基于大数据时代的企业档案管理研究

青文红

摘要：现如今，我国是科学技术快速发展的新时期，网络信息技术与计算机工程行业呈现出了上升趋势，这无疑为大数据、云计算、信息化发展奠定了坚实基础。在大数据时代背景下，企业为了谋求生存和发展，往往需要从海量的、低价值的数据信息中提炼出有价值的信息。为此，只有直面大数据时代所带来的机遇和挑战，才能帮助企业实现既定的经济效益和社会效益。本文着重探讨了大数据应用于企业档案管理方面的情况，并针对应用中存在的问题，提出了应对措施。

关键词：大数据时代;企业档案管理;管理效率

在互联网快速发展的信息化时代，企业档案管理的信息化建设能够有效促进企业档案管理水平的提高。另外，还对企业的可持续发展产生有利影响。然而，我国企业档案管理信息化建设水平较低，在企业档案信息化建设的进程中，管理者对于企业档案管理信息化的建设缺少相应的重视。除此之外，企业档案管理信息化建设还存在着设备落后以及缺乏专业管理人才等状况。在这种情况下，企业应建立健全内部管理机制，对管理人员进行专业培训，还要做好数据库的建设工作。企业档案管理信息化是提高企业经济效益，促进企业可持续发展的关键环节，企业要科学有效地加快档案管理的信息化建设，从而使企业在激烈复杂的市场环境中具有更大优势。

1.何为大数据时代

世界经济论坛曾道：“数据就像货币和黄金一样，将成为一种新的经济资产。”大数据=海量数据+复杂类型数据。大数据时代的数据特征主要包括以下三个方面：一是量大，主要体现在数据存储量和计算量上;二是速度快，一方面数据本身的增长速度快，另一方面数据存储、传输等处理速度越来越快;三是多样化，体现为数据来源多样性、数据类型多样性，数据关联多样性。大数据时代下的数据、信息、知识管理变得更加复杂。如企业中面对的数据伴随着互联网和物联网的发展，由传统的实体交易数据扩展为传感器、社交網络等多来源数据。数据结构也有传统的结构化数据扩展为半结构化、非结构化的文本、视频、图像等信息。

2.大数据时代的企业档案管理

2.1增强企业档案管理理念

增强企业档案管理理念，提高企业领导在档案管理中应用于现代信息技术的重视程度，是企业档案管理的必然要求。例如：山东海城仓储设备有限公司采用人工采集信息的方式，造成企业档案管理效率极为低下，人力资源无法合理利用，最终导致整体企业档案管理工作无法有效开展。该企业为了保证档案管理在企业经营中有序进行，指导企业档案管理工作顺利开展。首先，要求企业领导深刻认识现代信息技术应用于企业档案管理重要性，在管理中利用当前现代化企业管理思路，为企业的整体运营打下良好的基础。不仅如此，该企业在日常经营管理中，企业部门领导格外重视企业的现代化建设，尤其是现代化信息技术，并广泛应用于企业管理的各个层面，做好科学有效的管理计划，实现完善的档案管理规章制度。其次，该企业加强档案管理现代化信息建设，突破传统的档案管理理念，在提升管理效率的同时，注重企业档案管理质量，规范化开展企业档案管理工作，将档案管理工作与其他部门管理工作提升到同等的地位。最后，企业持续提升档案管理工作效率和质量，围绕信息化技术，及时更新档案管理理念，利用信息化技术的优势开展档案管理工作，实现新时代的档案管理目标，保证企业档案管理工作有效开展，促进企业长期稳定发展。

2.2建设完善的防范体系

档案信息中包含很多与企业运营发展有关的信息，例如，企业工作人员的个人资料、企业有关工作的核心信息等，对于企业的发展有着重要影响。一旦出现档案信息丢失的问题，就很有可能影响到企业正常运营和发展，降低企业的竞争力。在这种情况下必须重视对档案信息实施安全保护，利用有效的防范技术提高档案信息的保存效果，避免信息出现丢失或者不完整的现象。目前，档案信息的存储方式主要包括纸质存储和电子存储，针对纸质存储的档案资料而言，最好是先将纸质档案转化为电子数据进行存储，可以提高存储的安全性。当档案资料全部转化为电子数据之后，企业需要在其中添加相应的信息化安全保护技术，例如，防火墙、病毒监测技术等，在电子管理系统中及时发现入侵的病毒或者木马，在其未入侵数据系统之前实施拦截或者处理。同时，针对档案管理系统制定密码保护限制，即通过相应的密码才可以进入档案资料库中提取档案，能够在一定程度上提升安全保护效果。

