博物馆人事档案管理工作浅述

臧莹 赵茜

摘 要：博物馆作为征集、保护、研究、传播并展示人类历史的见证物，是为公众提供知识、鉴赏和社会教育的社会公共机构。人事档案管理工作在博物馆行政工作中占据重要的位置。博物馆中的档案种类有很多，有行政档案、人事档案、藏品档案、修复档案等。其中人事档案是博物馆人事管理工作的重要组成部分，在博物馆行政管理工作中尤为重要。

关键词：博物馆;人事档案;管理

1 人事档案管理的重要性

人事档案管理，顾名思义是将人事档案的收纳、保管、统计、整理、调整并提供使用，对其管理中形成的记录和个人经历的反应、工作状况、思想品德、业务能力、所受奖惩等方面的情况，并以个人为单位归档保存的原始记录。人事档案是个人在人事管理活动中形成的第一手材料，具有原始记录性和真实性，其内容主要反映个人的学习、工作、德才表现等情况。人事档案产生于人事管理活动，既是人事管理活动的产物，又是人事管理活动的基础和依据。

对于博物馆来说，人事档案是一个职工历史的真实记录，可以清楚地了解职工的学习、工作等方面的轨迹，是单位通过对个人履历、政治思想、工作表现、业务成绩、奖励惩罚等多方面的记录，对职工考察、提拔、调动等人事管理工作的参考依据。在办理职工入职、转正、定级、职称评定、保险办理、退休等手续时，人事档案也是必不可少的重要依据。如果没有人事档案，很多手续就无法办理，个人的权益将无法得到落实和保障。

查阅历年来的档案管理事件时发现，档案管理的疏漏不可避免，相比信息化的管理方式，传统管理方法漏洞较多，档案内容记录错误或被误改的事件时有发生。某单位退休员工在办理退休手续时发现，档案中的年龄被二十多年前的档案管理人员私自更改，更改原因已不得知，导致其档案记录的出生年月与身份证、户口簿不符，无法按时享受退休社保，经多方协调，仍无能为力，只能推迟退休时间。在此过程中，社保局、派出所、街道办事处、所在工作单位等部门多次协调，都没有找到当初更改年龄的证据和原因，诸如此类由于历史的种种原因导致的关键性错误，后果只能由其本人来承担，甚至会影响一个职工的人生命运。所以人事档案的保管和管理尤为重要，容不得半点马虎。

2 博物馆人事档案管理要求

博物馆人事档案的管理人员要及时了解和掌握人事档案材料的信息，不失时机地将职工个人的人事档案材料收集归档，确保档案等材料不遗失、不损失，保障其安全。归档的人事档案材料要真实规范，对象明确，完整齐全，文字清楚，手续完备。人事档案是每个人原始的第一手资料，是每个单位包括博物馆在内的所有职工最宝贵的个人信息总集，不可复制，一旦错过存档期，就不可重来，是单位每个部门、每个职工相互配合的成果，也正是因为如此，人事档案才能在博物馆中发挥其重要的作用，真正服务于每一位职工。

2.1 人事档案的价值性

按照人事档案的归档范围，对材料进行逐一鉴别，判断是否属于人事档案的范围，有无归档保存的价值，把具有保存价值的人事档案材料按规定归档。人事管理工作人员要和财务、工会等行政部门相互协作，密切配合，协助领导管理层做好人事管理工作，做好职工的劳动合同、社会保险、人事任免、职称评定、离退休等相关工作。

2.2 人事档案的完整性

在鉴定人事档案的完整性的时候，首先要看档案整体内容的完整性，对照人事档案归档的范围，查看有无缺少哪一项，如有缺少，应及时收集补充。其次是查看每一项材料是否完整、齐全，对于不完整的材料同样要及时加以补充。

2.3 人事档案的真实性

所谓人事档案的真实性，就是档案中人事材料的真实性、可靠性，是否如实反映了职工的真实情况。人事档案管理人员在判别归档材料时要做到认真严谨，对人事档案的保管也要严格。人事档案的真实性为科学精准选人用人和从严管理监督干部提供了基础保障和有力的支撑。

