新形势下做好干部人事档案管理工作的探讨

摘要：新时期，干部人事档案的社会价值、文化价值以及经济价值不断凸显，在单位选人用人中作用也日益凸显。如何优化干部人事档案管理内容与机制，推动人事档案管理工作朝着现代化、科学化、系统化、规范化的方向发展，是每一个人事档案管理人员需要关注和研究的课题。文章就干部人事档案管理工作进行分析，阐述干部人事档案管理的现实意义，指出当下存在的主要问题，并提出自己的建议，旨在能够帮助人事档案管理人员转变观念和创新方式，全面提升单位档案管理工作的实效。

关键词：人事档案;干部;现实意义;对策;问题

一、干部人事档案管理概述

（一）干部人事档案管理的概念

所谓干部人事档案管理，主要指单位在人事管理中，对干部的各项基本信息进行收集、整理、鉴别、归档、统计、管理、开发、利用的一项工作。具体到当前实践中，干部人事档案管理可以细分化人事档案信息化管理与人事档案实体化管理两类。前者主要是指对人事档案的原件材料进行管理;后者则更加侧重于从档案利用的角度对人事档案进行管理与开发[1]。由于人事档案具有很强的专属性、凭证性，所以必须要保留其原件，而不能一味搭建信息化的管理模式。

（二）干部人事档案管理的特点

干部人事档案管理工作具有以下五个特点：一是依附性。从干部人事档案产生的源头来看，干部人事资料通常产生于各种人事组织工作中，依附于人事组织工作。同时，这种依附性还体现在对人身的依附，即充分反映了干部的基本信息情况。二是专业性。干部人事档案均需要单位内部进行专门化管理，是一项专业性较强的工作，十分考量档案管理人员的业务技能、理论知识以及对政策法规的熟悉程度。三是政治性。干部人事档案是单位组织人事部门选人、用人的重要依据和参考，是单位制定人才战略的凭证[2]。四是服务性。从干部人事档案管理工作的目的来看，干部人事档案要服务于人事考核、人事选拔、人才建设、人才政策制定、人才引进等各项工作。五是保密性。人事档案不仅涉及具体干部的个人隐私，而且涉及许多人事任免信息。因此，在管理和使用的过程中，都必须要遵守相应的保密规定，充分保障干部隐私。

二、新形势下做好干部人事档案管理工作的现实意义

（一）有利于做好单位选人用人工作，提升选人用人的科学性

干部人事档案大致包括干部自传资料、工作履历资料、现实表现资料、考核奖励资料、惩罚资料等内容，能够真实且完整地反映干部的思想政治素质、业务能力以及其他品格和经历。从某种程度上来看，甚至可以说“见档如见人”。因此，做好干部人事档案管理工作，可以为单位选人、用人决策提供重要的依据。单位领导以及人事部门通过查看人事档案，可以详细了解该干部，进而作出相应的人事决策，确保选人用人过程、结果合理合法合规。

（二）有利于确保干部人事档案的真实性，更好地对干部进行综合考察

干部人事档案详细记录了干部职业生涯的每一次进步、每一次思想变化、每一个成功、每一段经历，具有连续性和衔接性。为了避免干部人事档案失真，就必须要做好干部人事档案管理工作，确保管理内容、过程规范，减少档案管理过程中的漏洞，严格人事档案的转入、转出与使用。也只有在保证干部人事档案真实的基础上，才能后期对人事档案进行开发与利用。典型表现在，组织人事部门需要定期对干部进行考核和审查，此时就需要查阅人事档案中的相关信息。一旦档案失真，那么组织人事部门将很难对干部进行评定，甚至作出错误的评价。

三、新形势下干部人事档案管理工作中常见的问题

（一）干部人事档案管理制度不健全

当前，部分单位干部人事档案管理工作存在填报不规范、审核不及时、信息不准确、资料不齐全、资料不连贯等问题[3]。之所以出现上述问题，主要是因为干部人事档案管理制度不健全，制度的刚性作用没有发挥出来。一是干部人事档案立卷归档制度不健全，人事档案资料的数量、内容不达标，导致后期管理、查阅、利用过程中出现争议。二是干部人事档案移交制度不健全，许多人事档案资源未经过严格的审核程序，难以确保干部人事档案的真实性、完整性以及准确性，影响单位选人用人工作。三是干部人事档案管理制度单一，难以适应新形势下信息化管理、数字化管理的需求。部分单位尚未就数字干部人事档案制定相关的规章制度，沿用传统的纸质档案管理制度进行管理，容易导致档案管理工作无序化。

