工程项目电子文件归档和电子档案管理浅析

刘凯

摘 要 公司的工程项目是根据公司的工程项目计划任务书进行设计的，所以加强工程项目电子档案管理工作非常有必要。本文主要分析了当前工程档案管理中存在的不足之处，并针对上述问题提出了相应的改进措施，希望能为工程电子档案管理工作带来便捷，将电子档案管理纳入标准规范，为工程项目的档案管理工作提供帮助。

关键词 工程项目;电子文件;档案管理1当前工程项目电子档案管理工作中存在的不足之处

1.1 管理人员对电子档案认知程度不够

人们习惯了纸质文件，一般只把纸质文件作为档案来存放管理，所以管理人员遵从传统方式接续档案存放较为常见，没有重视电子文件在节省空间和时间延续上的重要作用，自然就没有把电子档案管理工作列入工作规划中。即使使用了电子文档，一旦工程项目管理过程中计算机的电子文件中了病毒，就容易造成大脑文件的丢失或损害，给工程电子文件的归档管理带来损失。

1.2 电子档案管理人才缺乏

由于对于电子档案管理工作认识不足，所以在电子档案管理人员配置方面并不充足。工程项目文件管理人员年龄偏大且身兼多职，他们对计算机专业知识了解较少，对于文档的分类以及各类文档存放备案时间的要求又一知半解，特别是在人力资源配置上对档案管理的投入少之又少，其物质投资更是可谓能省即省，这些因素都严重制约了工程电子档案管理工作的进展[1]。

1.3 部分档案管理软件不兼容

当前工程项目档案管理工作中一个重要问题就是部分软件不兼容，这给办公自动化带来挑战，让电子文档无法及时归档，大部分内容还是靠人员录入实现归档管理及统计功能，这就使得电子档案管理应用效果大打折扣，延缓了电子档案管理的进程。

1.4 建设工程项目档案多版本

项目档案本应具备唯一性，但由于时间和各项手续的前后衔接与工程项目的实施存在前后的制约，往往有补漏和顺序上的要求，为达到各项不同形式要求，形成多版本形式的档案也是有的。

2做好工程项目电子档案管理工作的办法

2.1 将电子档案管理纳入工程项目建设规划中

首先应该加强电子档案的管理工作，將电子档案管理纳入工程项目建设规划中;其次要争取主要领导的重视，通过组织协调、保障物力、人力和财力，要把电子档案收集工作作为一项重要工作内容;最后要落实好相关人员的岗位责任制。电子档案管理是一项重要的内容，只有将相关人员纳入岗位责任制，纳入绩效考核内容，才能更好地提高工作水平和管理质量，让档案管理工作落实到位[2]。

2.2 建立和完善工程项目电子文件信息标准体系

加强信息化建设标准化建设对工程文件的归档质量有很重要的帮助。在电子档案管理的各个环节一定要加强管理，通过科学规划保障档案的完整性，避免漏掉档案记载内容。通过建立健全电子档案管理制度，由主管领导牵头、各个科室负责人参加管理网络，对电子档案的接收、使用、存放、归档等环节进行严格把关控制。通过明确责任人以及第一负责人等制度，能够促使相关工作人员主动履行档案管理办法，建立电子档案信息标准体系。

2.3 将电子档案融入工程项目的全过程管理

取代纸质文件可置换、可更改的项目管理过程中的非正常操作;让写入信息留痕，记载的数量、时间信息不容更改;进一步规范项目管理全过程记录与统计功能;达到其分析指导下步工作的作用。实现建设项目档案的唯一性，是实现建设工程全过程管理的必要措施，电子档案领先于其他形式的档案管理模式[3]。

2.4 加强工作人员培训，提高管理人员综合素质

首先相关单位应该及时更新档案管理软件，促使电子文件以档案的直接转换;其次要加强管理人员的业务水平培训。要求工程项目档案管理人员主动学习，定时定期参加工程项目电子档案管理培训，熟悉相关文件和业务规范，掌握必要的技能。通过这样的办法，让管理人员熟练运用档案管理软件进行统一操作，有效实现工程档案管理的规范化和标准化。

2.5 建立健全电子档案安全防护管理办法

电子档案容易受到网络病毒的侵害，所以针对这一办法工程项目管理人员应该建立防火墙，加强网络系统保密验证和验收。及时更新软件，加强防火墙建设，对重要文件进行加密管理，从而保证工程项目文件的安全性[4]。

3结束语

工程项目电子档案管理工作是工程项目档案管理技术与计算机互联网等技术结合的产物，代表着未来工程项目档案管理的发展方向，在工程项目管理过程中，管理人员只有不断提升自己的综合素质，加强对电子文件的保护，从而更好地完成工程项目电子档案管理工作，让电子档案取代纸质档案，进一步探索无纸化电子档案在信息传递中的优势，不断提高异地资源共享及类似项目的共识度，让项目优化设计及施工工艺得以广泛应用。

参考文献

[1] 王英玮，常建法. 《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J]. 北京档案，2019（3）：18-22.

[2] 刘俊. “企业电子文件归档和电子档案管理试点项目”通过验收[J]. 上海档案，2018（2）：48.

[3] 阮敏红. 如何加强工程设计企业电子文件归档、管理工作[J]. 城市建设理论研究：电子版，2018（14）：1-3.

[4] 张彦. 建设项目电子文件归档和电子档案管理系统构建路径研究[J]. 西北电建，2019（4）：15-16.