高校人事档案管理信息系统的设计与应用

代红 尹世学 苗季

摘 要 人事档案是一种信息资源，随着社会的发展和进步，人事档案已经开始从库房的管理模式转向资源管理模式。高校人事档案信息化管理不仅是档案信息规范化管理的需求，也是高校师生人员信息完整性的有效补充。系统建设目标不仅在于提升内部管理水平和服务质量，还将与相关部处一起，共同构成学校各类人员基本信息数据库，为广大师生提供准确、完整的信息服务。

关键词 人事档案 数据共享 信息化

一、建设背景

人事档案是记录和反映个人社会经历及其德才能绩等方面数据和信息的原始记录。它既具有凭记和信息功能，也具有动态、系统、权威、保密等功能。作为一种信息资源，人事档案是个人的成长和发展的准确记录，是个人和社会的基础性信息。

人事档案的材料主要包括：①履历材料;②自传材料;③鉴定、考核、考察材料;④学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料;⑤政治历史审查材料;⑥入党入团材料;⑦奖励材料;⑧处分材料;⑨录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料;⑩其他可供组织参考的材料。

从档案主体类型角度来看，高校人事档案包括教工档案和学生档案两大类。

随着社会的发展和进步，人事档案已经开始从库房的管理模式转向资源管理模式。现代的档案管理理念是以规范的媒介档案管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等各项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高档案信息利用的效率。因此，人事档案管理和服务工作的信息化势在必行。

二、问题分析

高校人事档案综合记录和反映了师生的人事活动、品德、才能等信息，是学校了解人才的重要资源。人事档案信息管理系统是人事档案信息管理集成应用，其纵向涉及人事档案管理各项业务流程，其横向涉及学校学生及教职工管理部门：人事处、注册中心、学生职业发展指导中心、组织部、统战部等部门。目前，高校人事档案管理信息系统普遍存在以下多个问题。

1.信息不完整。由于系统建设较早，系统中对人员基本信息不够全面，不能全面反映档案管理的综合情况;而由于延续性的原因，很多历史档案数据内容不完整，直接影响到档案的管理和利用。

2.档案信息不能及时更新。目前，系统中的每项数据是根据师生进校时从相关部处得到的信息，倘若师生数据在校期间发生变化，如工作单位、职称职务、党团等信息发生变更后不能实时根据人员的信息变化更改相关信息。

3.界面操作不灵活。系统对各类档案分别建库，各库信息相对独立，跨库检索界面显示信息比较少，不能实现综合或者模糊检索。

4.操作功能不全。日志管理不透明，不能查询信息的录入及更改等相关情况，缺少信息输入输出管理，目录打印、档案转递功能打印等功能管理。

随着档案管理的不断深入，这些问题越来越影响到档案管理与服务的日常业务工作效率和工作质量。

三、建设目标

实现人事档案管理各项业务信息化管理，包括建档、归档、转档、档案查阅、档案借阅、归还、出具相关证明、档案盘点等，优化流程，减轻工作人员的工作量，提高档案馆的办公效率;实现与学生、人事、就业等应用系统的数据共享和交换，促进个人整体信息的准确性和完整性;在符合人事档案管理规范的范围内，提供档案信息的查询和采集，为广大教工、学生提供人事档案服务;进一步研究和实现档案资源的内涵和外延，利用各种先进的技术手段，进行档案信息资源的规范、整合、挖掘和综合利用。

高校人事档案管理信息系统的外延有人事处、注册中心、学生职业发展指导中心的接口，主要包括如下几个方面：（1）与人事处、注册中心之间实现教工、学生基本信息共享，与学生职业发展指导中心实现就业信息数据共享，达到师生在校信息动态一致;（2）人事档案系统向人事处、学工部、研究生院、學生职业发展指导中心提供档案是否在馆的状态查询的接口，提供可查询档案状态的界面。

四、功能设计

高校人事档案管理信息系统功能模块如图1所示。

各模块的主要功能包括如下。

1.档案建档。实现接收新进校教工、学生档案，通过数据共享，自动获得建档人员信息，减轻工作人员的工作量，避免数据错误。

2.档案归档。将教工因为学习、职称职务变动、离退休、入党、奖惩等形成的人事档案材料，以及学生在校期间形成的学籍、党团、奖惩等人事档案材料归入个人档案中。系统实现对归档的录入、查询等管理功能。

