贸易公司内部控制监督相关问题及应对措施

陶玉萍

摘 要 贸易公司业务覆盖面大，组织结构和财务资源相对分散，风险源类型多样且分布范围广，强化对内部控制体系的监督，客观评价其有效性并进行动态优化十分重要。基于此，本文在深入分析贸易公司运营特点和内部控制要求的前提下，探讨如何通过完善风险评估与绩效考核机制，优化业务流程，强化内部审计监督，实现对贸易公司内部控制机制有效性、合理性的动态监督、评价和优化。

关键词 内部控制 评价监督 贸易公司

一、内部控制监督的重要性

（一）内部控制概述

内部控制机制是公司应对复杂的外部环境，有效防控经营风险，提高经营管理水平，促进自身可持续发展的基礎。其原理是从动态完善公司内部管理机制出发，通过构建科学的管理制度，运用一系列科学方法、技术和措施，形成内部权力制衡与紧密协作，客观评价、有效监督和防控各类风险，保障经营管理目标的实现。有效运转的内部控制机制由内部环境、风险评估、控制活动、监督考核、信息沟通等要素构成。良好的控制环境可以赋予公司管理体系动态自我调适、优化的能力，在经济活动过程中，对外部环境与内部经营条件的复杂变化作出快速回应。

（二）内部控制监督的重要性

监督考核是内部控制要素中非常重要的环节，对维持内部控制机制的有效性起到了决定作用。内部控制监督以对不同对象绩效考核为基础，实践中由内部审计、财务等部门相关人员依据公司的管理制度，按照既定的绩效考评标准和具体测评方法，评价各岗位、部门的工作绩效，或者考核、审计具体经济活动的成本和效益指标。一方面，将考评结果作为落实公司奖罚条例、激励措施的依据，形成对各部门及岗位人员履职行为的有效监督和约束;另一方面，在考核、审计的过程中，可以及时发现公司内部控制体系的弱点并找到原因，通过完善管理制度、优化工作流程或加强对重要风险领域的监督等措施，对其予以强化。

二、贸易公司内部控制监督的难点

（一）组织结构与业务流程复杂多样

监督公司运营状况，对内部控制成效进行准确评估，需要完善的管理机制，但贸易公司通常采用集团化运营的模式，实体店、分支机构较多，而且涉及的业务类型多样。加之贸易公司的商品采购、合同签订、销售等业务活动，涉及非常复杂的法律、税务专业问题，这加大了贸易公司内部控制评价和监督的难度[1]。此外，贸易公司为了满足客户要求并在竞争中胜出，对业务处理效率的要求十分严格，使得基于标准化流程与严格的审批、考核等制度的内部控制极易与之产生矛盾。在实践操作中，相关岗位人员为了达成业务指标，确保按时履行合同，容易出现违反程序和管理制度的行为，给监督和优化内部控制带来了困难。

（二）风险源分布广泛且多样

内部控制的主要作用之一就是防控风险，有效识别风险源并将之纳入监督控制范围是内部控制监督的核心工作内容。而贸易公司的业务特点、运营环境决定了其风险源多且分布广泛，在评价内部控制的有效性时，构建指标体系、确定评价标准、制定控制措施都有很大的难度。在市场高度开放、在线交易平台非常完善的背景下，大型贸易公司多涉足跨行政区域和跨国交易，不同类型的商品、技术的交易牵涉的法律、税务问题非常复杂，在签订和履行合同的过程中存在诸多关键节点，负责风险评估和监督的人员需要具备非常全面的知识和丰富的实践经验。

（三）内控意识淡薄，内控机制与考核脱节

公司管理者、员工缺乏内控意识，内控机制形同虚设，流于形式。公司发现问题、漏洞时才补充、完善制度，未及时梳理、修改制度、流程、内控手册，也未组织员工培训、学习内控知识。考核机制不健全，未与公司绩效考核挂钩，给内部监督工作带来困难。

（四）内部控制制度执行力不足

在组织结构分散且业务类型各异的情况下，贸易公司与其下属单位之间的联系相对松散。尽管母公司针对不同类型的分支机构有统一的会计核算标准、财务管理制度和规范化的管理流程，但由于空间跨度大难以形成有力约束，难以有效约束下属子公司及实体店员工的履职行为，极有可能无法及时发现内部控制体系的疏漏，导致内部控制制度不能得到全面执行。此外，为了保障下属单位的运营效率，贸易公司往往会赋予其子公司一定的权限，并且运用内部审计、会计核算等手段加以监督。这种侧重于事后监督考核的模式尽管有一定的约束力，却存在无法实时洞察违规行为并避免造成损失的问题。

