构建农网改造升级工程档案管理新模式

虞 亮，刘 畅，朱 靖，陈姗姗，胡盼哲，刘维民

(1.国网合肥供电公司，安徽 合肥 230022；2.国网肥东供电公司，安徽 合肥 231600；3.国网安徽省电力有限公司检修分公司，安徽 合肥 230000;4.安徽明生电力投资集团有限公司，安徽 合肥 230022)

国网公司作为关系国民经济命脉和国家能源安全的特大型国有重点骨干企业，是党和国家事业发展的重要组成部分，体现为坚定不移服务党和国家工作大局，走符合国情的电网转型发展和电力体制改革道路，全面履行政治责任、经济责任、社会责任。切实增强加快农网改造升级、全力助推脱贫攻坚，确保中央提出的脱贫攻坚决策部署落到实处，确保贫困地区百姓用好电，是履行责任的具体体现[1]。农网改造升级工程中重要的一个环节为工程档案管理。为实现界面清晰、运作顺畅、管控有力的目标，将对标准理念引入农网升级改造工程档案管理，对同质业务的单位进行内部对标，细化评分标准，实施档案管理新模式；采用数字化管控，以典型工程文件为参照样本，将档案内容进行量化，实行清单式规范化管理；达到档案与工程管理各环节并行同步，实施全过程、全方位管控，有助于农网升级改造工程顺利进行。

一、推行农网改造升级档案管理新模式的现实意义

(一)是真实反映农网工程建设管理水平的需要

新一轮农网改造升级工程是国家稳增长、助推脱贫攻坚、全面建成小康社会的需要，也是国家实现绿色发展电能替代推进共享发展的需要。农网改造升级工程档案作为其重要组成部分，记载了工程从立项设计物资，直至竣工验收过程中形成的具有保存价值的文字图表真相等资料。是每项工程建设过程中各个环节留下的真实记录。由于农网工程中间环节多、参与施工人员众多、部门交集复杂、建设周期长，因此工程档案管理在工程建设过程中是一项系统全面的工作。做好农网升级改造工程档案管理，是在工程量大面广、周期长的情况下，确保记录及时、真实、完整的必要保障。

(二)是记载鉴定农网工程建设质量责任的需要

加快农网改造升级对稳增长、调结构、惠民生、促发展，对进一步完善农村电网网架，提高供电质量和可靠性，更好地服务于农业现代化、小型城镇化和美丽乡村建设具有重要意义。对农网改造升级工程档案提出“服务中心、强基固本、创新发展、持续提升”的要求，坚持建精品工程，创一流档案，持续加强档案管理显得尤为重要。农网改造升级工程档案作为鉴定农网改造升级工程质量，总结工程建设经验和教训的重要依据，是工程质量管理的重要内容和质量问题追溯的重要凭证，是工程管理、稽查、评价的重要基础。并且农网工程建设的档案管理是公司依法治企、规范经营管理行为的根基，因此做好农网升级改造工程档案管理工作是为项目管理提供重要参考依据的需要，服务当代，利在千秋。

(三)是动态管控农网工程建设运维评估的需要

农网改造升级工程档案的意义，随着时间的推移将更加凸显，它将为今后工程使用维护、改扩建、拆除提供重要依据。档案工作中发现的问题，往往是工程管理和施工管理中的漏洞和缺陷，农网改造升级工程档案是项目验收投产的依据、企业生产经营的前提及其他后续工作的基础，做好此项工作，能够为企业运维体系的完善提供有效保障，为电网发展建设提供有力支撑[2]。扎实的基础工作和积极的档案服务，必将使农网改造升级工程档案在公司建设与企业发展过程中发挥不可替代的作用。

二、实施农网改造升级档案管理新模式的具体措施

(一)实施对标管理，提升档案管理精益服务

1.以对标体系明确实施标准。按照统一组织、科学合理、公正评价的原则，围绕指导、把关、督导、服务的统筹支撑，将对标理念引入项目档案，把档案管理列入内部同业对标指标体系，制定农网工程项目档案考核评比方案和供电公司考核评分表并以6大项125分为细化评分标准，来进一步明确工程档案的建立和管理标准，加强农网工程项目档案的过程管理和质量管控，开启对标与引导并施的管理新模式。实现指标与基础工作有效融合，形成强管控、树标杆、提质效的工作格局，从而提升农网工程项目档案管理水平。