（二）干部人事档案信息化建设滞后

现阶段，部分单位干部人事档案信息化建设滞后，导致后期的检索、传输、利用、开发等各项工作无法高效开展。具体而言，表现在如下几个方面：一是部分单位硬件设施不完善，难以高效地对干部人事档案资源进行信息化转化。例如，部分单位尚未引进高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，导致纸质类干部人事档案的扫描缓慢，难以转化为相应的电子文件[4]。二是部分单位人事档案管理系统的功能单一，尚未搭建人事档案开发与利用平台。一方面，人事档案管理系统与人力资源系统的的关联度不高，系统与系统之间在文件传输、文件共享、数据同步领域仍然存在壁垒，难以及时将最新的人事信息录入到相关的人事档案中。另一方面，人事档案管理系统中缺乏文件格式转化功能，无法有效记录声像、影像、图片。三是人事档案管理效率低下，单位应用信息技术的意识和能力不强。首先，大数据技术在干部人事档案管理中的应用不足，难以实现深度检索、深度开发，不利于搭建现代化的干部人事档案服务平台。其次，智能算法技术在立卷归档中的应用不足，没有打通干部人事档案各个管理流程，无法实现精细化管理的基本目标。最后，云储存技术在干部人事档案保存中的应用不足，干部人事档案的保存时限较短，且不利于节省计算机、硬盘中的存储空间，不利于搭建人事档案数据库。

（三）干部人事档案管理队伍建设不科学

一是干部人事档案管理人员数量不足，档案管理工作压力大。随着时间的推移，单位干部人事档案的数量越来越多，與此同时，部分单位没有及时引进和招聘人才，导致许多工作无法有效开展。二是培训内容单一、方式欠缺创新。一方面，部分单位仍然停留在理论培训的阶段，档案管理人员的业务能力和实践操作能力有待提升[5]。另一方面，忽视从信息化建设的角度对档案管理人员进行培训，不利于培育档案管理人员的创新意识，难以推动档案管理工作朝着数字化、智能化、科学化的方向发展。

（四）忽视干部人事档案安全管理工作

部分单位对干部人事档案安全管理缺乏足够重视，过于强调人事档案的开发与利用，存在一定的安全风险。一是纸质档案安全管理不严格，尚未配备和完善相应的安全管理设施，未执行严格的安全管理流程。二是数字档案安全管理不科学，没有充分将现代信息技术融入到干部人事档案管理的各个环节，人事档案加密、保密工作仍然有待加强。同时，事前病毒查杀以及事后备份防控等工作没有落实，难以构建全方位的档案安全管理体系。三是干部人事档案安全管理制度不健全，安全管理的重点和职责不明，存在安全管理漏洞。

四、新形势下做好干部人事档案管理工作的对策

（一）科学管理，制定干部人事档案管理制度

为了确保干部人事档案管理科学、规范，扎实推进人事档案管理工作，必须要优化管理制度，强化制度的刚性约束作用。一是要严把干部人事档案的质量关，完善立卷归档机制。对于新形成的干部人事信息资料，必须要采取初审与复审相结合的方式，确保信息资料的格式内容、数量符合相关的规定和要求。二是要健全干部人事档案移交制度。干部人事档案移交工作要本着“先审核、后移交”的基本原则，稳步推进人事档案移交。尤其是引进、招聘新人才过程中，必须由专门的档案管理专责进行考核，重点审核人才的年龄、工作经历、学历、政治面貌、奖惩等内容。对于存在疑问、问题的，应当建立相应的台账，并要求干部、其他人员或者档案移交部门进行说明，待说明无误后，再行对台账进行销号，切实实现“审核一份、规范一份、移交一份”的目标。三是要针对纸质干部人事档案以及数字干部人事档案制定不同的规章制度，分别明确相关的权责、流程、分工。做到有据可依、有章可循。

