如何做好村级合同档案管理工作

□ 孙雅琼

合同档案管理是村庄档案管理的重要组成部分，也是合同管理工作的关键一环，更是村庄维护合法权益、主张利益的重要证明。农村集体经济组织合同主要包括：土地承包合同、工程项目合同、房屋租赁合同、借款合同等等，可以说，小小的合同构成了整个村庄经济往来的源头，牵涉到多个利益主体，关系着村庄的和谐稳定，所以必须要高度重视合同档案管理工作。

一、农村合同档案管理存在的问题

1.合同档案管理的认识不够。在合同管理工作这方面，经过多年的严抓、严管，已经形成一套比较完善的工作流程，比如事前的审批、签订环节的审核把关、承兑环节的监督等，但是合同档案管理这一环节却没有引起村庄足够的重视，合同文本的真实性、完整性、安全性经常被忽视，很多村庄没有专门的档案保管员，即使有也是对合同档案管理一知半解，甚至一无所知。

2.合同档案管理质量差、效率低。由于对合同档案管理的意识薄弱，在有的村庄看来，合同文本是无关紧要的东西，所以在收集、分类、保管上面就漫不经心。一是保管不齐全，存在合同丢失、毁损、缺页等问题；二是无序放置，不能按照合同类别、已完成与未完成、时间先后、主次等进行分类，或者将合同与其他文件资料混放；三是档案管理制度落实不严，合同移交、借阅手续缺乏；四是责任主体不明，未明确合同档案保管的责任主体。

3.档案管理设备简陋、手段落后。由于资金投入不足、村级重视不够等原因，村级档案保管的设施比较落后，无专门的档案保管区，缺乏防火、防潮、防蛀的防护手段，档案的安全性得不到保障。村级档案的信息化利用水平远远落后于技术发展，依旧停留在纸质层面，没有建立起完善的电子化档案应用体系。

二、加强农村合同档案管理的举措

1.增强合同档案管理意识，提高管理人员素质。合同档案管理工作的顺利开展离不开工作人员责任意识的增强、管理能力的提高，档案管理人员的素质高低决定了档案工作的好坏。镇村要加强对村庄档案管理的队伍建设，针对村庄管理力量弱的问题，可以选用党性强、作风好、工作态度端正的人负责档案管理，并对工作人员进行相应的档案管理技能培训，尤其是档案电子化的培训，构建档案纸质与电子化互联机制，提高电子档案的应用率和安全性，创新档案的管理手段，以有效的信息化手段促进档案的信息利用。

2.狠抓制度落实，促进档案管理规范。村庄应严格落实档案管理制度，对合同档案进行分类整理，编号存档。同时用好合同登记簿，对合同进行台账管理，及时完善更新合同登记簿，通过登记簿掌握合同整体情况。根据村庄实际可以对档案管理制度进一步完善，制定村庄自己的档案管理制度，增强档案管理制度的实用性、便捷性，要建立起完备的档案借阅制度和档案移交程序，做好记录备查，明确责任主体，以防档案丢失；将档案管理工作纳入工作考核中，对不尽职尽责的人员给予教育批评，增强档案管理制度的严肃性。要加大对村庄合同档案管理的检查、指导力度，对不合理的地方及时督促整改，提升村庄档案管理的规范性。

3.加大档案设施资金投入，提高硬件水平。镇村可以准备适当的经费支持档案管理工作，开辟出专门的档案保管室，购置档案保管设备，以满足档案管理需要，对于档案管理突出的单位可以给予适当的补助，引导村庄形成重视档案管理工作的良好趋势。