2.以过程管控促进规范协同。首先加强培训，结合网省公司工程档案管理的新要求，面向专兼职档案员开展相关培训。将10 kV工程档案的归档指导原则与同业对标体系进行关联，实施对照解读。将导则中的具体要求，落实到对标体系中的具体做法，用实例强化、细化档案的管理深度，避免了档案管理要求“碎片化”的弊端。其次加强互动。组织多轮次的自检、互检，收集档案整理过程中的问题和难点，针对存在的共性问题及时制定归档策略，并及时通过微信群进行发布，确保兼职档案员对指标所指向的具体业务清晰，各项指标按进度分解清晰，对指标所涉及的工作环节清晰，在工作中少走弯路、不跑偏，实现了档案对标管理无盲区。再则加强引领。通过引领打破工作壁垒，减少懂档案管理要求的人员不了解工程进度，业务管理部门人员忙于项目建设，对归档文件的收集管控不及时的情况。同时，积极组织县公司开展交流学习，选树档案管理的优秀单位和个人进行经验做法介绍，使可借鉴的典型经验得到推广，实现由点到面的快速普及，充分发挥引领示范作用。

3.以强化考核提升归档质效。一是强化考核重点。将设计、施工变更等各项检查工作的必查环节、敏感问题，作为档案收集整理的要点和考核重点，着重进行筛查。通过查缺补漏，使关键环节和管理要素在档案方面都有体现、有修正。确保各项档案资料在时间逻辑关系、施工材料与资金使用方面吻合闭环。二是细化考核环节。搭建流程管理平台，规范工程档案管理各环节流程。结合工程管理办法，明确工程档案收集、整理、保管、利用、统计等各环节业务规范与标准流程。开展工程档案工作综合检查、考核评价，抓好项目档案验收。加强农网工程项目档案的过程管理和质量管控，提高档案归档及时率、完整率。三是加大考核力度。通过普查的方式，对各单位的档案收集整理情况进行摸底，以整改通知单的方式对存在的问题进行明确，并给予针对性的整改意见；以集中检查和分散抽检的方式，配合工程管理部门，以日报的方式给予通报。通过对同质业务的单位进行评价考核，结合工作过程和管理结果，实行月考核、季排名，以奖优罚劣的方式，激励各单位的竞争和发展意识，也充分体现了通过同业对标，实现过程与结果契合共促的管理宗旨。

(二)实施数据管控，提升档案管理服务价值

1.实行归档清单模板化。编制供电公司农网改造升级工程档案操作手册，使档案管理工作标准化、全面化、模板化、系统化。制定项目文件收集清单，将归档清单中需要收集的文件，以菜单的形式表述固化，点击相应的链接就能出现对应的文本模板[3]。这些模板既是项目文件归档范围及分类的细目，又是项目文件材料形成、填写的具体模式，也是项目档案整理、组卷、编目的范本，使各参建单位对照手册就能找到对应的记录格式文本号，找出相应的模板，增加了可操作性，实现了“一册在手，参照尽在其中”，为项目建设提供了便捷服务，为项目建设全过程控制起到了重要作用。

2.实行典型档案数字化。针对国网公司新出台的归档工作导则，积极应对项目档案管理的重大调整，按照综合加单项的原则，细化10 kV工程档案的归档范围及分类标准，并先行先试，选取典型工程档案，采用档案数字化的方式作为规范模板，提供20个模块，1398项文件集合的项目档案管理样板，并增加管理要素的批注，在各工程实施单位间共享示范，实现了工程档案管理的具象化。通过把标准档案样本作为活教材的方式，把归档导则中的规定变成活应用，直观地知道该如何做，做到什么程度和深度。为确保农网升级改造工程顺利通过整体验收起到积极的促进作用。

