基层水利档案工作信息化建设研究

2020-12-15 06:58沈田晔
卷宗 2020年25期
关键词:信息化建设基层

沈田晔

摘 要:水利工程作为利国利民的重要基础设施建设项目,在开展水利工作的过程中,尤其是基层水利工作部门,除了要积极参与水利建设和水利科研之外,还必须要做好基层水利档案管理的一系列工作。水利档案是水利工作的重要记录和历史见证,但当前基层水利部门的档案管理工作还存在一定的问题和不足,为进一步提升水利档案的真实性和完整性,提高水利档案的利用效率,就要加快推进基层水利档案工作信息化建设,提升水利管理现代化水平。

关键词:基层;水利档案;信息化建设

DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.109

基层水利档案记载了一代又一代水利工作人员的治水兴利的成果和经验,是开展水利工程建设的重要依据和参考。伴随着我国基层水利事业的不断发展和壮大,对基层水利部门的工作也提出了更高的要求[1]。水利档案管理作为基层水利部门内部管理的重要组成部分,在信息时代下,水利档案管理的方式方法也应当做出一定的优化和创新,改变传统的水利档案管理模式,不断提升基层水利档案管理工作的质量和效率。下面就主要针对基层水利档案管理工作中存在的问题以及信息化建设策略展开分析和研究。

1 基层水利档案管理工作中存在的问题

1)档案信息及资料收集不够全面。就当前基层水利部门档案工作的开展情况来看,其信息化程度普遍不高,对水利档案管理的信息化建设缺乏重要性认识,这就直接导致基层水利档案的信息及资料的收集不够全面,进而影响了水利档案的真实性、准确性和完整性。导致这一问题存在的根本原因就在于基层水利部门在进行档案整理时缺乏有效的信息沟通和部门之间的协作,就比如在一些除险加固、水土保持以及农业节水等的重点水利工程开展和建设的过程中,工程部门缺乏档案管理的意识,档案管理部门又缺乏有效的指导和监督,这就很容易导致一些重要档案资料的丢失[2]。除此之外,由于基层水利部门档案工作的信息化建设水平不高,也就使得水利档案管理的方式方法比较落后,仍然停留在纸质档案管理的阶段,对于一些重要的图片、成效等档案信息及资料的收集和整理不够到位。

2)缺乏健全的水利档案管理制度。有的基层水利单位虽然设置有专门的档案管理制度,但大部分都是针对传统的文书档案来规定的,并不适合当前档案工作信息化建设的需求。这也就导致在进行档案信息化管理的过程中,存在一定的盲目性和随意性,对于水利档案管理的规章以及流程不够严谨,缺少必要的审查和管理制度,也缺少相应的网络安全防范制度及责任机制,这就有可能使得基层水利档案管理存在一定的安全隐患,有可能会导致重要数据及信息的泄露和丢失。

3)水利档案的综合利用效率不高。当前基层水利部门在进行水利档案管理的过程中,其水利档案的综合利用效率明显较低。水利档案作为重要的依据和参考,只有真正的利用到位,才能够发挥起最大的价值[3]。但是就目前水利档案的利用情况来看,大多只是进行简单的整理和保存,在水利信息及数据共享、水利资源开发以及综合信息服务等方面都存在一定的不足,相关部门及其工作人员缺乏主动服务意识,降低了水利档案管理质量和水平。

4)忽视档案管理的人才建设。伴随着基层水利工作信息化建设的推进,对档案管理人员的要求也越来越高。但是由于基层水利部门的工作比较繁琐,负责档案管理业务的专业人员数量不多,其素质也参差不齐,有不少从事档案管理工作的人员都是办公室综合管理人员,其专业性程度有待提升。再加上信息时代下更加需要复合型的档案管理人才,但不少档案管理人员的综合信息素养还有待提升。

