大数据视角下办公室档案管理的思考

王磊

摘 要：近年来，随着办公室工作量的增加和档案资源的增加，文档档案的管理面临着新的挑战。因此，档案工作者迫切需要思考和探索如何进行文件和档案的管理，以及如何在决策咨询，信息参考和信息领域充分发挥文件和档案的功能。在此基础上，本文从大数据技术的角度出发，就文件和档案管理提出自己的看法，以期提高档案管理人员运用大数据技术的能力，帮助他们建立大数据思想，实现文档管理的转型升级。

关键词：文书档案;大数据;共享;检索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.129

随着信息技术的发展，特别是大数据技术的出现，事业单位和办公文件管理面临着新的机遇。与传统的企业文件管理工作相比，该工作方法效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题。如何充分利用大数据技术的优势，积极创新办公文件管理的理念和工作方式，以提高办公文件管理的工作效率和服务能力，值得每一位文件管理人员的深入思考。

1 大数据视角下办公室文书档案管理的必要性

1.1 节约档案管理成本，实现档案现代化管理的必然要求

大数据视角下的文档文件管理本质上是一种数字管理，即对文档文件进行数字处理。一方面，将文件数字化后，可以有效降低文件管理成本，避免浪费人力、物力和财力。另一方面，将大数据技术应用于文件和档案管理领域，建立文件和档案管理的互联共享机制，可以满足许多学科的需求，实现档案的现代化管理。

1.2 发挥文书档案价值，避免资源浪费的内在举措

文件具有很强的凭证价值、参考价值，可以为单位经理做出决定以及进行管理工作以提供信息参考、信息咨询。在过去的一段时间里，一些文件和档案的收集，整合，开发和利用效率不高，难以为单位管理者提供相应的信息，降低文件和档案的价值。因此，有必要将大数据技术集成到文档和档案管理中，以提高文档和档案管理的效率和质量，并进一步开发和利用文档和档案。另外，将大数据技术集成到文档和档案管理领域可以提高文档和档案检索的效率，并防止文档和档案检索的效率下降。

2 大数据思维应对异构型档案的集中统一管理

2.1 数据思维与办公室档案管理特点

大数据技术的核心概念是数据思维，即数据是事业单位最重要的资源。一般来说，办公文件包括人员、行政、财务、政党建设、技术和销售、安全性等数据信息。其中，人事档案包括企业员工的个人信息、出入境、资格证书和培训管理、工作变动、工资调整、雇佣合同等。管理文件包括内部管理、系统、在机文件、日常内部文件、外部文件公告等。财务文件包括企业财务报表、会计凭证、会计帐簿、各种票据等。党的建设档案包括以党的日为主题的会议纪要、外部宣传报告等。技术销售文件包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全和机密文件包括机密性标准、机密性系统、机密性会议记录等。不难发现，事业单位办公文件格式呈现出种类繁多，格式多样，分散存储等特点。

2.2 办公室档案管理的大数据架构

传统的管理技术不能有效地处理办公文件数据和内容，不能满足用户对实时，开放，分层查询服务的需求。面对越来越多，日益增长的办公档案数据，大数据技术提供了统一的数据标准，为Office档案的数字处理提供了强大的技术支持。通常，大数据技术架构分为三层。首先是基础架构，基础架构层包括数据存储服务器，网络服务器，防火墙和网关设备，主要提供基本的数据存储和硬件管理。中间层是核心服务层，包括安全管理，查询服务，数据格式转换和标识服务，数据，标准服务。上层是应用程序接口层，作为网络门户，向用户提供注册，数据（例如集成服务），分层查询功能。在办公室记录中，管理人员可以首先使用大数据基础架构，对信息进行集中化的集中管理，类型管理;其次，对于异构存档数据（例如WORD文档，PDF文档，EXCEL表单，图像等），大数据的核心服务组件可用于实现标准化，联网，实时和统一的管理功能。最后，利用大数据和服务接口可以实现个人档案的简单信息检索和复杂条件查询，并提供分层管理尝试，可视化统计等功能。

3 大数据视角下办公室文书档案管理存在的主要问题

3.1 大数据技术的应用层次低，文书档案管理实效低下

当前，大数据技术在某些单位的应用水平还不高，大数据技术与文件管理脱轨的问题比较严重。首先，一些单位尚未将大数据技术应用于文件和档案馆藏领域，这使得最大程度地挖掘和收集相应的文件和档案馆资源变得困难，这不利于文件和档案馆的汇编。文件和档案的汇编以及档案的建设。其次，有些单位没有将大数据技术应用于文档文件共享領域，这不利于节省文件成本，无法充分发挥文档文件的价值。

3.2 文书档案安全管理不足，影响文书档案的使用

在大数据的背景下，文档档案需要通过物联网或互联网进行管理，因此很容易在网络环境中受到病毒程序的攻击，从而影响文档档案的后期使用。首先，某些单位仅使用防火墙技术和防病毒软件来阻止病毒程序，难以适应新的文档文件管理要求的情况。其次，有些单位没有做好提前备份，导致文件在传输过程中混乱，丢失和损坏的问题，缺乏对原始文件的参考和比较，进而影响真实性，原创性和文件档案的准确性，很难发挥文件档案决策的作用。

