HRP费用管理平台应用研究与实践

汪 煜

随着国家医疗卫生行业的深入发展，各类资本的进入，政府购买服务范围的逐步扩大，外在的竞争力迫使公立医院从依赖外延的扩大转移到注重内涵的发展，提高效益，实现可持续发展，从管理中要效益。HRP（Hospital Resource Planning，医院资源计划）系统的出现迎合了大部分医院管理的需求，使医院可以从财务管理、资产管理、物流管理、成本核算、人力资源管理、绩效管理等各个模块进行信息资源的整合，以规范化、精确化的方法进行医院管理，从而达到提高医院运作效率的效果。P医院HRP系统费用管理平台的建设实施，实现了医院内部科研与日常费用报销及支付的程序化建设，将医院业务部门及行政管理部门的日常资金的使用与财务部门通过信息化平台联系起来，使OA办公系统与HRP资源管理系统信息化统一，对医院的资产进行全方位、重把关的管理方法。并将前台费用报销的信息数据与后台EBS财务系统实现对接，实现内部各机构数据信息的同步使用，建立具有共享性、即时性、透明性的内部财务信息系统，高度体现了财务管理的信息化。

一、平台的搭建

在了解P医院现状的基础上，明确了以《医院财务制度-基层医疗卫生机构财务制度》及医院财务处现有的财务管理规则制度中费用管理规定为基础，以HRP资源管理平台为载体，将HRP预算管理系统、科研管理系统与HRP费用管理系统结合起来，将HRP费用管理系统与EBS财务系统数据对接，加强医院科研经费和日常开支的控制和管理，使医院各项经费和科室基金得到有效利用，实现医院资源资金的一体化管理的实施方案。HRP系统费用管理平台实施步骤如下：

（一）HRP费用管理平台的技术支持基础

升级原有的医院财务系统为EBS财务系统，植入费用报销平台，建立科研系统，科研预算与科研报销系统结合，将业务部门日常费用报销提上系统，并通过HRP费用报销审核确认后将数据传入EBS系统，经记账人员复核确认后直接生产日记账，有效控制医院日常费用开支，实现了及时实时的账务处理。在此期间医学信息中心与财务处密切合作，对每个财务管理模块的功能设置先进行总体讨论，在具体模块上与对应的岗位工作人员进行多次单独沟通，收集详细的功能需求，根据前台业务与后台业务财务管理流程的顺序陆续讨论，找出业务关键注意点，信息科根据财务处各岗位的需求进行系统再开发、再修改及再升级，经过反复调试后开始试用。财务处设有信息管理员，专门负责收集财务处工作人员在试用过程中出现问题，并及时反馈给信息科，信息科再进行修改和调试，直到升级的HRP及EBS系统步入正轨，进入稳定的运行使用阶段。所有硬件设备、核算软件、杀毒软件由信息中心专业人员统一维护，财务数据由信息中心统一备份，并由会计人员同时打印纸质会计档案，按照《会计档案管理办法》进行保管。

（二）细化HRP费用管理平台各模块功能

随着EBS系统的使用，P医院财务管理的工作更加细分，每个岗位都有对应的工作范围、工作内容和工作职责。整个医院内部各科室各司其职，具体的涉及费用报销业务的信息管理模块可分为：HRP系统预算管理模块、科研管理系统模块、HRP系统费用审核模块、HRP系统费用支付模块和EBS系统总账会计模块。同时增加了前端科研管理系统、预算管理模块、薪酬模块、出纳确认支付环节，且由系统直接生成记账凭证，各模块功能分工明确，杜绝了人为差错及岗位风险。具体的日常报销业务流程图如图1。

1.HRP系统预算管理模块。设置预算明细账(包括本级及归口部门管理的基层预算单位的预算)，按照规定预算科目及医院下达的预算额度合理使用。各科室根据预算完成情况，定期向医院预算管理部门报送预算执行总表及分类明细表，各职能部门负责人对本部门所报报表的准确性、真实性、完整性负全责。预算经费支出要严格执行医院预算经费内部控制审批权限的规定，办理借款、报销手续。具体预算管理流程如图2。

2.科研管理系统模块。科研管理模块由科研处管理科研课题经费的工作人员使用，每个科室使用科研课题经费前需要向科研处科研管理模块使用者查询科研课题经费预算情况，确定所要报销的费用在科研课题经费预算内，经审核符合要求后才可到财务处办理科研报销的相关业务。