2.4 人事档案的私密性

人事档案对于每个人来讲是私密的，保证档案的私密性是人事管理人员的职责，就算当事人查阅，也需要办理相关的查阅手续，他人更是无权私自翻阅。

3 博物馆人事档案管理现状和提升

博物馆的工作人员大多是学术研究类人员，档案管理工作岗位往往被认为是无关紧要，这种误区在学术研究类的单位中似乎长期存在。然而，档案管理与每个人息息相关，无论从事何种职业、何种岗位，没有人事档案的管理，就没有事业的晋升和发展。必须立足于人事档案管理的现状，采纳和借鉴其他优秀的档案管理研究成果，才可以使档案管理工作逐渐走向正规化、科学化的道路。

如今的档案内容越来越完善、全面，然而大多数博物馆的档案管理仍然采用之前的模式，与社会的进步还有一定的差距，内容单一而片面，给领导选拔人才、晋升人才带来了一定的阻碍，对博物馆人才的招聘和对照带来了一定的障碍。那么，如何提升档案内容的管理呢？

3.1 加强档案管理人员的培训

进行定期有效的培训是提升档案管理人员工作效率和工作能力的重要举措。每个人都应在学习的过程中不断进步，职工的进步才能推进集体的进步，才能推动博物馆的发展。

3.2 加强档案管理工作的宣传

很多人认为人事档案管理工作沒那么重要，这是由于该工作宣传的缺失。档案并不只是一张纸而已，它与每个人的一生都息息相关，在工作和生活中有效地约束自身的行为规范，避免违法违纪的行为出现，就可以避免污点进入档案，其警示人们对自身行为进行约束，是工作人员工作调配和惩罚的重要凭证。

3.3 加大对档案管理工作硬件设施的投入

目前博物馆档案管理工作的硬件设施较缺乏，信息化程度较低，内容的归纳不够具体，表述不够精准，积压和丢失的现象依然存在，查阅过程耗时费力，这些都是档案管理工作亟待提升的方面。

4 博物馆人事档案走向信息化

在博物馆人事档案管理实际工作中，一直以来都是以实体为主。而实体档案又存在着一定的缺陷，早期的档案大多都是手写的材料，长时间保存下来，笔迹会变得不清晰，纸张的质量不好，时间久了，翻阅的时候必须小心，否则很容易坏。另外，纸质档案不利于翻阅查找，浪费时间，利用率不高。随着信息化的飞速发展，信息化管理对人事档案管理就变得尤为重要。

信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术方法提高人事档案管理水平和效率。将传统的纸质档案通过扫描、拍摄等方式转换为电子版，对电子版档案进行整理，建立档案数据库和目录数据库，既方便日常工作中随时查找、翻阅，又不会破坏纸质档案。信息化管理还可以保证档案信息的及时更新，保证档案内容的时效性、准确性和真实性。

信息化发展一方面为人事档案信息化提供了先进的技术、方法、手段，另一方面，在信息化条件下进行新型人事档案管理，将成为人事档案信息化建设的重要任务。人事档案管理的信息化发展目前已然形成较完善的软件体系，在博物馆人事档案管理当中，统一信息化管理软件，充分实现人事档案接收、传递、查阅、共享的信息化，不仅方便于人事档案管理，也方便于专业人才的共享。

5 小结

在现代化快速发展的背景下，博物馆人事档案管理也愈来愈现代化、科技化、信息化，档案管理是昨天、今天、明天的桥梁和纽带，关乎每个人的历史与未来。博物馆的人事档案管理工作应在今后的很长一段时间注重发展和改革，切实做好人事管理的自主权，完善适合本单位的人事用人机制，确立更加有效的竞争激励机制，对人事工作的管理不断加强并提高业务水平，落实与时俱进的综合配套设施，探索真正适合博物馆的档案管理制度，才能有效推进博物馆的建设和发展，积极配合完成国家对事业单位人事管理机制的改革。

参考文献

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[2]吴英华.博物馆人事档案管理之浅见[J].黑河学刊，2015（2）：16.

[3]王建新.新时期博物馆人事管理的内涵[J].中国博物馆，1996（6）：27-28.