档案信息化建设与管理工作分析

刘亚萍

摘 要：随着信息技术的不断发展与应用，我国各个领域都在开展信息化转型与建设工作。档案是推动社会经济发展的重要组成部分，在信息化时代背景下加快档案信息化建设具有十分重要的意义。现阶段，我国企事业单位均面临着档案信息化建设任务，而如何更加科学合理的开展档案信息化建设及管理工作受到了社会各界的广泛关注。本文就档案信息化建设与管理展开全面探讨和研究，以期为相关领域从业者提供必要的参考和帮助。

关键词：档案;信息化建设;管理工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.125

档案信息化建设工作是信息时代背景下我国档案管理工作的重要发展趋势，借助档案管理的信息化发展与转型，不仅档案管理工作质量和效率将获得大幅提升，同时档案资源社会服务价值也将进一步凸显。现阶段，我国广大企业及机关事业单位均已开展档案信息化建设工作，笔者就档案信息化建设及管理工作提出个人见解和建议，希望推动我国档案信息化建设工作的科学有效开展。

1 档案信息化概述

档案信息化是指档案管理工作在现代信息化技术推动下，促使档案管理模式及方法实现信息化转变，由此提高档案管理工作的质量和效率。随着信息时代的来临，传统档案管理模式已无法满足日益增长的档案资源使用需求，不仅档案管理费时费力，同时在档案资源利用效率上也相对低下。档案信息化转变，能够实现档案资源的快速收集、归纳、管理和利用，有助于档案资源价值的有效发挥。现阶段，档案信息化建设成为我国企事业单位档案管理工作的重要发展趋势，同时也是发挥档案资源服务能力的重要手段。

2 档案信息化建设内容

2.1 基础设施

基础设施是档案管理工作信息化转变的基础要素，主要指档案信息网络。档案网是档案信息传输交换及资源共享的基础所在，其建设应包含硬件环境建设和信息资源建设两部分。首先，档案网硬件设施主要指档案局域网和档案网站的建设工作，通过相关硬件设施建设使档案管理初步具备信息化功能。其次，信息资源建设则是指传统纸质档案资源的数字化转变，并对纸质、数字化档案资源进行收集、归档和管理。

2.2 管理平臺

管理平台是指信息化档案管理工作所采用的平台软件，是保障档案资源标准化收集和利用的重要基础。档案管理平台应具备以下几两方面功能：其一，档案数据库功能。档案数据库是档案资源储存和利用的关键所在，管理人员通过档案管理平台的归纳、录入等功能将档案资源储存到管理平台中，并以此形成数据库。其二，快速检索和查找功能的数据库。根据档案目录完成档案资源的收集和归档后，借助档案管理平台能够根据关键词进行所需档案资源的快速检索和查找。

3 档案信息化建设的重要性

在信息化时代背景下，信息资源利用效率大大提升，由此给人们生产生活带来的极大的便利性。档案是社会经济发展必不可少的重要信息资源之一，随着社会的持续发展与进步，档案资源生成数量也成爆炸式增长，在此背景下传统档案管理工作已难以满足新时期档案服务需求。档案信息化建设，便是顺应时代发展潮流而开展的档案管理转型与发展，一方面档案信息化建设使得档案管理工作质量和效率都取得大幅提升，并一定程度上降低了档案管理工作的人员需求，具有十分可观的经济效益。另一方面，档案信息化建设还进一步提升了档案的社会服务价值，推动了社会经济的持续发展与进步。

4 如何有效开展档案信息化管理工作

4.1 强化管理理念

在档案信息化建设过程中，人们的信息化管理理念起到了主导作用。强化信息化管理理念，就是将信息化理念深入企业管理层及每个员工理念之中，从而为档案信息化建设及相关管理工作的落实奠定良好的思想基础。首先，国家管理部门及行业相关机构要加强档案信息化建设的宣传工作，系统全面的阐述档案信息化转变带来的价值与效益。另一方面，企业管理层及档案管理部门还要打破陈规，积极学习先进的信息化档案管理理念和工作方法，并以此推动档案管理水平的全面提升。

4.2 加大资金投入

众所周知，档案信息化建设离不开资金投入和支撑，相关管理层还要加大资金投入力度。首先，档案信息化建设所需的基础设施，档案管理部门必须初步打造一个基础且完善的信息化环境，如计算机、档案录入设备及管理平台等，这些基础设施的构建离不开大量资金投入。其次，在信息化档案管理工作开展过程中，为保障档案管理平台系统及档案网站的安全性，还要进行持续的技术更新和安全防护，这也是信息化档案管理资金投入的重要环节，相关管理者及档案管理部门要给予高度重视。

4.3 管理制度建设

档案信息化转变给传统档案管理工作带来翻天覆地的变化，特别是信息化要求下档案管理内容和相关技术标准都发生巨大转变。为满足档案管理工作的信息化建设要求，档案管理部门要根据国家相关标准和要求，以及自身行业特点制定切实可行的档案信息化管理规范、制度和标准。这里要求档案管理部门细化信息化档案管理内容、工作流程、技术标准和管理条例等，通过构建一个科学完善的档案管理制度体系来推动信息化档案管理工作的科学有序开展。

4.4 人才队伍建设

在档案信息化建设过程中，技术人才起到了不可替代的影响与作用。档案信息化建设对于档案管理人员专业能力提出了更高的要求，而为更好的推动信息化背景下的档案管理工作，构建一支专业性技术人才具有十分重要的意义。首先，无论企业还是机关事业单位，都要积极聘用高端素质人才，并以此引进先进的档案管理理念和技术方法，由此促进档案管理水平的提升。其次，还要就现有档案管理人员展开专业技术培训工作，使其具备信息化档案管理技能需求，从而保障信息化档案管理工作的有效落实。

5 结论

综上所述，档案管理信息化建设是社会经济发展的必然需求，是实现档案资源社会服务价值的重要举措。为满足档案资源社会服务价值的进一步发挥，并助推企事业单位现代化发展与转型，加快档案信息化建设迫在眉睫。基于此，我们必须具备良好的信息化意识，并在信息化基础设施、管理制度及队伍建设等方面加以高度重视，由此更好的开展档案信息化建设及管理工作。

参考文献

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[2]刘辉敏.企业档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020（14）：90+95.