办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

文/刘波静（安化县住房和城乡建设局（人民防空办公室））

办公室文书档案，可以对事业单位的发展过程进行真实记录，可以对事业单位的决策、未来走向造成影响，提升事业单位资源利用效率，进而保证事业单位管理效果。目前，部分事业单位仍然存在问题，档案管理人员专业素养有待提升，严重影响到了管理效果，不利于事业单位长远发展。因此，在实际工作中，需要给予该项工作足够重视，并结合实际情况，不断优化和完善管理措施，从根本上提升管理效果，更好地服务于事业单位发展。

一、办公室文书与文书档案管理的缺陷

（一）文书工作和档案工作衔接问题

在实际工作中，文书和档案的模板是不同的，两者之间存在紧密联系，均是档案管理的重要内容。档案管理是以文书工作为基础，文书工作最终归属为档案工作。虽然两者属于一个整体，但是两者是分块管理的，导致文书与档案工作存在距离[1]。根据相关调查显示，大部分文书工作人员在工作时仅仅关注自身工作内容，没有考虑到档案管理工作；而大部分档案人员在工作时仅仅考虑到档案相关工作，很少对文秘工作进行关注，导致两者存在衔接问题，如公文格式、处理办法不规范。

（二）管理队伍建设有待加强

在文书档案管理工作中，管理队伍专业能力和素养如何，直接影响到管理效果。在事业单位中，由于受到多种因素影响，管理队伍年龄较大，能力较低、发展较慢。根据相关调查显示，很多管理人员责任意识薄弱，并且日常工作量较大，主要体现在以下两个层面：第一，该项工作不仅仅是体力劳动，还需要工作人员调动自己的思维。如，在存放文书档案时，出现大量积压情况，传统的存储模式滞后，无法满足工作需求；第二，部分管理人员受到传统理念的影响，习惯通过传统管理模式，对文书档案进行整理，创新意识薄弱，相关人员需要利用简化查找流程、探究节约空间等手段，提升自身专业素养。

二、办公室文书与文书档案管理缺陷的对策

（一）做好文书工作和档案工作的衔接

文件质量如何和档案质量有着直接的联系，如果文件质量不高，那么档案质量也会受到影响。因此，在实际工作中，管理人员需要强化自身的档案意识，注重文书材料立卷归档工作[2]。并且，在对文件进行处理时，需要时刻关注档案管理，保证档案和文书一体化发展。这就需要相关人员注重质量控制，其中包括文体、纸张大小、格式等，都需要实现标准化，避免五花八门，不允许利用红墨水、圆珠笔等进行修改等。与此同时，管理人员对文件进行及时、准确地处理；对文件收发情况进行及时登记，若资料缺少，应及时查找，保证档案完整性。特别是在处理账外材料时，如领导讲话等，需要保证收集及时，保证材料齐全。管理人员还需要注重立卷工作，该环节其是文秘工作最后环节，也是档案工作开始环节，属于衔接点，只有文书人员具有强烈的档案意识，才可以给后续立卷归档工作奠定良好基础。

（二）建立完善的文书档案管理制度

针对单位发展来讲，文书档案管理具有较为积极的作用，单位领导需要给予该项工作足够重视，建立完善的管理制度，配套完备的硬件设施，且做好制度落实工作，进而有效提升管理标准性与规范性，保证文书管理效果。在该过程中，需要组建一支专业的办公室人员队伍，且提供良好的工作环境与条件。此外，在思想层面，需要增强相关人员的责任意识，发扬奉献精神，认真仔细的收集整理文件资料，统一进行保管，以便于后续查找与利用。

（三）提升文书档案管理人员积极性

首先，在事业单位中，管理层需要做好人才招聘工作，保证招聘的人员具备较高的专业水平和职业素养。其次，需要注重基础设施建设，保证硬件可以发挥出自身的作用。再次，建立有效的岗位责任制度，做好检查与监督工作，提升相关人员思想认知，保证收集文件材料工作质量。与此同时，需要细分工作任务，落实到每个工作人员身上，进而有效增强管理人员责任意识。最后，为了稳定档案管理队伍，可以建立完善的激励制度，保证管理人员以正面思想开展管理工作。

三、结束语

总而言之，在新时代背景下，办公室文书与文书档案管理是非常重要的，不仅可以有效提升文书档案管理水平，还可以提升事业单位服务水平，促进事业单位长期稳定发展。目前，由于受到多种因素影响，办公室文书与文书档案管理还存在一些问题，严重影响到了事业单位的发展。想要有效改善这一现状，在实际工作中，相关人员需要给予办公室文书与文书档案管理足够重视，且结合实际情况，深入分析当下存在的问题，结合分析结果开展针对性管理，加大管理力度，进而有效保证管理效果。