3.档案查阅。对组织、人事等部门因各类原因，查阅教工、学生档案的过程信息进行管理，形成查阅日志。

4.档案借阅、归还。对档案的借出、归还情况进行管理。对于长期借出的档案，具有警戒功能;对于短期借出的档案，能进行提前提醒，形成借出、归还日志。

5.转档管理。通过对人事处、教务处、研究生院、学生职业发展指导中心等部门的数据进行收集与整理，优化档案转出业务流程，辅助进行各类工作文件的处理，减少错误的产生，减轻工作量。

6.各类证明材料。对于教工和学生因为出国、继承等各类人事档案的证明，系统能够根据需求，按照档案内容开具相关证明，支持套打功能，并对证明开具情况进行记录，供后期检查和调用。

7.档案盘点。支持需要盘点的档案信息预处理工作，实现与新一代采集器的数据接口，对采集的数据与数据库中数据进行自动核对，支持位置盘点、错误实时报警功能，达到档案信息与库房档案实体一致。减少盘点时间，提高准确度，优化盘点效率。

8.系统管理。系统公共代码表和系统参数管理。

9.信息的综合管理与利用。

五、技术特点

人事档案的管理过程有其独特之处，包括涉及人员广泛、数据持续有效、某些业务点时间紧工作量大、对信息的安全性保密性要求非常高。为此，系统采取了多种技术措施和手段，以满足人事档案管理服务的要求，取得了良好的效果。

1.采用数据本地化与准实时共享相结合的数据共享方式。针对档案管理的特点，系统的数据共享采用单向对内的准实时方式，人事、学生、就业等系统的数据，每天更新到人事档案系统，数据在本地以实体表方式存储，根据人事档案管理的需求和规范，对共享数据做加工处理，在档案数据库和共享数据库间通过专用主机的方式进行数据通信。准实时共享降低了数据共享对数据库服务器的压力，數据本地化保证了人事档案系统对共享数据处理的方便性和灵活性，专用主机保证了系统的安全性。图2是数据共享的示意图。

2.系统架构采用客户端与浏览器相结合的方式。由于人事档案涉及的人员广泛和管理的实际需求，系统架构采用C/S和B/S相结合的方式。对于档案馆内部业务，例如建档、归档、转档、盘点和统计等功能，由于业务过程复杂、数据访问量大，且由于档案管理的严格的信息安全性要求，因此采用了C/S模式建设。针对各级领导、院系档案管理员、教工和学生等用户，因数量庞大、应用环境复杂，采用了B/S模式建设。根据已有实践的验证，通过合理的划分功能，两种模式的有机结合可充分发挥各自的优点，达到良好的应用效果。图3是C/S与B/S相结合的示意图。

3.业务采用灵活的在线与离线相结合方式。由于档案管理的特殊性，档案馆库房中无线信号被屏蔽，档案管理系统的业务采用在线与离线相结合的方式进行信息化建设。如在档案盘点时，由于设备和档案架的原因，如果采用在线方式，会大大增加盘点的工作量，并且档案数据存在更新不频繁的特点，因此系统对档案盘点模块的建设，采用了离线方式。通过对档案进行合理的分类和排序，系统将盘点数据分批下载到手持扫描枪中;扫描完成后，再将盘点结果数据上传到系统，进行后续处理，通过灵活的系统设计和实践应用，保证了各类业务的顺利进行。

系统的建设立足于利用现代信息化手段，集中管理人事档案基础数据，实现日常业务工作：档案进馆、转出、综合查询、借阅、办理各种证明、数据输入输出等基本业务信息化管理，保证人事档案管理数据的安全。在此基础上，借助于信息自动化管理平台，实现信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高档案信息利用的效率，加强档案信息资源的综合挖掘与利用。此项系统基本功能可以简单总结为：数据及时共享保障了人事基本信息数据完整性、准确性;数据集中处理有效支持档案盘点、新生入学、毕业离校等高峰期工作;为必要的手工处理环节提供准确无误的数据支持和校验，降低人工操作失误率; 为管理人员提供高效、优质服务，提高工作效率和服务质量。

参考文献

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[2]徐燕军.高校人事管理信息系统的设计与实现[J].实验技术与管理，2011（4）.

[3]苗季.高校博士后管理与服务综合信息平台的实现[J].实验技术与管理，2011（4）.