电子化时代高校会计档案管理问题研究

付斯诺

摘 要：随着社会市场化经济的发展和会计信息化水平的提高，各行各界在经营和管理方面都在不断探索和创新。现今信息化、数据化高速运转，数据资料电子化、管理工作信息化已成为时代趋势。本文以高校为研究对象分析了会计档案管理的特点、现状问题以及应对措施，对高校以及其他行业进行会计档案电子化管理具有一定的参考和借鉴意义。

关键词：高校;会计档案;电子化

一、会计档案电子化的研究背景

为促进企业会计信息化，提高会计服务质量，2014年底国家财政部、档案局发布修订《会计档案管理办法（征求意见稿）》，对原《会计档案管理办法》进行修订，随后发布新《会计档案管理办法》， 办法指出“同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。”这代表着财会行业发展的指导理念，是会计档案管理发展的重大调整。现今，高校的教学、科研等业务源源不断，导致会计档案的数量与日俱增。那么如何管理好高校会计档案工作值得我们认真探索。

二、高校会计档案管理特点

1、真实性

高校的会计档案既是高校收支情况和经济业务发展的轨迹，又是记录会计核算过程和结果的载体。因此，保证会计档案的真实性，是会计工作的核心，也是保证会计信息质量的关键。

2、广泛性

高校的会计档案是各个部门员工进行教学、科研等各方面社会经济活动的凭据，来源广泛且数量庞大，具有广泛的经济效益，构成了具有保存、参考、使用价值的会计材料。

3、重要性

高校的会计档案包括会计凭证、会计账薄、财务报告等等。是各类审计、核查工作的主要检查判断依据，也是进行各项经济决策的重要参考，具有明显的经济价值和严格的保密要求。

4、连续性

高校一切的经济活动都是从单据到凭证然后到账簿最终形成报表，是连续记录和反映的。在这一系列程序中连续进行，环环紧扣，牵一发而动全身。

5、持久性

由于会计档案的真实性、广泛性、重要性和连续性，按照规定会计档案的保管期限分为定期和永久，而定期又根据会计档案的类别不同短则5年，多则30年。

三、高校会计档案管理现状

1、会计档案数量庞大，储存方式单一

高校发展历史悠久，伴随着各项经济业务日趋复杂化、规范化，使得会计档案日益增长，但当前高校会计档案的储存方式还是以传统的纸质存储为主导，即将所有会计档案按类型、年月储存在财务储存室，留存备查的资料时间超长，且已过保管期限都不敢轻易销毁。

2、造成资源浪费，增加了安全隐患

会计档案的大量纸质资料需要人员进行整理、装订并归档，造成人力资源的浪费;在会计处理过程中，各个环节需要纸张成本，每月估计的纸张消耗成百上千，造成纸张资源的消耗;长期大量使用打印机、复印机、装订机等，造成设备资源的浪费;占用较多的储存空间，耗费空间资源;且保存的会计资料历经洗礼，导致部分内容看不清、多次翻阅导致附件的遗失、损毁等等安全隐患。

3、高校会计档案管理制度不完善，管理效率低

现如今仍然有很多高校没有根据自身特点制定详细的会计档案管理条例，缺乏针对性和专业性。在会计资料管理工作中一直沿用陈旧方式，几乎还是纸质存档。会计资料的收集、整理及装订绝大部分是负责账务的人员兼职会计资料的管理工作，没有设置专门的职位，这很大程度影响了会计档案的管理。

4、会计档案管理人员缺乏专业意识和技能

实际工作中，大部分高校财务部门无法专职专管，多数是由财务人员兼职管理，部门领导对档案的重视程度各有不同，兼职管理人员缺乏专业意识和专业技能，缺乏相关的管理培训，造成了会计档案管理的质量和效率参差不齐，严重妨碍了高校会计档案电子化的发展进程。

四、高校会计电子档案管理的措施

1、加快推动会计档案信息化建设

高校会计档案电子化的实施无疑是复杂且艰巨的任务，但确是顺应时代发展和进步的明智之举。首先，高校各级领导需要高瞻远瞩，认识到会计档案电子化的作用和价值，改变过去以纸质存档为主的陈旧方式，投入资金开发电子化档案管理系统平台，采取可靠的安全防护措施，并制定出与之相符的高校电子档案管理的规范和制度，逐步实现电子化管理。

2、建立健全电子会计档案管理制度

根据高校自身的实际情况出发，通过建立健全电子会计档案管理制度、形成相应的内控制度，罗列详细的应急处理预案以及操作流程要领，明确职责划分，加强会计、档案和信息部门沟通、交流、合作，规范管理人员的行为，规范整个管理程序的实施，使得会计档案管理工作有序高效地进行。

3、强化会计档案管理人员专业意识，培养专业技能

有针对性的引进精通会计管理、又懂信息技术和档案管理的复合型人才来负责会计档案管理，如因特殊原因需要财务人员兼职管理，必须要对兼职的会计档案管理人员进行全方位的培训，提供多样化的交流学习机会，加强管理人员的会计技能知识和软件系统操作能力的考核，提升会计档案管理人员的工作质量和效率。

五、结语

在外部政策和法制环境的推动下，会计档案电子化发展是时代趋势。高校应抓住机遇，结合自身情况，与时俱进，推进会计档案电子化发展的进程，规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平。走在时代的前沿，為其它行业提供参考和借鉴。

参考文献

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