3.实行核对检查模块化。在对归档材料检查核对环节，采用模块化的方式逐一开展，通过滚动计划检查文件形成的及时性，文件的完整性则通过单位工程划分来检查，通过管理台账检查文件的流转时间，通过文件检查施工程序的符合性，通过记录数据检查其准确性。确保各项资料完整、标准、逻辑关系正确。

(三)实施专业融合,提升档案管理服务质效

1.遵循原则、协同强化，做到工程项目与档案管理有效融合。通过加强过程管控，研究文件数据的流程规律，将档案归档原则贯穿在每个工作环节，在国网公司电网建设项目档案归档范围的基础上，详细划定本公司农网改造升级工程的归档范围和保管期限，并纳入各相关人员的岗位任务。

打破工程结束后集中整理归档的传统模式，尽早介入工程建设活动。确保档案管理工作始终贯穿于施工全过程。实行归档工作半月报制度，各基层单位每月中旬和月底定时上报批次工程的档案整理工作进度，内容包括批次工程项目档案的整理进度、系统录入率及与上期对比进展和检查后的整改情况等。从客观上有效制约档案人员在档案管理工作中的懈怠心理，解决了项目档案工作整理进度滞后的问题，实现了档案管理与工程建设同步。

2.定位明责、主动作为，做到工程项目与档案管理有效契合。各工程项目资料员作为兼职档案人员，严格按照档案形成、积累、整理、移交、归档工作步骤，规范开展工作。在档案形成环节负责与项目负责人的指导沟通，树立项目人员的档案意识；在积累环节负责过程和督办管理，确保项目文件及时收集到位，在整理环节负责广泛运用固化模板，确保整理规范；在移交环节负责清点、审核、签字确认，确保档案齐全完整；在归档环节负责审查，确保分类科学，保管期限合理。同时，注重项目档案的各环节管控，确保档案资源完整、准确、不流失，特别是在施工阶段，要对比预算物资材料的变化情况，回收废旧物资的记录以及内部审计的审检情况等历次审计的重点，确保在记录中的工作量与现场实际一致。

3.动态跟踪、审核归档，做到工程项目与档案管理有效结合。持续推进“懂工程必须懂档案”，“管工程必须管档案”的理念，将档案工作纳入工程建设管理的重要组成部分，将工程档案视为备查的历史，落实档案管理主体责任，做到“明责、知责、履责”。严把归档审核关，深化问责考核机制。在项目档案归档过程中成立由专家、参建单位档案工作责任人、档案专责组成的档案专业工作协作组，严格履行资料员整理审核、档案专责“一对一”审查、档案专业工作协作组集中审查的三级审核程序，确保档案归档率和规范率，充分保证项目档案归档的及时性和完整性。同时将归档工作融入科研成果发布、工程竣工验收等各环节，严格落实档案归档要求，发现问题及时提出，并认真整改，对未按期完成整改的，依据相关要求问责。

三、实施农网改造升级档案管理新模式的变化和效果

(一)组织管理统一，搭建了全过程管理工作机制

抓好顶层设计并统一实施，构建起清晰科学的农网档案工作机制。按照“统一领导、分级管理”的组织原则，强化了档案管理的协同能力，省、市、县公司对档案工作形成了纵横联动的网络化管理，各层面明确了农网档案管理试行“项目办+档案部门”相结合的管理组织模式。最终形成了“统一组织、各负其责、协同推进”的总体原则来推进和组织开展农网档案管理。打造横向到边、纵向到底、严格闭环的档案管理网络，构建界面清晰、机制顺畅、管控有力的农网档案工作新格局，形成了齐抓共管的考核管理机制，确保项目档案管理与项目建设的同步推进。实现了结合工程建设各节点，积极采取措施加强档案同步管理。在工程建设初始阶段，将档案管理相关要求、标准等通过省公司文件下发各单位，要求各单位建立健全档案工作体系、明确档案管理责任、完善管理制度标准等。在工程建设过程中，强调做好工程档案的“三纳入”、“四参加”[4]。建立了三级档案管理网络，实现档案工作提前部署、主动介入，在全面落实档案归口管理要求的基础上，促进了项目档案管理融入工程管理、融入业务流程、融入业务环节。

