物业公司内控管理与风险控制

摘 要 良好的内部控制有利于企业防范管理风险，提升经营效率，实现发展规划。本文立足于物业公司内控管理全流程，结合物业公司业务风险进行分析，对物业公司的财务风险提出具体的内控建议，从而有效防范风险，提升物业公司的财务管理水平。

关键词 物业公司 内控管理 财务风险

当前，城市化、智慧化、数字化进程不断加快，物业管理市场竞争更加激烈。物业服务公司集中效应不断显现，不少物业公司上市成功，房地产企业也在发展子公司提供高水平的物业服务。地区性《物业管理条例》相继出台之后，物业行业的服务不断優化，也暴露出了物业公司的许多管理问题。加强物业公司内部控制的建设和实施，提高其防范经营风险和财务风险的能力和水平，才能实现持续高效发展。

一、物业公司的内控管理现状和问题

物业公司的内部控制贯穿于公司运作的各个环节，将生产经营的每个环节都纳入监督管理体系中。但由于是新兴的服务行业，再加上大多数物业公司规模都不大，公司的内控管理受到限制。

（一）中小企业内控意识淡薄，大型企业业务复杂、反应慢

现阶段，大型物业公司占比过少，小型企业的管理者对公司建立内部控制制度的重视度不够，对内部控制的认识不够完善。管理层对内部控制的必要性和有效性也没有全面的认识。相比而言，大型物业公司内部管理规范有较完善的内控管理体系，信息化水平高，内部控制监督水平高，但因规模较大，项目分散，业务复杂多样，反应速度慢，内控效果不能得到有效保证。

（二）内部控制制度发展不健全，公司治理和组织架构存在问题

物业公司中多数拆分子公司或者地产公司专设公司往往不具备健全的公司治理和内部控制的组织架构，内部控制制度发展也不健全。很多物业公司虽然设置了董事会、监事会、经理层和审计委员会等，但各个机构的工作和责任并未真正落实，企业的组织架构老化，公司治理层工作缺位，内控制度的流程自然也不能完整地在公司内部正常运转。

（三）员工配合度不高，公司内控管理缺乏有效监督

作为特殊的服务型企业，物业公司日常业务涉及广泛但琐碎，信息收集记录冗杂，员工沟通配合度不高，工作效率得不到提升，信息反馈也无法保证完善。公司内控部门对公司经营管理的监督也受到制约，内部审计部门工作范围不明晰，自身的监督权威也没有建立，内控监督无法实效运行。

二、物业公司业务层面的重要风险点和控制措施

企业经营风险贯穿于经营业务的全过程。完善的内部控制流程和监督有利于降低经营风险。下面以物业公司业务层面的重要风险为例，分析物业公司内控管理的控制措施。

（一）业务外包风险

为了平衡人力供需关系，物业企业部分服务会采用外包形式，便于公司更好地组织和协调服务。但外包企业提供服务不及时，服务质量和专业化水平也难以考量，以及可能泄露物业公司拓展的新业务的风险。因而对外包用工、道德风险等要予以重视，要加强外包单位资质审核，完善外包服务条款，外包合同应标准化服务质量，明确满意度要求，完善服务费结算方式等。

（二）收费标准风险

物业企业中往往存在收费标准不同而产生的风险。比较显著的就是收费面积和收费价格与合同约定不符，物业费使用前、使用中收费政策不同，水电费数据不实等风险。对此，要通过信息化管理手段加强物业收费数据管理，增加交付管理评定环节，及时更新房屋入住情况，确保收费数据和合同数据统一，对减免事项一一核实。

（三）员工行为风险

物业企业有大量的服务人员，员工私自行为很可能导致风险，主要负责人违规行为也会产生风险。例如，停车场门岗通过手动方式，违规放行临停车辆，私占现金收入等，也存在员工收费错误、经营环节串通舞弊等风险。对此，要改进系统权限，减少现金收付，推广网络结算方式，月末账实核对;严格执行职权分离和岗位不相容等制度，必要项目严格落实领导审批制，杜绝舞弊现象。

（四）业务流程风险

公司经营管理过程中也会存在风险。项目招标中可能存在供方瑕疵;工程进行过程中会产生材料不实、报价不实以及工程质量问题;租售业务中，合同签订、佣金管理、折扣管理各环节可能有漏洞;公司管理中，合同管理不善也会造成法律风险。

因此，公司上下应该强化风险意识，严格审查投标单位资质，出具专门审查报告，采用黑名单制筛选合作对象;严格制定工程管理流程，全环节实现监控，严格把关工程质量，落实“分级别验收负责”制度;公司合同专人管理，合同编号，空白合同、作废合同记录原因，合同使用、盖章、归档流程缺一不可。

三、充分发挥财务部在内控管理中的作用

随着发展过程中业务范围的不断扩大，物业公司治理中内控的缺陷显露。健全物业公司内控体系，财务内控不可或缺，对现行的财务工作提出了更高的要求。

（一）执行内控制度，更新和完善企业内控全过程

物业管理工作要面对复杂的工作环境，需要更加完善的内控制度。管理层和治理层组织架构要明晰，各部门分工明确，协调协作，在公司上下营造合适的内控环境，完善内控制度建设和执行。物业管理公司的内控架构应该走出固有的模式，结合不同的物业公司的不同业务进行内控模式和流程的完善和执行。

（二）加强财务信息化建设，增强企业全流程内控效果

建立数字化财务内控系统，利用信息技术管理不同的业务流程，详细记录、共享信息，通过财务核算分析，确保公司收入、成本和利润得到正确的计价分摊，提高资金使用效率，完善财务内控流程。不仅如此，信息化的建设还有利于对财务流程进行监督，防范错误和舞弊的发生，降低财务风险，完善企业内控闭环，强化企业内控效果。

（三）优化财务预算管理和控制，提高监督水平和利用成效

企业内部管理的重点应是全面预算管理。预算制度的有效建立和不断完善也有利于实现企业资金运转、成本费用的控制。实现全方位、全过程的监督与控制，使企业各项经营管理活动在事前、事中、事后得到全方位监督，提高企业人力、物力、资金和时间的利用成效，更好地提升企业经营管理水平。

（四）加强内控培训，增强专业胜任能力和风险防范意识

定期开展内控知识讲座，通过案例分析，将全体员工纳入财务内控的管理范围，使其明白财务风险防范和遵守内控规则的重要性。增强财务部员工的财务内控意识，除了要對实际操作中容易出错的财务模块进行培训，增强其胜任能力外，还要普及金融和财务风险知识，让员工在意识和操作中遵照财务内控风险机制。

（五）健全财务内控自查，完善财务风险警示和应对机制

财务部设置内控专员，配合内审，对财务内控结果和全流程进行监督，定期对财务内控进行全面监督。分析问题，提出整改意见，向公司管理层报告评价监督结果，逐步完善企业的财务风险警示和应对机制，不断提高公司的业务效率，减轻舞弊风险和流程风险。

四、结语

在当前环境下，物业管理公司面临的变革和升级很多。一方面，在房地产存量时代，物业公司仍然具有巨大的发展潜力;另一方面，物业公司的内部控制缺陷对公司的持续发展有重要的影响。物业公司必须重视内控管理在公司治理中的重要作用。

物业公司对于财务内控更应该有更高的标准和要求。只有在科学完整的内控系统中，许多财务问题才能得到解决，物业公司才能不断修正问题，在内外部环境变化中抓住机遇，创造新的增长点。

（作者单位为华润置地<北京>物业管理有限责任公司无锡分公司）

[作者简介：黄卉（1978—），女，江苏无锡人，本科，会计师，研究方向：财务管理。]

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