探究科研档案的有效管理模式与服务创新

文/童琳（中国核电工程有限公司）

随着当今社会的发展，科研项目研究成为各领域重视的焦点，是推动科技发展的重要基石。其中科研项目研究中产生的各类文件档案最客观地记录了科研研发全过程，与科研工作有着紧密的联系，也成为科技发展基石中最为坚固的部分之一，它既是国家重要的知识财产，也是供后人利用的宝贵资源。对其进行全周期有效管控，是现代档案人的首要目标和长期任务。

一、公司科研项目档案现状及分析

国家强化科技创新战略，集聚众多科技力量，提升科技创新水平。我公司响应国家号召，不断重视科研项目，不断加大其研发力度，其中核电领域的科研项目与日俱增。与科研项目同步开展的科研档案累计数量也呈现日益渐增的趋势。根据国家（国家档案局、国家国防科技工业局等）相关的档案管理标准、制度，集团公司逐步开展了针对各类档案的专项验收。这一政策的实施开展力度空前，促进了档案管理水平的提升，更好的推动了科研项目文档工作的开展。

（一）现状

科研项目档案的完整保存和有效管理是科研过程的重要环节，完整规范的科研档案可以为日后此类科研技术人员节省大量的人力、财力，其档案的有效利用价值弥补了前期调研实践工作不足，促进更快更好地开展科研工作。

目前，公司项目档案管理体系已较为完备，建设了公司级档案库房、成立了专门的组织机构，聘请了相关专业人员，编纂了各类档案的管理程序、细则、制度及操作手册等，但只有档案部门支撑整个公司的科研档案管理工作将存在隐患，会有档案遗失、漏存等问题发生，无法确保珍贵文件资料最大化发挥其价值。为规避风险，消除隐患，公司文档机构正着力于将文档的管理理念宣贯到每一个部门、每一个人，开展培训及相关服务指导，各方积极探究实践和沟通反馈，更好地推动科研项目档案管理工作的进程。

（二）问题诊断

1.档案意识不强

很多科研项目的“着力点”在于科学科技研究本身，这点虽然毋庸置疑，但不应忽略了科研档案的重要性。调研资料不留存、计算验证数据丢失、产生的过程文件随意处置等现象时有发生。还有部分科研人员自认为文件放在自己手里更方便，不及时归档，导致最终科研项目档案的不完整。

2.档案知识匮乏

大部分科研工作者还缺乏全面的、系统的档案管理知识，虽深知其重要性，也能积极主动地做好各项文件资料的收集、整理工作，但在真正归档时，却不知应怎样正确地进行整理、分类、组卷，出现了类似评审支撑性材料、评审文件及后续整改相关文件“分家”，没有建立关联的情况，导致科研项目档案在系统性上出现缺失。

3.归档滞后

科研项目是具有时效性的，档案亦如此，如果做不到及时归档，其文件资料的准确性、有效性就不能保证。很多科研项目档案都是临近验收才开始归档，为了归档而归档，这样大批量的“扎堆”归档，造成很多不必要的问题及错误，导致最终验收延期、整改项多，甚至验收不通过、中止等情况发生。

二、科研项目档案管理对策及创新

管理和服务密不可分，面向不同环节提供相应的文档服务指导工作，将为后续的文档管理工作开展打下良好基础。

（一）提升个人素质，人人知“档”懂“档”

首先，档案管理人员要能够做到时刻督促自己，注重专业知识的学习，积极参加国家、建团、公司组织的各类档案专业系统学习及培训，提升自身专业素质，以此为前提，做到能够具备专业技术人员的档案知识和能力，协助科研人员开展各项文档管理工作。

其次，不同于其他职业，承担科研项目的科研人员是具有兼职性的。整个研究过程中的文档管理工作都是要科研人员作为主角来对各类文件资料进行有效收集、整理，这项工作看似简单，但实际上是对科研人员细心、耐心、精心和专心的考验。完整的科研档案亦是科研工作的一部分，也是科研项目的重要成果之一。

（二）全过程管理，责任到个人

在科研项目立项初期，科研部门即指定业务文档人员从源头开展文档的收集、整理工作，档案部门指派专员进行全过程跟踪管理，根据项目进展阶段，考核其文件归档的量和质是否符合档案标准，将科研档案管理真正纳入科研项目管理中，贯彻“责任到个人”的管理理念，做到“随产生、随归档”，通过“点对点”的服务指导工作，避免验收前“扎堆”归档的现象。

（三）细化服务内容，开展多元化服务

以科研项目档案管理创新的理念为依托，档案部门创建了科研项目档案“工具包”，它包含了各项科研档案归档指导性内容，其中更是以文档、PPT、照片、视频等形式，多元化解读科研档案的归档细则，并对其内容进行不断完善及维护更新，做到在公司内部大力推广使用，发挥科研项目档案“工具包”的最大作用。

在公司大力支持文档工作的前提下，由档案部门牵头，与开发商积极洽谈及沟通开发档案信息系统各项服务功能，真正实现从科研文件的移交归档，到科研档案的借阅利用的无纸化办公，简化了以往为了完成各项流程而做各类表单的繁杂工作，优化了对科研工作的服务质量。

三、结语

科研项目档案的管理是一项既复杂且严密、严谨的工作，它的最终目的是为科研工作服务，是为技术人员提供有效的数据信息及科学依据，发挥它的开发利用价值。为实现此目的，科研管理部门与档案部门要在工作中紧密配合，各司其职，起到相辅相成的作用，一同为推动科研工作发展而保驾护航。