立卷思想在文书档案整理和电子档案管理系统中的作用及运用

郎霞

摘 要：立卷思想是在文书整理归档的制度框架下，以保持文件档案联系为原则的思想。加强立卷思想在文书档案整理中的应用，能够提高文书档案管理系统的运行水平，加强管理效果。我国的文书档案整理思想从卷改成了件，在2018年国家提倡促进卷件融合的管理方式。现代化的背景下，也需要加强电子技术在文书档案管理中的运用，提高电子档案系统运行的效率。

关键词：立卷思想;文书档案;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.124

发挥立卷思想在文书档案整理工作中的应用，能够保证档案之间的联系性，使得整理更加规范化，把单位文件系统形成一个有效的整体，以便保管和提供利用。

1 立卷思想在文书档案整理和电子档管理系统中的作用

1.1 保持文件之间的内在联系性

文书档案的联系程度是动态变化的，随着整理的深入联系越来越清晰和准确。相关工作人员进行文书档案的归档管理还可以从时间内在联系、形式内在联系、地点内在联系以及内容内在联系等等方面进行分类，为信息资料的鉴定和利用打下基础。

1.2 发挥立卷思想是对文书档案整理方法不足的有益补充

目前我国对于传统文书档案整理办法部分进行了否定，急需进行整理办法更新。在新形势下要求能够简化工作程序，同时，必须要保证立卷思想指引下的文书档案整理工作具有保密性，保证单位内部信息管理的安全。传统的档案整理过程中对于件十分重视，而这样的分类方法已经不适用于现代化文书档案整理需求，一部分工作人员也没有能够综合性的进行考虑。综合性的进行考虑还需要整理人员具备广阔的知识面，能够对事件信息内容或者浅显、或者深刻的内在联系进行辨别。一部分工作人员存在着编排原则过于简单化的现象，只是按照时间序号进行排列，这样不利于提高文书档案管理的效果。

2 立卷思想在文书档案整理和电子档案管理系统中的运用策略

2.1 立卷思想与案件整理相结合

立卷思想和案件整理在一定程度上矛盾，同时两者又可以相互补充，互相结合，从而提高文书档案整理和电子档管理的效率。在排序时考虑内在联系，促进综合考虑的能力，工作人员需要提高对于文书档案内在联系的掌握能力，跟进最前沿的理论知识，并且能够拥有自我提升的意识。从多角度进行文件内容联系性的思考，从发展、矛盾的角度看待整理内容。将立卷思想与案件整理相结合，还需明确分类整理和鉴定阶段两方面的工作内容。根据全宗-年度-保管期限-機构的分类方式进行归档基础上，贯彻高不就低的管理方式，使得某一事件的全体发展过程，例如时间、发生内容、来源等等信息能够放入一个档案盒内。相关管理人员可以加以备注注明第一件至第五件为XX会议材料，第十件至十一件为XX事件材料，第十五件至二十件为人员调动材料等等。根据工作项目或是会议的复杂程度确立档案之间的连续性，可以通过备注的方式，注明内在联系体现档案的记录性，能够还原历史原貌。

例如，工作人员需要保证整体思想的灵活性和创新性，能够根据复杂的工作项目、会议总结出内在联系，将整体性思维渗透在处理每次信息之中，从某一小点入手进行大规模数据信息的处理。工作人员需要在平时注重提高自身的思考能力，加强整理归纳的水平。可以多进行一些思辨小游戏，如在手机上下载开心消消乐等游戏能够培养整理人员思辨能力，保证趣味性的同时又能够加强自我建设。在进行文书档案整理之时，也可以进行开发性的创新。根据文书档案整理人员的特点，首先能够选择自己方便理解的整理方法进行整理，而后再整理之时需要选择其他人能够看懂的整理方式，加强整理效率以及趣味性，同时保证通俗易懂。

2.2 在文书档案培训中强化整理原则，有效地利用立卷思想

践行员工培训是档案工作的基础。单位内部需要加强对于员工培训的重视，引导员工能够提高自我提升的意识。加强立卷思想的运用能力，能够根据档案整理工作技术发展，与时俱进。比如，在单位内部开展文书档案整理培训会，内容要注重对于国家出台指导方针的讲解和普及、如何体现文件之间的内在联系性。需要运用到线上培训的方式，打破时间以及空间的限制，使得基层员工能够直接对接相关专家，提高培训的效果，一对一的进行答疑解惑，更好地进行理论知识传输。在培训之时，需要保证理论和实践相结合，在对档案管理人员进行培训过程中，强化理论思想，用以老带新的方式，加强对于新人的培训，一对一的传授经验。工作人员在整理的时候，必须要注重整理信息的真实性，避免为了整理方便而忽视整理真实性的现象出现，工作人员需要遵循历史有序性、方便易找性。在信息化的大背景下，需要提高工作人员的电子档案管理能力，加强对于先进技术的运用能力。进行培训还需要根据档案整理人员特点进行培训内容设置，对一些岗位变动较多的整理单位或是特定工种需要加强基础性培训，对于一些长时间在本单位工作的工作人员可以给予一些深层次的培训，加强分层次培训的效果。

2.3 将立卷思想融入电子档管理系统建设中来

在信息化的大背景下，电子档案管理系统建设是重要的发展趋势，也是档案管理改革的必由之路。在运用电子档案管理系统之时，首先需要进行加密，保证信息的保密性和安全性。运用到多层加密技术，单位内部购入先进的加密软件或是设立特定的加密程序。在将立卷思想融入电子档管理系统建设中时，应当将电子文件源头、类别进行整合归纳。在进行单位零散信息整理之时，可以运用到大数据分析管理系统进行信息的收集，运用到大数据手段可以加强对于各种信息的掌握、分析、归纳、总结能力，能够提高单位管理的效果。文书档案整理的信息需要依据大数据分析系统的信息内容，大数据分析系统为文书档案整理提供基本依据。

在目前的背景下，电子档案管理的普及不够深入，面对复杂数据信息之时，工作人员缺乏数据处理以及档案有效整理的能力。一方面电子档管理能够收集各样的信息。在另一方面，对于整理人员的素质要求也较高，需要工作人员能够熟练地转变思想，在平时进行完某项工作、会议或是项目之后，都需要进行立马的整理，将整理思想贯穿到整理全过程。电子档案管理系统对于工作人员的素质要求更高，工作人员需要实时进行思考，掌握文件之间的内在联系，将文件材料科学的、系统的结合在一起，将文件材料有效地转化为档案，遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，遵循基本的整体思想。

3 总结

本文从三个方面为立卷思想在文书档案整理和电子档管理系统中的运用策略提出了建议，相关工作人员还需要加强对于单位特殊化的、具体化的资料的整合能力，遵循基本的整合原则，跟进最新前沿的整理思想。工作人员需要加强对于电子档案管理的系统的运用能力，利用大数据分析系统进行信息归档、分析，将立卷思想渗透在整理的每一个环节。

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