高校档案管理方式进行结构化升级，逐步形成具有特色的高校档案文化。在此基础上，进行档案数据的深度处理与分析，完成从数字化到数据化的转换，将档案信息形开放性、标准化、可通用的数据，利用大数据技术完成档案信息的数据化管理，并展开相关的活动，实现对档案信息的高效利用。

参考文献

[1]《档案学通讯》杂志社编.档案学：第三卷[M].上海世界图书出版公司，2016.

[2]向阳、吴广平.档案工作实务[M].北京：北京大学出版社，2013.

[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

[4]鐘万梅、张臻、任琼辉.电子文件、电子档案和数字档案概念辨析[J].山西档案，2019（4）.

[5]刘东斌.档案概念的历史梳理与定位[J].档，2015（7）：6-11.

[6]钟万梅，张臻，任琼辉.电子文件、电子档案和数字档案概念辨析[J].山西档案，2019（4）：10-18.

[7]尹哲.大数据服务档案文化建设的问题与对策问题与对策[J].北京档案，2018（12）：21-23.

[8]陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策[J].山西档案，2016（1）：128-130.

[9]张光明.高校干部人事档案管理模式转变探讨[J].山东档案，2019（4）：44-46.