2 基层水利档案工作信息化建设策略研究

1)搭建水利档案信息化管理平台。要提升基层水利档案管理工作信息化建设质量和水平,就要求基层水利部门投入必要的专项资金,搭建水利档案信息化管理平台。首先,要求在搭建信息化管理平台的基础上,引进操作性强和功能完备的软硬件设备,并且能够直接将档案管理系统接入到办公室管理系统之中,实现各部门之间的有效沟通和联系。尤其是要强化档案管理部门与工程建设部门之间的联系,借助于统一的信息管理平台,上传档案整理的模板,要求各项工程档案统一进行编号、分类和排列,由专门负责人进行对接,从而保证水利档案信息及资料的完整性[4]。其次,借助于先进的档案管理信息平台,逐步的实现档案管理,有纸质档案向电子档案的转换,有计划的实施文书档案目录数据编制和录入工作,逐步的实现全面的电子档案管理。在这个过程中,要格外注意为水利探测和水利工程建设中的各类影像资料的收集和整理。

2)健全和完善水利档案管理制度。要深入推进基层水利工作信息化建设,就必须要有健全和完善的水利档案管理制度来作为保障。首先,要明确水利档案信息化管理和建设的流程,规定按信息化管理操作的规范,按照电子档案生成以及归档管理的标准进行水利档案的管理。其次就是要完善水利档案审查机制,对于收集和获取的水利档案信息和资料,进行严格的筛选和审查,剔除重复数据和无效数据,进一步优化水利档案的质量。再次就是要构建完善的水利档案信息化管理安全防护网络,在应用信息系统进行水利档案管理的过程中,通过严格的身份认证、数据备份和加密管理来保障水利档案资料的安全性[5]。最后就是要建立相应的水利档案管理责任机制,强化档案管理人员的主体责任,确保档案管理的信息化建设举措能够落实到位。

3)提升水利档案的利用率。在进行基层水利工作信息化建设的过程中,要进一步提升水利档案的综合利用效率,首先就要求基层水利部门要借助于信息网络来打破档案管理之间的地域和部门限制,不再单纯的进行单机作业,而是强化同各县市以及各基层水利单位之间的联系,这样能够实现水利档案信息资料的共享,实现档案资料使用效益的最大化[6]。其次就是要求基层水利档案管理部门要积极主动的进行检索以及查询工具的开发,按照顺序来编制水利档案的检索目录,还可以根据档案资料来编写《水利志》、《档案大事记》等的相关资料,切实提高水利档案的开发和利用效率。

4)组建高素质的水利档案信息化管理团队。为了更好的适应档案管理信息化建设的要求,基层水利部门要组建一支高素质和复合型的档案信息化管理团队。首先,要求基层水利部门要优化和调整档案管理的人才结构,增加专业和专职档案管理人员的比例,同时要求档案管理人员既具备档案管理的专业能力,同时又熟悉水利工作,并且还要学习和掌握一些必要的计算机操作技能和网络化技术,能够更好的参与电子档案的编制以及电子政务的相關工作。其次,强化对档案管理人员的教育和培训,不断提高档案管理人员的安全意识、责任意识、保密意识,为提升水利档案信息化建设水平奠定重要基础。

3 结语

基层水利档案工作信息化建设是一项长期且复杂的系统性工程,需要基层水利部门进一步强化思想认知,实现对档案信息资源的充分开发利用,以高水平的信息服务来推动基层水利档案管理工作的健康发展。

参考文献

[1]何强.对基层水利档案工作信息化建设的思考[J].办公室业务,2020(14):94-95.

[2]李演科.对基层水利档案工作信息化建设的思考[J].陕西水利,2020(06):234+237.

[3]罗红丽.基层水利档案工作的信息化建设探究[J].办公室业务,2017(09):66.

[4]张诗琳.基层水利档案工作信息化建设探讨[J].城建档案,2015(11):17-18.

[5]严伟.对基层水利档案工作信息化建设的思考[J].东方企业文化,2015(21):227.

[6]章憬憬.基层水利档案工作信息化建设[J].中外企业家,2014(02):271.

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