高校行政办公室工作中的沟通协调提升策略

南京艺术学院党委办公室院长办公室 范 蕾

在高等教育深化改革并快速发展的新形势下，高校的工作效率和管理水平有了新的目标和要求。高校行政办公室作为高校的综合协调部门，负责处理党委和行政的日常工作事务，其不仅是学校的对外窗口，也是学校领导和各部门以及师生保持沟通的桥梁和纽带。行政办公室的日常工作为办事、办文、办会，为领导决策提供有价值的信息和建议，做好参谋和助手，协助制定学校的规章制度，发挥联系内外、承上启下、协调左右的重要作用。从工作职能的角度来看，行政办公室的沟通协调工作显得尤为重要。

一、高校行政办公室工作中沟通协调的重要性

（一）发挥“润滑”作用，化解各种矛盾

行政办公室作为学校对内、对外交流的枢纽，处理着纷繁复杂的事务，接触着形形色色的人群，必然会遇到各种各样的矛盾。行政办公室良好的沟通协调，有助于处理好学校与上级部门、与兄弟院校、与各职能部门、与二级学院之间的内在联系和问题矛盾，消除对学校发展带来的不利影响。

（二）发挥“黏合”作用，创造和谐氛围

行政办公室作为综合协调部门，是各部门之间沟通、交流、协作的桥梁，促使上下级之间、平级之间、师生之间以及不同部门的同事之间的联系变得紧密，沟通变得顺畅。行政办公室团结协作的工作作风、和谐融洽的工作氛围、凝心聚力的工作状态，有助于为广大师生树立榜样，引导大家顾全大局、互帮互助、和谐信赖、你追我赶，营造积极向上的校园环境。因此，通过组织办公室人员有效沟通，能够让办公室内部人员的分工更加协调，保证整个高校行政办公室工作统一行动，让人际关系调整、环节疏通等实现平衡，从而切实增强办公室工作队伍的凝聚力。

（三）发挥“催化”作用，扮演助手和参谋

行政办公室是校内外各种信息的交汇处，协助领导处理日常事务，是领导的“左右手”。行政办公室既要尽心尽力履行职责，又要注意把握“度”，不越权又不能不作为。在重大的组织决策问题上，要从校内外各个环节搜集资料、排查问题、掌握情况，尽快整理出有价值的信息，及时让领导掌握最新政策以及师生的需求和思想动态，协助领导有针对性、高效率地做出决策和制定方案。

二、高校行政办公室工作中沟通协调存在的问题

（一）沟通手段过于保守，沟通渠道有待拓宽

在实际工作中，习惯以谈话、会议、通知等方式为主，通过文件传阅、当面谈话来交流信息，多以自上而下的单向沟通等方式处理问题，谨小慎微无法突破陈规，不能根据事情本身的性质或者轻重缓急，有针对性、有选择性地因地制宜选择适当的方法开展工作。在工作沟通、人际沟通方面，会出现按照部门的重要性、人员职位的高低顺序安排发言，关键事情领导定调、下级响应的情况。

（二）工作职责不够清晰，人员素质有待提高

行政办公室本身工作多事情杂，只要跟学校有关的事都会找到办公室牵头，经常会出现多个任务接踵而来，且都要求尽快完成，工作职责和内容变得模糊不清。办公室工作人员经常是一岗多职、一专多能，加班加点，奔波于各种会议培训、统计填表等工作，耗费了很多的精力。办公室工作人员的学历层次、学科系列参差不齐，有的工作人员直接进校或者换岗就位，没有经过专业训练，对办公室工作的认识和把握相对欠缺，理论根基、文字能力、工作技能和专业素养等方面都有待提高。办公室人员的工作必须服从领导议程，因此要树立积极主动的工作意识，明确自身角色定位，发挥主观能动性。

三、高校行政办公室工作沟通协调的提升策略

（一）把握沟通协调的核心，为增强沟通协调奠定基础

沟通协调能够在一定程度上让各组织与相关人员之间的关系得到平衡、调整和改善，思想与行为逐步由分散向统一转变，使办公室组织的整体性功能充分发挥，可以从以下两个方面着手。