(二)归档模板统一，固化了农网工程档案业务管理

彻底解决了农网工程归档难的问题，根据农网工程项目文件材料特点，由档案管理部门、农网管理单位共同研究制定了农网改造升级工程档案归档目录与范本，加强档案范本的学习宣贯，使工程建设与管理人员准确领会，与工程进度同步，准确建立工程档案，确保农网改造升级工程档案真实、准确、齐全、规范。档案范本包括“综合卷目录”和“10千伏及以下单项工程档案范本”两个部分。其中，综合卷形成按农网改造升级工程年度投资计划分批收集、整理、归档的综合性资料，反映某年度农网改造升级工程的整体情况；单项工程范本适用于农网改造升级10千伏及以下单项工程。固化农网工程文件材料形成内容、流程，将农网工程中应形成文件材料的归档范围、目录、档案封面、备考表等制成标准化模板，确定为5类32个标准化材料模板。同时，建立起简单可行的流程控制体系，对照梳理的农网工程建设流程，绘制了“农网工程资料形成责任单位及时间节点图”，提高了档案检查工作效率，实现对档案管理流程的规范控制，有效保证全省农网工程档案收集、整理工作的规范统一。

(三)质量标准统一，确保工程档案完整、准确

档案质量得以大幅提升，首先是制定了统一的档案形成、收集、归档规范，要求归档的文件材料由文件形成单位或部门规范整理，做到齐全完整、真实准确，与工程项目实际情况保持一致。其次是制定了统一的农网工程项目档案交底措施，为确保工程档案现场组织和技术措施落到实处，要求与工程施工等交底同步进行。细化了档案编制工作的各个环节，促进农网项目工程档案的科学规范管理。再则是实现了全程管控，确保档案管理措施落地。加强了对工程档案工作的组织领导和统筹谋划。从订立合同时，就明确档案收集、整理、移交的标准要求规定。在工程建设中将文件材料归档管理贯穿于工程建设始终，将工程档案管控节点与工程建设管理阶段相统一，促进开工时的档案技术交底、建设过程中文件材料预归档、工程转序时文件材料累积整理、工程验收时文件归档，确保工程管理与档案管理同步推进，实现了工程项目档案管理“四同时”的要求[5]。还建立起工厂档案专项报表制度，将统计结果纳入专项办考核监督体系进行考核，有效促进了工程档案各项管理工作按时保质完成。

(四)创新管理手段，推进档案业务提升

为使农网档案管理模板和动作要求得以宣贯推广，采取多种方法持续开展农网档案业务培训，创新培训形式，采取视频远程培训辅以分片指导的方法多措并举，推进了业务知识培训。推动“示范先行、整体推进”的理念，起到了很好的示范带动作用。

各项工作的努力和改进也取得良好的效果和影响。档案管理工作助力，出色完成了国网公司攻坚战，5.79亿元投资1536项农网改造升级工程的整体验收，实现了支撑惠农工程精准扶贫项目和小城镇建设的目标，档案工作主动超前介入项目管理，实现了工程竣工与项目档案收集齐全同步完成，为农网工程档案管理提供了管理范本。

农网改造升级工程的实施，使电网结构进一步合理，覆盖密度扩大，农村电网线路跳闸次数、支线故障次数和台停运时间大大减少，有效提高了农村供电能力，提升了农村家庭电气化水平，改善了农村居民生活质量，实现了安全、优质、可靠的供电目标。实现了：农网改造升级工程投资计划完成率项目合格率100%。农网改造升级工程归档完整性归档及时率100%。区域农村电网供电电压合格率提升至99.99%。区域农村电网线损率大幅度下降。区域农网电网农村电网供电可靠性提升至99.92%。多个10千伏联网工程出口工程、台区改造工程被评为农网改造升级优质工程。全力助推脱贫攻坚，确保中央提出的脱贫攻坚决策部署落到实处，受到上级充分的肯定。