3.3 档案管理人员尚未树立大数据思维，对大数据技术缺乏了解

当前，一些文件管理者尚未树立大数据思想，很难将大数据技术集成到文档文件管理中。首先，一些单位的培训滞后，缺乏总体规划，导致培训内容单一。在没有培训的情况下，档案管理员很难充分利用大数据技术和其他信息技术，这不利于数字文档和档案馆的建设。其次，部分单位培训模式缺乏创新，忽视了人才交流在培训中的作用，致使档案管理人员无法充分了解大数据技术管理模式的具体特点和发展趋势。

4 大数据视角下企业办公室档案管理模式的机遇与挑战

4.1 办公室档案管理新的机遇

大数据技术有效地支持了所有档案信息的数字化管理，以标准化的方式整合了分散而分散的档案数据，使得电子文件的传输和单个文件的搜索非常方便，根据数据的特点可以自动形成用户配置文件，为档案管理员提供了全方位的分析服务，以增强文件管理的使用。对于集团企业而言，企业总部和分支机构可以在大数据技术的整合下跨时空进行文件信息提取，实现公司员工档案，信息共享，信息共享与否，进一步加强了档案管理的反馈和创新。此外，大数据分析和挖掘技术可以自动删除办公文件的重复信息，智能提示错误文件信息，提高文件存储，存储效率和深度处理水平。

4.2 办公室档案管理新的挑战

当前大数据安全技术还不成熟，不利于与秘密相关的办公文件，文件信息的安全管理。特别是对于某些具有安全级别属性的电子文件，安全期限和安全级别可能会随着时间而变化，因此对安全性的动态管理提出了新的要求。一方面，迫切需要大数据技术支持，分级安全管理机制。另一方面，在访问授权，授权方面也需要大数据技术，以便能够设计支持两个或多个安全性的文件资源管理器，身份验证功能。值得一提的是，在办公文件的数据挖掘应用中，如何分析文件进行深度挖掘，提供个性化的推送服务还必须针对企业，事业单位的个性需要进行新的设计。

5 大数据视角下办公室文书档案管理的创新思路

5.1 深化大数据技术的应用，提升文书档案管理实效

在大数据时代，企业必须深化大数据技术的应用，建立大数据管理模型。首先，档案管理员可以通过大数据技术收集文件和档案资源，扩展文件和档案的内容，并进一步为单位内的其他部门提供信息参考，以满足主要档案的需求。同时，归档人员可以根据文件和档案汇编，文件和档案汇编以及档案建设的需要，全面挖掘和收集政策文件，法律法规等文件。文件和档案管理。其次，文件管理者可以利用大数据技术来建立文件共享机制，有效地节省文件管理成本，进一步扩展文件管理的价值链。在上下级单位与业务相关单位之间建立文件共享服务平台后，可以通过大数据技术高效地检索文档档案，并可以及时转移满足要求的档案资源，真正实现高效共享和实时分享。

5.2 重视文书档案安全管理，彰显文书档案的价值

仅充分保证文件和档案的安全性，不会影响文件和档案的真实性，原创性和准确性。为此，文件管理器可以从以下角度出发，以有效地增强文档文件管理的有效性。首先，文件管理员可以探索将互联网监视技术，区块链技术，数字加密技术，访问权限技术和数字水印技术集成到文档和档案管理的各个方面，从而构建一个全方位的安全管理系统。二是档案工作者要加强事前备份工作，加快与百度云，360云盘和微云服务提供商的合作，实现云存储终端与档案管理系统的自动连接，建立自动备份的管理机制

5.3 重视复合型人才建设，提升档案管理人员应用大户数据技术的能力

一是该单位要抓好总体规划和布局，建立健全的人才培养机制，有效提高档案管理人员的整体素质。为此，该单位可以组织“大数据时代的文件和档案管理”作为专题培训活动，以帮助文件管理者建立大数据思维。同时，单位要开展实践教学工作以及案例教学工作，通过相关案例来促进档案管理人员对文件档案的理解。二是要加快与档案馆，大数据服务提供者及相关行业协会的交流，搭建人才交流平台，借鉴大数据技术应用领域其他单位的经验，增强档案管理人员的创新意识。

6 结束语

综上所述，随着大数据时代的到来，事业单位文件管理者应该跟上步伐，学习大数据技术和大数据思想，全面提高文件管理服务的质量和工作效率，发挥应有的作用。实际上，首先，依靠大数据平台集成现有的文件数据，以进一步明确办公文件数据管理的日常职责分工;同时，在日常工作中充分利用大数据管理系统，掌握插入，修改，搜索，删除等基本数据功能，提高文件管理效率。最后，档案管理员必须意识到大数据技术可能给档案管理带来新的隐患，尤其是在安全性方面。为此，我們应加强安全防范措施，按照“涉密不上网，上网不涉密”的原则，做好公司内网和外网的有效隔离，提高安全性和安全性。

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