1.工作沟通协调。首先是“办事”协调。工作人员要从全局考虑，各司其职，各负其责，弹性分工、团结协作、分工不分家，统一思想、密切配合、强化责任感和服务意识，提高工作质量和效率，协助领导集中精力抓大事。其次是“办文”协调。在撰写和处理对内、对外公文时，要做好政策协调，站在全局的角度，掌握各渠道、各时期政策的相互协调，把握意识形态，广泛征求各方面意见，统一扎口，统一贯彻落实。最后是“办会”协调。在会前与相关部门做好具体的沟通协商，拟定会议的时间、地点、议题等内容，提前制定方案，审核意识形态，落实细化分工，提高办会的质量和效率，确保会议达到预期效果。

2.关系沟通协调。首先是领导关系的沟通协调。不同领导自身的阅历、经验和作风不尽相同，这导致他们在处理具体问题和制定决策时常常会出现不同的观点。这时便需要行政办公室及时进行信息沟通，化解矛盾和误会，提升班子的凝聚力，促进工作顺利开展。其次是各部门的沟通协调。在工作过程中，利益关系很容易引发各部门之间出现不和谐的现象，所以需要行政办公室引导大家精诚合作，避免出现推诿扯皮的现象。最后是内外关系的沟通协调。行政办公室在处理外部关系时要积极处理好上下部、横向部门之间和工作人员之间的矛盾，让内部信息能够畅通交流，营造温暖和谐、积极向上的工作氛围。同时，办公室工作人员还应该在进行外部关系的处理时将全能型的领导机构转变为有限型，逐步转变以往无所不能和无所不包的传统习惯，有效减少高校办公室上层领导组织的不必要负担，让高校办公室工作决策能够朝着民主化和科学化的方向发展。

（二）提升人员的自身素质，为增强沟通协调提供坚实保障

采取针对性的措施，提高工作人员的理论水平和决策能力，提升工作人员的思想素质和综合水平。

1.强化业务素质培养。加强理论学习，鼓励大家通过各种方式学习专业知识和办公软件，提高工作人员政治素养、管理能力、写作水平、计算机操作技能、人际关系处理能力等专业水平和业务技能；建立培训体系，通过岗前培训、专题座谈、经验分享、校际交流等形式，吸取他人经验，完善知识结构，提高个人素质和工作效率。

2.创新观念拓展思路。创新是办公室工作开展的重要动力源泉，因此工作人员应打破传统的思维模式，积极放手去干，比如创新工作方法，真正落实OA 办公系统，使得内部通知公告、规章制度等能第一时间传达到每一位师生；实现工作流程全面电子化流转，发挥信息共享功能，协调各部门同时处理事情，提高工作效率；培养一专多能的复合型人才，做好人才培养的梯队建设。

3.创造良好的工作环境。加强办公室硬件条件和软件条件的建设，一方面要在办公条件方面给予保障，办公室工作强度高、压力大，宽松舒适的办公环境可以使人身心放松，提高工作效率。另一方面是软环境的营造，同事之间要团结协作、心齐气顺，领导要对办公室工作人员的辛勤付出及时予以肯定，对于吃苦耐劳、能力突出的人员予以培养和提拔，这样更有利于充分调动大家的工作积极性。

（三）建立良好的人际关系，为做好沟通协调工作创造良好的条件

高校行政办公室工作具有繁、杂、难的特点，为了能够更好地处理工作过程中的矛盾，办公室工作人员需构建起良好的人际关系，这样通过在整个组织中建立起左右逢源的人际关系，保持上下畅通，则能够为做好沟通协调工作创造良好的条件。首先，采取感情联络法。在人际沟通协调工作的开展过程中，感情投资是非常重要的润滑剂，而且只有掌握了良好的感情投资技巧，才能够更好地开展沟通协调工作。通常感情投入较其他方法更能让工作人员相互理解和信任，这样创设良好的人际关系则能够让办公室的沟通协调工作更加顺利地开展。其次，把握最佳的沟通协调时机。作为高校办公室工作人员，应该学会在无机时寻机、弱机时强机、有机时乘机，通常得先机之利的工作人员应该切忌忘记“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之速哉！”。这样通过准确把握沟通协调的时机，及时进行沟通协调，便能够更加顺利地开展高校办公室工作。

总之，高校行政办公室工作中的沟通协调工作做得如何，直接影响到学校整体工作的质量和效率，影响到团结融洽的校园氛围。在工作开展中会遇到各种问题，需要采取各种措施，创新工作方法，以保证办公室工作中的沟通协调处于良性互动的发展。