研究新时期办公室行政事务管理思路

陆一新

【摘  要】论文首先从办公室行政事务管理及其中现存的主要问题入手，然后与具体内容相结合，对新时期办公室行政事务管理的主要思路进行分析。论文得出注重办公室行政事务管理的准确定位、不断完善行政事务管理机制、提高管理人员的综合素质以及加大信息管理系统建设的力度这四点对策，希望能为有关人士提供帮助。

【Abstract】First of all， this paper starts with the office administrative affairs management and the its existing main problems， and then combines with the specific contents to analyze the main ideas of office administrative affairs management in the new period. This paper draws four countermeasures： paying attention to the accurate positioning of office administrative affairs management， constantly improving the administrative affairs management mechanism， improving the comprehensive quality of managers and increasing the intensity of the construction of information management system， hoping to provide help to relevant people.

【关键词】新时期;办公室;行政事务;管理

【Keywords】new period; office; administrative affairs; management

【中图分类号】C931.4                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）07-0003-02

1 办公室行政事务管理概述

作为机关日常行政事务处理的核心场所，办公室所能发挥的重要效果是不可替代的，其不仅需负责机关运营中各部门工作的协调，也要为领导层适时提供决策性的意见，确保管理者能在有力的信息支持下，作出对机关发展有利的正确决策。

换个角度看，办公室其实也是为机关全体人员提供工作服务的综合性机构。而办公室行政事务管理的特征也十分鲜明，首先就是服务性，主要服务于员工和机关的长远发展，在各部门间的联系通过办公室得到强化的基础上，提高内部运营的整体效率;其次由于办公室行政事务管理任务重、工作时间长且目标不明确，所以管理的复杂性与杂乱性也很强，需要办公室及时优化并努力克服[1]。

2 办公室行政事务管理中现存的主要问题

2.1 管理过程中漏洞和缺陷较多

实际上，机关最重要的构成之一就是办公室，这也是新时期机关运营发展的关键所在。虽说近年来重视行政事务管理的机关越来越多，但受到种种因素的影响，行政事务管理无法深入、只流于表面的现象依旧十分普遍，导致管理工作根本无法发挥其重要作用。此外，部分机关的办公室行政事务管理部门未能合理、明确地分配日常管理任务，导致部分员工缺乏组织纪律，或完全按照领导的安排来工作，这也是管理水平无法提升的关键原因。再加上很多单位的高层领导与办公室管理人员等员工的接触和沟通很少，在二者间距离较远的情况下，员工对单位的认同感与亲切感也会下降，从而降低行政事务管理的积极性。

2.2 管理体系有待完善

现如今，很多机关的办公室行政事务管理工作都存在管理体系不完善的问题，如此不仅无法确保工作计划制定的合理性，在实际开展行政事务管理的过程中，管理人员也没有规范或制度可作为支撑，管理难度很大。另外，由于一些单位的领导层并未明确管理体系创建与完善的重要性，在管理体系缺失的情况下，行政事务管理根本无法发挥其应有的作用。

2.3 管理工作和实际要求不符

办公室行政事务管理和实际要求不符的问题主要体现在以下两点：

第一，机关对行政事务管理存在错误的认知，认为办公室的职责范围只有总务后勤、档案文书管理等，虽然这些工作都是行政事务管理的关键构成，但具体的行政事务管理远不仅如此，这样根本无法使其对单位发展起到决定性的作用;第二，很多机关的办公室行政事务管理部門并未明确管理的重点其实是员工，只有员工的积极性提升，愿意主动配合行政事务管理，才能促进管理效率与质量的真正提升，进一步推动单位向正确的方向发展。这两点都是目前办公室行政事务管理中最需要处理的首要问题，需要得到足够的重视[2]。

3 新时期办公室行政事务管理的主要思路

3.1 注重办公室行政事务管理的准确定位

在开展办公室行政事务管理的过程中，管理工作的准确定位必须得到保证，尤其是行政事务管理人员日常的工作量本就很大，如果管理职位与职能无法得到及时、合理、明确的定位，管理工作就极易出现混乱，常常造成事倍功半的后果。另外，新时期下的办公室行政事务管理，对管理人员的要求也很高，如果由于行政事务管理没有准确定位，而导致管理效率和质量下降，则是得不偿失的。因此，机关必须结合新时期的具体要求，针对办公室行政事务管理展开创新，在思想和行动各方面投入足够的关注度与支持[3]。

3.2 不断完善行政事务管理机制

为保证办公室行政事务管理的科学性和规范性，对管理流程和管理机制的完善就必须得到注重，在贯彻落实各项管理工作的基础上，全面发挥管理机制的关键作用。另外，在管理机制建立的过程中，也可号召管理人员积极参与，在与自身工作经验及机关具体发展情况相结合后，提出建设性的管理规范与规章制度制定建议，如此一方面能体现办公室管理的人性化，另一方面也能使管理机制更加完善。此时，单位领导层与各级管理人员也应转变观念，认真听取、虚心接纳广大工作人员的意见，尽可能为办公室行政事务管理奠定更加牢固的基础[4]。

3.3 提高管理人员的综合素质

人力是所有生产的原动力，对于机关办公室行政事务管理而言亦是如此，若想从根本上提高管理的效率与质量，则管理人员的专业水平与综合素质就必须提高。基于此，办公室行政事务管理部门就应充分结合管理人员的具体情况，对其素质展开综合性的分析，确保问题能够及时发现，并得到有针对性的处理，在通过培训等方式弥补管理人员各方面缺陷和不足的情况下，保证其能力可以与行政事务管理的具体要求相符。通常情况下，办公室行政事务管理人员的培训重点应集中在专业技能、实践能力、工作态度及紧急事故处理能力上，还有提升全自动办公方面的信息化水平，同时，应注重管理人员沟通能力与创新能力的提升[5]。

3.4 加大信息管理系统建设的力度

在信息技术愈发成熟的大背景下，办公室行政事务管理和网络间的联系也越来越紧密，而现代化的行政事务管理虽然效率有所提升，但也需要单位能及时引进先进的设备和技术，真正做到与时俱进。此时，站在办公室行政事务管理部门的角度上来看，充分考虑机关管理要求还是很有必要的，一方面致力于信息化管理系统的构建，另一方面也要科学改进相关技术及其应用，保证管理工作能始终与单位需求相适应。与此同时，在构建行政事务管理信息系统时，对技术与资金的投入也绝不能吝啬，在与计算机设备、网络信息系统有机融合的基础上，为管理工作的有序展开提供更高程度的保证。

4 结语

综上所述，优质、高效的辦公室行政事务管理，不仅能为机关内部管理质量提供重要保证，也能为机关新时期下的可持续发展奠定牢固基础，帮助单位更好地解决各方面的困难和有效地应对重重挑战，进而创造更广阔的发展空间。尤其是现如今机关所需面临的竞争压力极大，若想在市场环境愈发严峻的大背景下，获得健康、稳步的发展，办公室行政事务管理水平就必须得到提升，在确保办公室重要作用能够充分发挥的同时，为单位发展进步提供更大的推动力量。

【参考文献】

【1】蔡永新.新时期办公室行政事务管理思路研究[J].祖国，2018（16）.

【2】王晓剑.试论做好新时期办公室行政事务管理工作的方法[J].丝路视野，2018（31）：101.

【3】周健.新时代办公室行政事务管理策略探讨[J].科技经济导刊，2019（19）：218.

【4】李斌.新时期办公室行政事务管理精细化的思路与策略探究[J].魅力中国，2016（42）：148.

【5】张跃德.如何做好新时期办公室行政事务管理[J].现代国企研究，2018，150（24）：128.