3.HRP系统报销管理模块。此模块为HRP系统的费用管理平台的核心功能，在HRP系统费用管理平台下设置报销管理模块，菜单中关于报销管理的功能包括日常报销、科研报销、我的参与、我的待办和重传EBS。

第一步：在费用报销时各科室员工登录HRP 网上报销系统，填写普通员工费用报销申请，输入报销金额、支付方式、费用描述等信息，确认无误后将报销申请单打印，找科室及相关主管领导审批后报销。对于科研项目报销申请及科室自有基金报销申请则分别进入员工报销系统中的科研项目报销申请及自有基金报销申请界面操作。

第二步：费用报销申请单提交后，财务处科研报销审核和日常费用报销审核人员可以同步看到HRP系统上提交的报销申请单。在经办人前来报销费用时，应对发票或原始单据的真实性负责，需要取得并提交合法的报销凭证。各种发票必须是印有当地税务机关统一监制的印章；各种收据必须印有当地财政机关监制的印章，且发票和收据必须具备下列内容方为合法单据：收据或发货票联要有单位名称、日期、业务内容、数量、单位、金额（小写、大写）及收款单位或部门的财务专用章或业务专用章，确保报销手续齐全和完整。

第三步：报销审核人员确定 HRP报销申请单上信息应与原始单据完全一致，并且各项信息无误，报销项目符合医院费用开支报销范围及规定时，将报销项目对应匹配入相应的会计科目，并对有些项目按规定扣除相关税务，点击确认后在支出凭单上审核人处盖章，完成整个报销审核流程。

4.HRP系统费用支付模块。在费用审核人员完成审核操作后，报销人员会根据支付方式到现金出纳或银行出纳处提请支付，现金出纳进入HRP费用报销-出纳付款模块，按照同步过来的已审核报销申请单的金额向报销人员实时实地支付现金，在出纳付款模块进行确认付款。银行出纳进入出纳付款模块后，按照付费方式选择支票或汇款，在支票开出后和网上支付后进行确认付款，到此现金支付或银行支付业务基本完成。

5.EBS系统总账会计模块。HRP系统费用支付确认完成后，财务信息数据会自动传入EBS系统总账会计模块，总账会计根据出纳人员交付的原始单据，核对单位信息和报销金额，重点复核会计科目，确定正确无误后点击导入日记账生成FYBX凭证，对于没有报销单的收支项目手工录入日记账生成总账凭证。若报销申请单出现会计科目错误或申请单据号不匹配时可联系前台报销审核人员修改报销申请单，选择重传EBS系统，总账会计模块下OA凭证稽核平台刷新后会产生原报销申请单据的最新版，总账会计核对无误后再导入日记账。

二、平台的实践应用

HRP系统费用管理平台以标准的财务管理工作流程为基础，以明确的费用报销流程为线索，以统一的报销申请单为载体，实行规整的流程驱动业务运行模式，从提请报销申请到报销审核到出纳付款再到后台记账，各笔费用报销业务所先后涉及的每个角色和岗位均有对应的流程节点，在财务管理和会计核算的过程中负责不同的工作，承担相应的职责、发挥特定的作用，共同构成具有共享性、即时性、透明性的内部财务信息系统，使医院各个管理系统实现数据同步运转，成为一个有机完整的协同工作体系。

表1 非人工凭证与人工凭证对比

1.以财务为核心梳理全院108个流程建立以HRP为工具的内控管理体系，具体如图3。

2.通过HRP系统与EBS系统接口，实现费用管理财务数据传输的即时性，确保总账会计及时实时记账。费用管理模块出纳付款确认后财务数据自动导入EBS系统，总账会计可在OA凭证稽核平台中复核后直接导入生成日记账，确保费用报销审核、出纳付款和会计记账财务信息上的同步使用，以及时间上的一致性。另外，HRP系统传入EBS系统OA凭证稽核平台后，自动生成日记账凭证的模式，实现数据的自动采集和加工，总账会计只需核对时间、科目、金额，无需再进行手工记账，大大减少了编制记账凭证的工作量，缩短了会计核算的周期，确保了会计核算的即时性，提高财务数据的准确性，实现了医院费用开支管理的实时报销、实时付款、实时记账的高效运转模式（表1）。