2.3提升企业档案管理者的业务能力

在大数据时代，企业档案管理者不仅需要对档案信息化管理有深刻的认知，还要熟练掌握计算机应用技术和信息化传播手段。具体而言，一是要提升档案管理者对信息化、大数据的重视，能深刻认识到大数据以及网络信息化对档案管理工作的重要性，及时从传统理念中转变出来。二是要将档案管理者业务技能提升与绩效考核结合起来，鼓励档案管理者更加自觉地学习知识，最大程度地激发其潜能。三是定期开展业务培训，向档案管理者传授大数据的相关资料以及专业知识，及时更新大数据的最新理念，不断提升档案管理者的专业素质和业务能力，努力实现企业和员工的共赢局面。

2.4建设完善企业档案管理的信息系统

建立完善企业的档案信息化管理系统对于企业进行档案管理来说是很有必要的。例如，在档案记录的过程中以及整理档案的过程中，企业可以借助先进的互联网技术来提高档案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企业档案管理的信息系统，首先，应该对信息系统及配套软件进行开发。在开发的过程中不仅要做好系统的安全工作，还要保障系统的信息容量。只有做好以上两点工作，才能减少信息管理过程中的工作失误，实现档案管理的系统化。其次，要努力提升企业系统的信息处理能力，使企业系统能有效结合录入的数据，按照规定流程对档案信息进行加工处理。最后，在建设完善企业档案管理信息系统的过程中还应该注意，企业档案管理信息系统的建设要符合本企业的发展特点，切实增强信息化系统的企业适应性。

2.5优化档案管理信息化水平

档案管理信息化建设需要从多个方面着手，认识到档案管理的重要性。其中档案管理信息化水平的优化工作需要从两方面进行：第一方面是要明确各部门的职责，档案管理人员要根据相关的国家规定将各类文件进行归档，不同部门的文件分门别类地整理保存，同时按照合理的方案定时检查，确认档案资料完整性。第二方面是实现档案资料的全程管理，严格按照规章制度输入、下载、查看资料，档案管理相关部门需要针对真实情况制定出适用性强的管理制度，减少档案管理工作中的盲目性和随意性，使档案管理系统有明确的分工。实施责任落实到个人的政策，对每个环节进行监督，避免意外产生。例如，某档案管理部门在全面落实档案资料信息化管理后，实施责任到人的管理制度，将档案资料管理责任落实到个人，避免因权责不明导致档案管理工作效率低，有效提升了档案管理信息化水平。

2.6知识应用——档案信息的应用

知识应用就是知识从理论到实践的转化过程，理想状态下都能形成知识产品。知识应用必须在一定的管理系统中才能实现，常见的知识管理系统有最佳实务的编码和分享、创建企业知识目录，绘制公司的知识地图、知识网络的创建。企业档案信息的应用应结合知识管理的相关技术和理念，综合采用知识地图、知识社区、知识推理等多种利用方式。揭示企业档案信息管理流程或系统中存在的优势和劣势，结合内部企业背景和外部行业背景分析管理环境，设计未来企业档案管理的方法路线和趋势图，在档案信息数据集成的基础之上形成企业档案资产产品。如独具企业特色的专题内容数据库、图片资料库、专家学者库等。在组建若干专题资源数据库的同时，加强了对档案信息资源的挖掘、加工、整理及有序化重组，这将会提高档案信息应用的整体质量，为档案知识数据库向综合化、网络化方向发展奠定基础。

2.7提高档案信息安全系数

大数据时代下网络上的各类信息更具开放性，档案资料的传播速度得到大幅提高的同时，档案信息的安全性也受到了网络环境的冲击。要保护档案资料不受侵害，档案管理人员应对资料进行加密处理，同时使用网络防火墙防范病毒破坏档案管理系统。此外在档案管理部门开发管理系统时要将软件安全系数是否达标列为重点审核项目，从根源上建立防护，保护档案信息安全。可以引进安全技术提高档案资料的安全系数，先进的技术能为档案资料安全系数提高工作打下良好基础，且这项技术为档案管理工作带来的便利是远大于其投入资金的。 例如，某档案管理部门制定了严格的资料查看使用制度，对普通员工仅赋予资料查看权，不允许私自下载更改;对于领导干部赋予下载权和查看权;若需要对资料进行更改，需要取得档案管理工作的直接领导人批准，使用期限验证码进入资料库对资料信息进行修改，经过管理部门审核后方可上传，为档案资料的安全系数提供了保障。

3.结语

大数据时代下企业档案管理与知识管理的深度耦合就是传统向现代化档案管理模式的转变，此转变需要采用知识管理战略思想、借助互联网大数据传输、存储、访问等技术、实现档案信息资源的知识化管理。通过数字化技术建立并形成一个开放、融合、共享的档案信息知识库，以高度有序的企业档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠、高效、快捷的档案信息服务及数字档案知识共享。

参考文献

[1]关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家，2020（10）：142-143.

[2]劉维红.大数据对企业档案管理工作的影响及完善建议[J].企业改革与管理，2020（01）：42-43.