高校教学秘书对教学管理工作的认识与思考

刘 媛，陈 明，李 佥，付冬梅，刘冰南

（大连工业大学生物工程学院，辽宁 大连 116034）

教学工作是高校建设工作中的核心。教育部在四川成都召开的新时代全国高等学校本科教育工作会议中提出坚持“以本为本”，推进“四个回归”，即特别强调了高校回归本科教育的重要性。教育教学机制的良好运行是人才培养顺利进行的保障，同时教学管理工作又是维护教学秩序，提高教学质量的根本。高校教学管理队伍是由学校教务部门各科室管理人员和二级学院教学管理人员组成的。其中，教学秘书是基层的教学管理人员，隶属于二级学院，是连接教务处与学院、学院与师生之间的桥梁，在教学管理活动中起着必不可少的作用。在工程教育专业认证背景下，教学秘书只有根据自己的工作特点，明确岗位职责，不断改进工作方法和途径，才能推进教学管理改革的实施，为优异的教学质量提供保障。

一、高校教学秘书工作职责与特点

（一）工作职责

教学秘书的工作事项细致而烦琐，关联到很多具体的人和事。主要工作职责包括：教学计划和教学运行的管理，学生学籍与成绩的管理，教学档案的管理，各类竞赛的组织和管理以及各类考试安排，等等，工作内容多样化、复杂化。

（二）工作特点

1.全面管理的综合性。教学秘书的工作范围涵盖了学院教学工作的各个方面，不仅要协助教学院长做好日常教学把关，还要为教师的教学活动提供服务，更要为每个学生从入学到毕业的各个阶段做好组织和管理工作。

2.下达通知的及时性。教学秘书在工作中需要及时传达教务处下达的各项通知和任务，并组织教师和学生及时开展各项工作，才能保证教学环节的有序进行。时效性是教学秘书必须注意和坚持的原则。

3.上报材料的准确性。教务处要求学院上报的各类材料都有严格的时间要求，教学秘书要做到细致、准确地完成上报工作，容不得半点差错。

4.沟通服务的协调性。教学秘书的工作不仅常常需要与教务处、学生处等职能部门打交道，还要与学院师生进行联络。注意沟通对象，懂得沟通方式，是顺利进行各项工作的前提，教学秘书必须学会借助有效的沟通手段，善于协调，得到他人的理解与支持，建立起彼此协作、共同进步的和谐关系。

二、高校教学秘书工作改进途径

怎样使教学管理工作高效有序地进行，如何保障教学质量，是作为一名高校教学秘书值得思考和探究的。笔者结合自身实际工作内容，提出以下几点改进教学管理工作的途径。

（一）不断提高自身素质能力

作为高校教学秘书，要有提高自身素质能力的意识。首先，工作中，要善于与其他教学秘书探讨交流，总结他人经验，弥补自身不足，共同提高业务水平。其次，要及时领会教学文件精神和关注教学动态，收集有关教学改革与教学建设方面的新观点、新理念，革新自身的知识素养。最后，要充分利用每次培训、外出参观学习的机会，学习优秀的教学管理经验，以适应形势的发展需要。

（二）增强创新意识

高校教学秘书工作内容繁复冗杂，工作对象千变万化，若想保证工作顺利开展，就需要教学秘书具有创新意识和理念，不能因循守旧，要不断汲取前言内容，不断更新教学管理理念，在自己的工作岗位上有所创新和突破。

（三）各岗位人员相互协作

教学秘书的各项工作需要领导的大力支持以及教师和学生的配合，这样才能得以顺利开展。

1.教学秘书与系主任之间的相互协作。教学秘书可以与系主任协作共同服务于学院教师，以专业为单位，以系主任为主导来开展各项教学活动。教学秘书可将教务处下发给教师的通知及需要上报的材料传达给各系主任，系主任负责向本专业教师传达，并收集汇总材料，以专业为单位上报给教学秘书。例如，负责组织教师编写教学大纲、收集实习材料、修订培养方案、修订专业教学计划、分配教学任务等。这样不仅大大提高了教学秘书的工作效率，简化了工作量，还避免了单线联系教师导致消息接收不及时，出现材料上报的遗漏。同时，教学秘书还可以与各系主任之间适当地开展经验交流活动，系主任可将教师所提出的问题和建议反馈给教学秘书，共同研讨和学习，使教学秘书再遇到此类问题时能够采取更及时有效的方法解决，提高管理的时效性。

2.教学秘书与辅导员之间的相互协作。教学秘书与辅导员作为学生教学管理和日常管理中的基层工作者，二者的培养目标具有一致性。日常工作中，教学秘书把学生的成绩和学分情况，特别是学业困难的学生情况及时反馈给辅导员，辅导员根据教学秘书提供的信息，有针对性地进行引导，帮助学生克服困难，顺利完成学业。反之，辅导员经常深入学生中间，最能了解学生的想法及在学业上所遇到的问题和困难，特别是涉及专业课设置、教学计划、能力培养方面，辅导员将这些情况反馈给教学秘书，二者之间密切协作，可以更好地服务于高校的教学和管理。

三、工程教育专业认证背景下教学秘书工作新思路

工程教育专业认证在各高校的稳步推进，使教学秘书的教学管理工作迎来了新挑战，专业认证在教学管理、原始数据材料、过程性归档材料等方面提出的要求为教学秘书的工作带来了有益启示。笔者从自身工作出发，结合工程教育专业认证，提出几点今后工作的新思路。

1.加强以学生为中心教学管理理念。工程教育专业认证的核心理念是“以学生为中心、产出导向和持续改进”，教学秘书作为学生的管理者和服务者，工作中应尊重学生的主体地位，保障学生的切身利益，把学生的发展和现实诉求作为教学管理工作的重心，时刻践行“以学生为中心”的教学管理理念。

2.加强专业知识的学习。教学秘书要注重学习和掌握前沿的教学管理方法和教学评估知识等。在教育改革的浪潮下，教学秘书不能安于现状、满足于做好本职工作，要不断拓宽自己的业务能力和管理水平，积极投身于教学改革事业中去。教学秘书的专业能力提升则需要高校组织相应的管理工作培训，或在职培训、参观访问等，以便其适应时代发展需求。

3.加强档案意识。专业认证需要大量的支撑材料，教学活动原始记录材料最能真实地反映教学运行状况，是学院开展后续工作和专业认证检查的重要内容。教学秘书应自觉做好档案管理，特别是要提倡原始痕迹的保留，过程做足了，佐证材料便很容易收集整理。同时对于材料的整理，不能仅停留在表面上，还要做好分类和编目，并应用现代化办公技术，实现教学材料电子化和信息化。

四、总结

高校教学秘书的工作是教学管理工作的有力支撑点和着眼点，了解教学秘书的工作职责，找出工作中存在的问题并提出好的改进方法，有利于教学秘书更好地发挥其在教学管理工作中的作用。工程教育认证提出的新理念、新要求，为教学秘书的工作带来了机遇和挑战，只有紧跟教学改革形势，夯实自身素质能力，做勇于创新的实践者和勤于拼搏的开拓者，才能成为教学管理的行家，为学校内涵建设和整体实力的提升贡献力量。