加强档案信息化建设，推进企业高质量发展

彭婕

摘要：档案管理是企业管理的重要内容，2020版《档案法》增设“档案信息化建设”章节，要求企业重视档案信息化建设。档案信息化建设已经成为档案工作的重点和趋势。本文通过探讨企业档案信息化建设的重要意义，采取理论与实践结合的方式，提出建设一体化数字档案管理平台的理念，对于企业降本增效与管理提升有重要价值。

关键词：档案信息化建设；管理提升；电力企业

一、企业档案信息化建设的重要意义

习近平总书记指出，“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。进入新时代，全国各级档案部门按照习近平总书记的指示精神，加强档案业务建设，推动档案信息化建设，努力实现以信息化为核心的档案管理现代化，不断满足人民群众档案需求，发挥档案作用。

2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，“全国档案事业到2020年的发展目标是初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”。

2017年9月，国家档案局印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》，要求企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室）。

在知识经济时代，将档案信息转化为数据资产和知识资源，已经成为新时期档案管理工作一个必然的发展方向。因此对于企业而言，以数字档案系统建设为基础，建设形成统一的档案数据库，运用先进的数据挖掘技术软件提高对档案信息资源的开发利用精度和深度，建立企业数字档案馆（室），使之成为企业档案大数据的汇集、管理、组织和开发利用中心，才能使档案的信息价值成为企业发展的有力推手。

二、企业档案信息化建设存在问题

近年来，作为省级发电企业，公司十分重视档案信息化建设，坚持数字化与信息化互动并进，持续推进“存量数字化、增量电子化”，建设高效快捷的档案管理和信息服务体系，加快实现档案工作转型升级。档案管理规范化建设及信息系统建设都取得了长足的发展和较好成绩，公司本部及下属多数企业已使用档案管理软件对档案信息资源进行了有效管理，但也存在重复建设、信息孤岛、利用低效等突出问题。

（一）重复建设导致采购与维护成本较高

各下属企业档案管理水平及软件应用水平参差不齐，并且在信息化建设过程中，各公司档案人员都需要花费大量时间、精力定制需求，有的公司因为缺少专职档案人员，在档案信息系统的建设和维护方面只能依赖服务外包，档案系统利用水平较低，同时也存在一定的档案数据安全隐患。

（二）信息孤岛不利于资源共享和有效监管

本部和下属企业之间档案信息系统互不相连，无法形成整个公司统一的档案信息资源库，在跨单位查询方面，例如专题档案的征集，只能借助传统的线下审批模式，不利于档案信息资源的共享；同时，上级对下级单位的档案业务监督管理也无法通过“一站式”查询或在线目录管理等方式实现，管理效率较低。

（三）归集率低导致资源利用和开发不足

部分下属企业还存在将需要归档的电子文件存储在各个业务系统中，并未将电子文件集中归档到电子档案管理系统中，档案信息系统与其他业务系统未实现互联。只做业务系统的数据存储和备份，电子档案管理系统只存目录信息或是线下归档的材料，无法实现档案的应收尽收、应归尽归，不利于檔案的长久保存。

三、企业档案信息化建设发展对策

按照使用能源类型划分，火电、水电、风电等不同类型的发电企业在档案资源上有明显不同，相同类型发电企业在规划、建设和投产等不同阶段形成的工程档案内容也千差万别。但是，同为发电企业，在档案管理的模式上，尤其是档案的分类和编号原则上具有很大的相似性。2013年2月施行的国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，不仅为企业规范归档范围、划分保管期限提供了标准和依据，也为建设一体化数字档案管理平台提供了有力支撑。

在此基础上，依据国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》，以先进的档案管理理念为指导，采用先进的技术架构和技术手段，建立一个覆盖公司本部各部门、各下属企业，与业务系统无缝集成，满足档案现代化管理，提供便捷利用服务的一体化数字档案管理平台，为档案信息化管理提供强有力的技术支撑，实现档案资源的“数字化”、档案实体“虚拟化”、档案管理“信息化”、信息传递“网络化”和档案利用“知识化”，应该成为企业档案管理的目标模式，具体措施有以下几点。

（一）实现档案系统整体规划，分步建设。集中统一采购行业先进的档案系统软件产品，新建区域管理集中的数字档案系统，采取公司本部、下属企业分级应用，在档案信息化基础较好的单位先期试点，设计和实施数字档案系统。

（二）实现档案系统“一体化”。在分期开发的基础上，按照先本部、后下属企业的顺序，逐步覆盖公司本部及下属企业的档案信息化系统，形成上下互联互通、涵盖全公司档案资源一体化的、统一的档案管理平台，从而推动全公司档案工作规范化科学化，实现全公司范围内档案资源充分整合和共享。

（三）实现档案业务的智能化。应用“大数据”技术，对于公司档案资源进行充分整合和深度挖掘，有效地促进和提高下属企业档案业务（收集整理、科学保管、开发利用、信息服务）规范化和自动化程度，满足各级企业档案现代化管理的需要，提高档案工作的效率。

（四）实现与业务系统、基础平台的“全集成”。实现与其它业务系统的无缝集成，保证各种信息系统形成的电子文件实时归档、实时接收，从而真正实现文档一体化和文件全生命周期管理；与基础平台统一身份认证、单点登陆等系统的集成。与旧档案系统顺利过渡，确保档案数据的完整无损迁移。

（五）实现档案工作、业务过程及数据的全管控。通过档案管理信息系统，实现全公司范围内的档案工作考核；通过上下一体化的档案系统，实现上下级档案业务指导和监督；通过统一的平台，及时发布档案工作法律法规及相关规章制度，方便档案人员及时了解和掌握；通过本部集中的数据目录，可对全公司范围内的档案数据进行维护，确保档案数据的安全。

（六）实现档案资源及其它相关资源的全覆盖。遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，建成后的数字档案馆（室）内容不仅涵盖原来的档案信息资源，而且能够进一步扩大到文件、资料、语音、视频、图形图像等更为广泛的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。

四、结语

综上所述，无论是从国家法律法规层面，亦或从企业自身发展层面，还是从档案事业本身发展的需要来说，只有加快推进档案信息资源管理建设，加强整体管控，才能实现档案管理的标准化和规范化，进一步提高档案的利用和共享水平，降低企业管理成本，为企业高质量发展提供有力的信息资源保障。■

参考文献：

[1]肖玲.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策研究[J].办公室业务，2017（21）.

[2]万晓娟，张贺苗，李岚.基于知识管理视角的企业数字档案馆建设探析——档案事业发展新方向[J].办公室业务，2014（1）.

[3]企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[J].机电兵船档案，2013（3）.

作者简介：彭 婕（1982—），女，湖北武汉人，经济师，双学士学位，本科，主要从事企业管理、商秘研究、档案管理研究。