（二）创新方法，加强人事档案信息化建设

信息化社会，充分应用信息技术对干部人事档案进行管理与开发，形成“双轨制”的档案管理模式，能够减少档案管理成本以及工作压力。为了实现这一目标，一是要引进并更新高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质类的干部人事档案进行扫描处理，并形成相应的数据库。同时，有条件的单位可以安排专人对已经数字化扫描的电子档案与纸质档案进行二次检查、比对，及时对不规范、不齐全的人事档案进行完善与补充，严格执行人事档案数字化工作标准。二是要选择科学实用的档案管理软件，实现人事档案微机化、系统化管理的目标。一方面，单位可以通过技术手段来打破干部人事档案管理系统与人力资源管理系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，及时将最新的人事信息录入到相关的人事档案中，保障人事档案的时效性。另一方面，单位要优化人事档案管理系统的功能，进一步探索将与人事工作相关的声像、影像、图片录入到系统中。三是要综合应用大数据技术、智能算法技术、云储存技术。首先，可以通过大数据技术对干部人事档案进行细分，设置不同的检索条件、检索目录，提升人事档案的检索效率。其次，可以通过智能算法技术，设置人事档案管理的自动化流程，实现人事信息一站式更新与录入，减少档案管理人员工作压力。最后，可以通过云储存技术对人事档案进行存储或者备份。单位可以购置或者租赁阿里云、百度云等云储存终端，并将人事档案管理系统与云储存终端进行数据同步。

（三）夯实基础，培育高水平的档案管理队伍

干部人事档案管理工作离不开专业化、高素质的人才队伍。为此，必须要强化人才建设，聚焦干部培训，打造敢担当、有能力、讲纪律的干部人事档案管理队伍。一是要结合本单位的实际情况，充分考量人事档案管理工作负荷和工作量，及时引进高素质人才，确保人事档案管理工作可持续化。二是要从信息化建设的角度对干部人事档案管理人员进行综合化培训，强化档案管理人员应用信息技术的能力。为此，要通过案例讲解、实践模拟等方式，让档案管理人员充分理解和应用信息技术，推动干部人事档案管理工作创新和改革。

（四）精准定位，抓好干部人事档案管理的“安全关”

干部人事档案安全管理是一项重点工作，其工作成效将会直接影响干部人事档案的完整性、真实性、准确性。为此，必须要精准定位，分别从三个角度把好“安全关”。第一，在纸质档案管理领域，要完善档案室内的基础设施，施行办公场所、整理场所、阅档场所“三室分开”的机制，并配备防盗防潮、数字监控的工具。同时，要明确干部人事档案的查阅权限、查阅流程，建立相关的查阅台账，详细记录查阅信息。第二，在数字档案管理领域，要严格施行干部人事档案管理系统内外网隔离机制，落实安全管理责任，提升干部人事档案管理人员的安全意识。干部人事档案管理人员要综合采用防火墙、区块链、数字水印、云加密、数字加密等新型的信息技术对干部人事档案进行加密处理，并对访问IP以及U盘等介质进行严格化管理，及时发现并查杀勒索病毒、非法程序、非法病毒。第三，完善人事档案安全管理制度。一方面，明确安全管理重点，始终坚持干部人事档案“凡转必审”“凡进必审”“凡提必审”的原则，对人事档案的查詢、借阅、使用、转交等环节进行重点管控。另一方面，落实安全管理职责，用责任来约束档案管理主体以及档案使用主体，提升相关人员的责任意识。

五、结束语

作为记录人事活动的重要信息载体，干部人事档案在人事管理工作中的重要性不言而喻。为了更好地发挥干部人事档案的价值，必须转变工作思路，明确干部人事档案管理的基本原则，创新干部人事档案管理模式，最大限度地对干部人事档案进行开发与利用，进而满足单位选人用人的需求。具体而言，一是要科学管理，制定干部人事档案管理制度;二是要创新方法，加强人事档案信息化建设;三是要夯实基础，培育高水平的档案管理队伍;四是要精准定位，抓好干部人事档案管理的“安全关”。相信随着人事档案管理人员能力不断提升、思维不断开拓，人事档案管理工作会愈发规范科学。

参考文献：

[1]魏江来.干部人事档案信息化管理模式下信息的安全保护[J].办公自动化，2020，25（16）：49-50.

[2]刘鑫.干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].管理观察，2020（22）：95-96+99.

[3]黄衍洁.加强干部人事档案信息化管理的策略[J].办公室业务，2020（15）：61-62.

[4]郭祥慧.干部人事档案管理队伍建设问题及对策[J].办公室业务，2020（14）：154-155.

[5]陶娟.干部人事档案信息化建设的关键环节[J].人才资源开发，2020（14）：9-10.

作者简介：蒋涛（1975.10–）男，民族：汉，籍贯：甘肃永昌，学历：本科，职称：馆员，研究方向：人事档案管理。