3.加强系统账户管理，明晰岗位权限和职责，确保财务数据的安全性，实现内部财务信息的透明性。依照医院经济管理的范围以及财务处的组织构架及岗位设置，建立完整全面的经济管理和财务管理系统模块。每个岗位都有不同的用户权限，对应不同的功能模块，从HRP系统的费用管理、资产管理、合同管理、奖金管理等到EBS系统的门诊管理、住院管理、项目管理、预算管理、成本管理、财务管理等，涉及医院资金运行的各个环节。新系统严格按照《医院会计制度》要求设置电算化会计岗位，做到操作员对操作密码严格保密，不相容岗位权限相互分离，并且做到每条操作记录有据可查。进入系统设有用户名和安全密码，确保各个岗位对财务数据进行处理的独立性、保密性和安全性，并在EBS系统设有单纯的查询功能，在此权限下使用人仅可以查询不可以修改，增加了内部财务信息的透明性，便于区分工作职责的归属，利于出现问题时追究相关人员的责任。

4.所有开支业务均已纳入费用管理平台，完整反映了前台费用报销审核、出纳付款到后台记账的整个业务流程，达到全程监控、在线反映问题、对费用资金实现纸质和电子化统一管理的目的。费用的审批权限按照《医院内部控制经费审批规定》的具体要求执行。医院单笔费用开支额度在1000元以上的，原则上使用支票结算。经办科室借支票时，必须说明用途。医院办公用品、除电子设备外的其他低值易耗品由供应科负责统一购置，各科室根据实际需要领用。每月末，供应科将各科室负责人确认的物品领用清单转交财务处进行相应核算。各科室将纸质版原始凭证与电子版报销申请单在提请报销时统一交于审核人员逐笔逐项进行现场审核，并实现网上同步确认，在线审批每笔业务后交于现金出纳或银行出纳进行现场现金支付或支票支付，出纳人员在支付的同事实现网上同步确认，确保每笔已发生业务完成整个报销流程。在HRP系统费用管理模块实现全程监控，每个流程节点均可在线追溯查询到申请人、审批人及付款人，申请单出现问题可找申请人，审批人出现问题可追溯到审批人，付款出现问题可追溯付款人。

5.将HRP系统数据与EBS系统数据接入BI系统，建立统一的经济管理数据综合分析模块。通过BI系统联合发挥财务数据集中共享的优势，对财务数据进行更深层次的加工和利用，提供多层次、多维度的统计分析结果，出具标准化的分析报告，能够使各级管理人员直观、全面地掌握医院业务经营状况、资金运行状况和财务管理状况，实现财务数据的全面管理（图4）。

三、一些分析

HRP系统费用管理平台的建立实现了费用申请审批付款流程的统一化管理，其与EBS系统总账会计的衔接，实现了费用管理与会计核算的无缝对接，有关费用开支的记账凭证近百分之九十来源于费用管理模块及系统导入，实现了医院科研经费和日常费用支出的全程监控，财务会计科目多段组合，多维度核算，便于财务管理层根据预算要求有效控制医院的各项开销。财务部门与业务部门及其他职能部门之间实时进行数据传输，各部门间相互监督，形成有效的内部控制体系。但在HRP系统上线后，P医院也在短时间内出现过工作效率不但没有提升，反而大大下降的现象。主要体现：第一，HRP节点繁多，流程规划不顺畅。当一项业务发起后，不但要按照设计的业务流模式关键点进行节点确认，同时还要按照医院原有的授权审批流程进行节点审批。一个业务，两套并行的审批流程，导致系统中节点成倍增加，流程无限延伸。多重交叉的签字审批让具体经办人员无所适从。第二，系统操作性差，原来在一个页面上可以完成的步骤现在被业务流程拆分到了几个页面，且每一步操作都有延时，导致漏操作和误操作频频发生。第三，HRP要求大量业务数据都要上传到系统当中，导致每个节点的录入工作量比上线前大幅增加，同时由于上传数据过多过大导致系统的传输速度也受到影响。

随着平台使用的时间逐渐延长，业务流程规划的不断调整和各岗位熟练程度的增加，目前绝大部分的问题得到了解决，已经做到岗位分工明确，岗位职责明晰，预算管理、科研管理与费用管理紧密结合，前台业务与后台业务无缝衔接，解决了财务管理的现存问题。在使用后的日常工作中发现的各种新的问题由财务处系统专员统一向信息中心提交申请，并上报处领导及时解决，以保证系统平稳运行及会计数据完整。在未来的发展阶段中，整个HRP系统与EBS系统会根据医院发展的具体情况及经济管理和财务管理的要求改进升级，建全以会计信息为基础的管理控制系统，完善管理会计的电算化，充分实现对医疗业务的全面管理，达到全院的运营目标，为提高医院的整体效益提供决策支持。