政务服务中心的档案管理研究

郑伟

摘 要： 政务中心档案管理作为政务服务中心的重要内容，是提升政务中心工作和服务的关键所在。档案管理既是政务中心实现科学化、合理化管理的基础条件，也是对政务中心管理的效果和质量的检验标准之一。本文主要针对政务服务中心的档案管理进行探究，并提出相应的策略。

关键词： 政务服务;服务中心;档案管理;信息资源

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.283

引言：在信息快速发展的背景下，要积极开展政务信息中心档案管理的信息化，加强对其的重视，通过科学、合理的方式推进信息化工作的进一步开展，提升政务服务中心档案管理工作质量的提升，促进档案管理工作的可持续发展。

1 档案信息化管理工作存在的问题

1.1 缺乏对档案信息化的认识

政务信息中心所构成的档案信息内容具有涉及面广、作用时间长的特点，其资料信息具有较高的保存价值，从而也是政府机关档案的主要输送地[1]。但是，在当前的政务信息中心档案管理当中，存在着对档案信息化认识不足的情况，从而使档案信息化在管理工作中没有得到有效的开展，与政务信息工作的进展也不无法实现同步。在目前的档案管理工作当中，推进政务服务中心档案的信息化是政务信息中心工作中的重点内容。

1.2 办公系统与档案管理系统不兼容

在当前政务服务中心的工作当中，所使用的都是自动化的办公设备都是相应的高级主管部门集成开发的办公软件，而在档案管理中所使用的软件与办公软件是完全分开的。在办公自动化系统和档案管理系统不具有统一性的情况下，很难实现办公系统的信息与档案管理中的信息相互转换，从而导致了不能将电子档案中的信息内容进行存档，这不仅阻碍了政府信息中心档案信息工作的有效推进，也影响政务服务的有效开展，使档案信息的价值没有得到有效的发挥。

2 完善档案信息化管理工作的策略

2.1 增强对档案工作的管理

政务中心的档案是记录关于和政务没有直接关系的活动和人群中，与政务有直接关联、有保存价值的文字、图片、视频等相关的记录内容。因此，政务中心要在工作当中加强对档案工作的管理，将档案工作放在政务服务工作中的重要位置，从而使其能够不断的推动政务服务工作的有效发展。要设置专门的档案管理部门，将档案进行有效的整合和汇总，采取其中管理的方式，完善管理的机制和体系，从而确保相关档案数据的真实性和完整性，提高档案信息的利用率，使档案信息能够在政务服务中发挥真正的作用。

2.2 加大对档案基础设施设备的建设

随着信息技术在各行各业的广泛应用，为人们的工作和生活带来了诸多的便利。政务中心的工作中也同样由于信息技术的运用，实现了工作效率的提升，大大节省了工作的时间。通过信息在计算机中的储存，不仅提升了档案信息的利用率，还实现了对档案信息的快速、精准查找和检索[2]。但是在信息设备不完善的情况下，很多的政务中心仍然采取传统的方式来进行信息的记录和搜集，在手动搜集、整理、利用档案信息的过程中，不仅增大了工作量，还无法确保信息的准确性，对档案管理工作的发展非常不利，在实际工作当中，办公自动化的水平已经得到了明显的提升，但是档案信息化的管理却一直没有得到有效的推进。由于没有严格按照国内的标准来对档案信息进行管理和搜集，导致了很多的檔案管理中都存在着功能单一、标准化水平较低、信息内容不完整等情况，从而影响了对档案信息的检索和共享，档案管理的系统更加参差不齐。所以，政务中心必须加强对档案基础设施设备的建设，加大资金投入和政策支持，从而为档案信息管理提供有利的基础条件，促进档案管理的进一步发展。

2.3 提升档案干部队伍的整体素质

档案工作的质量是影响档案工作发展的决定性因素。在当前的政务服务中心的档案管理中，大部分都是采取较为单一化的管理模式，工作人员所具备的知识技能也具有一定的限制，工作人员中缺乏具有计算管理、经济管理和档案业务等方面知识的专业人才。在这种人员队伍组成的背景下，普遍的档案管理人员都存在知识薄弱、不了解现代化档案知识的情况，从而极大的影响了档案管理数字化工作的开展和推进，对档案管理发展产生了不利的影响。在档案管理中，不仅需要相关人员能够掌握当前的档案管理知识，还要不断学习新的知识内容，掌握数据库管理、计算机操作、网络管理等方面的专业技能，从而使档案信息能够更好的为人们提供服务。

2.4 增强档案信息资源的安全管理

随着电子政务的逐渐转变，工作中也面临着新的挑战，常常会出现病毒侵袭、系统故障和人为失误以及载体损害等诸多的问题。所以，档案管理部门要加强与信息技术部门的联系，结合电子政务主管部门，共同制定档案的安全管理规范，将数字签名、物理隔离、防火墙设置、数据备份、CA认证、数字加密、日志管理权限控制和安全审计等相关的技术安全措施有效的落实到工作当中，同时要加强对已归档电子档案的保护和保存工作，从而提升政务信息的安全管理，确保信息内容的安全性。

2.5 及时开发档案信息资源

一直以来，政府中心档案管理工作中都不具有等待访问、我想确认的手动服务状态，同时也缺乏一定的积极参与意识。因此，要针对此类情况进行有效的改善，在档案工作当中，将开发和利用档案信息作为工作的重点内容，挖掘档案信息中的重要内容，发挥其真正的价值和作用，为政府中心的管理和决策提供重要的依据，将其有效的引入到入住的单位当中，使档案信息能够更好的提供服务[3]。在通过对日常材料内容进行存档和提交的过程中，要结合政务中心的发展任务对材料中的信息进行分析和编辑，从而在大量的存档资料当中筛选出具有利用价值的信息内容，使能够更好地为决策者和入住单位提供服务。

3 总结

在大部分的政务信息中心都存在诸多的纸质档案信息，需要将其进行有效的信息化并实现归档。而在档案管理当中，要积极的探究相关的管理方式，从而做好政务信息中心档案信息化的管理工作，使档案的信息能够实现全天候的服务，做到对信息内容的有效传输，从而为党委和政府提供更好的服务。

参考文献

[1] 周春兰.以档案管理信息化促进人力资源管理高效化研究[J].办公室业务，2020（17）：145-146.

[2] 柯萍.信息化是城建档案管理转型升级的必由之路[J].中华建设，2020（09）：35-37.

[3] 陈永生，王沐晖，苏焕宁，杨茜茜.基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：治理观[J].档案学研究，2019（06）：4-11.