三、应对措施

（一）完善信息化管理系统

针对贸易公司规模庞大、财务资源分散、业务覆盖范围广的问题，为了实现对公司内部控制的有效监督，应在现有的ERP（企业资源计划）系统的基础上，构建一体化的信息管理系统。首先，整合集团内部各部门、单位的信息化管理系统，统一会计信息和业务数据处理口径和标准。构建采购、销售、财务、客户管理等基础数据库，在线生成、更新和共享相关信息，为开展会计核算、风险评估、审计等工作提供具有时效性的准确数据。其次，完善ERP系统财务管理模块的功能，实现对预算、现金收支、费用报销等重点事项的在线监督审核，全面监控贸易公司资金、信息与物流的变化情况，解决执行内部控制制度与保障公司日常业务处理效率之间的矛盾。

（二）完善风险评估与绩效考核机制

为了有效识别和控制复杂多样的经营风险，首先应结合贸易公司各类业务流程的特点构建风险矩阵，对不同类型的风险源进行定性、定量评估，根据其影响大小、发生概率的高低明确防控策略[2]。其次，针对存在较高风险的业务流程关键节点设计有效的控制措施，通过完善相关制度和明确审计、财务、业务人员的责任，对业务合同签订、采销、物流、工程物业、应收应付款管理等环节进行有效的监督和控制。最后，围绕全面预算管理完善贸易公司的绩效考核机制，在现有指标和规范的基础上，增加可以反映经济活动效益或预算计划执行成果的指标，用于评价内部控制成效，以便在考核部门、人员绩效的同时，准确判断内部控制有无弱点，必要时可以制定和执行优化措施，保证内部控制持续有效。

（三）强化内部审计与全员内控意识

内部审计是贸易公司强化内部控制监督作用的关键，针对目前审计活动因偏重于事后而不利于风险防控的问题，贸易公司首先应完善内部审计机构的职能[3]。监督内控落实、经营活动评价、资金安全、经济责任離任审计，针对合同管理等重点环节实施全过程审计监督，覆盖主要条款拟定、合同签署到执行的过程，确保业务和财务部门规范执行公司的内部控制制度。其次，优化内部审计人才结构，引入熟悉国际贸易规则和公司业务覆盖区域的税务、法律及金融政策的高端人才，采用更为科学的审计方法，或将重点审计项目委托给第三方专业机构，由其运用贸易领域的专业优势，对公司的内部控制作出客观评价。最后，全员重视内控，完善制度、风险控制点、内控手册，优化流程并组织全员培训，将内控工作纳入公司绩效考核机制，做到全员内控，提高公司的内控管理水平。

（四）动态优化业务流程及内部控制制度

在跟踪评价和监督的基础上，根据会计核算与审计结果，贸易公司必须对内部控制存在问题的环节进行改进。首先，绩效考核、成本分析、内部审计等评价监督工作中发现的问题，应分析其产生的原因并追溯具体的业务流程，找到业务处理程序和管理制度的弱点或漏洞，再制定针对性的优化措施。其次，要对修正和强化后的内部控制相关环节进行重点监督，根据后续业务处理过程中相应环节的运转情况，确认优化措施的有效性[3]。

四、结语

虽然理论上内部控制机制的运行原理并不复杂，但在实践操作过程中，不同类型公司的控制环境、风险源类型及特点、业务流程等因素千差万别，要想确保内部控制不失效，必须有针对性地评价和监督考核机制。对于组织结构复杂、时常涉足跨国业务的贸易公司而言，只有依靠信息技术提升内部控制监督的效率和质量，针对关键控制节点制定有效的跟踪监督措施，才能保证内部控制机制的持续有效。

（作者单位为银川新华百货商业集团股份有限公司）

参考文献

[1] 丁香.贸易企业内部控制存在的常见问题及对策[J].中国国际财经（中英文），2018（03）：11-12.

[2] 李方哲.贸易企业内部控制存在常见问题及对策[J].中国国际财经（中英文），2017（22）：4-5.

[3] 贺艳辉.对贸易企业内部控制存在的问题和对策研究[J].品牌：理论月刊，2015（09）：101.