关于机关事业单位电子档案管理工作的研究

王旭

摘 要：当前，我国社会主义发展已经进入新时代，人民生活水平和生活质量得到了根本的改变和提高。因此在当前的社会背景和环境之下，人们生活当中的信息量也在不断增大，伴随着当前的社会背景，我国事业单位应当致力于加强自身的档案管理水平，找出以往在档案管理当中出现的问题和弊端，加强档案的数字化建设，使事业单位的档案管理在新时代焕发出新的生机和活力。本文围绕着机关事业单位电子档案管理工作的研究展开论述，希望能为新时期的档案管理工作提供一些参考和建议。

关键词：机关事业单位;档案管理;研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.099

在数字化和信息化技术不断发展的社会背景下，陈旧的档案管理模式已经无法满足时代的需求，在事业单位的档案管理工作当中应当改变传统的工作模式和工作管理方式，加快事业单位电子档案管理工作制度建设，实现事业单位档案管理工作的稳步推进和发展，使档案管理工作的每一个环节都能够做到管理精神的落实和提高，从而做到新时代背景下的事业单位高效档案管理工作。

1 机关事业单位电子档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理缺乏专业化

当前我国事业单位档案管理工作存在的首要问题是工作意识和专业性的缺乏。事业单位的档案管理工作应当是一项具有专业性和系统性的综合工作，因此在进行档案管理工作的同时必须要加强国家的法律法规和事业单位的规章制度对于档案工作的具体要求，在遵守规则的前提下才能够保质保量的做好档案管理工作，真正落实档案管理的工作精神，提高新时代事业单位档案管理工作的质量和水平。当前，我国事业单位在档案管理工作当中还存在着一些需要解决的问题。档案管理工作处于缺乏专业性的状态，导致在管理方面存在着一些混乱的情况，影响了事业单位档案管理工作的效率[1]。当前来看，我国事业单位档案管理工作部门还没有建立起较为完善的工作制度，在方法上也没有建立具有统一性的档案管理方式方法。还有些事业单位尽管已经建成了较为完备的档案管理工作细则，但是在具体的落实上还缺乏必要的监督机制和考核标准，造成在实际的工作当中存在较大的随意性和多变性，导致档案管理工作缺乏合理化的实施标准，使档案管理工作的价值得不到最大限度的发挥。

1.2 没有吸收先进的数字化工作经验

当前，我国事业单位档案管理工作方法还存在较大的进步空间，由于不注重档案管理工作方法而带来的问题和困扰引起了人们的注意和重视。当前，随着事业单位工作人员人数不断增加，档案管理工作的压力和工作量不断增大，并且随着社会科学技术水平不断进步，档案管理工作的方式方法如果得不到及时的更新，将会导致档案管理工作无法取得自身的进步和发展，不能结合自身的实际情况满足现代档案管理工作的需求，导致档案管理的工作方法迟迟不能更新，也没有及时吸收数字化的手段和方式，导致档案管理工作存在着资源浪费的现象，无法真正落实电子档案的管理工作。

1.3 档案管理工作设备和人员素质有待提高

当前，电子无纸化的档案工作已经成为档案工作的新原则，随着科技和网络的快速发展，事业单位应当吸纳先进的工作设备，丰富档案管理的工作资源，加强员工培训，建设系统性的管理体系和工作制度[2]。当前阶段，事业单位档案管理工作在这一部分的工作上还存在着较大的进步空间，很多单位对电子档案依然不太熟悉，不注重电子档案工作方法的摸索，导致在事业单位电子档案管理的过程当中缺乏对信息化设备的使用;另外一方面，事业单位管理工作人员素质有待提高，很多管理工作人员都是来源自退休人员的返聘，这些人员虽说具有较高的文化素质，但是并没有经过专业的电子档案管理培训，这些都会导致电子档案管理工作呈现出了随意化的特征，这些思想和行为上的各种问题都会导致事业单位电子档案管理工作的进程发生停滞。

2 机关事业单位电子档案管理工作的策略

2.1 优化工作方式，加快电子档案管理建设

在信息化的时代下，档案管理工作应当注重思想引导和形式创新，将电子档案建设作为档案管理工作的首要环节[3]。随着时代的发展，事业单位的电子档案管理工作应当呈现出信息化的状态，全面开启无纸化的档案管理工作进程，单位应当加强档案管理信息设备的引进，使电子档案的工作技术渗透在档案管理工作的方方面面。单位应当加强档案电子化网络的建设，加快对档案管理软件的开发和利用，结合互联网技术和计算机技术，使电子档案管理工作的速度和效率加快，也使得电子档案管理工作形成独特的电子信息资源平台。在这个过程当中，事业单位应当加大资金投入，加强对电子档案管理工作的重视程度，引进先进的设备和资源，特别是应当加强软件的开发和利用，加大软件成本的投入，建立与本单位实际情况相符合的、具有实用性的档案管理工作区分系统和符号，利用全局性的眼光和思维完成电子档案管理工作的整理和系统建设。应当重视档案扫描和保存技术的改进，对于被扫描的纸质原件也应当注意保存和修缮，将档案信息管理采取两条路径的保存渠道，制作信息化的电子引擎，以备查阅。可以将信息存储在专业的软盘之内，之后在预定的系统内保存，将信息存储在电子盘之内，并及时上传至本单位档案管理云盘之内并加以密码设置，最大限度防止信息丢失或泄露。对于一些具有保密性质的档案没应当采取严格的保存监管措施，防止档案被非法复刻或窃取。

2.2 加强对电子档案管理的重视

随着信息技术的不断发展，社会各个领域都取得了长足进步，在档案管理工作上必须要保持开放创新的态度和意识，加强对电子档案管理工作重要性的认识和理解，有关的单位领导应当从思想上加强重视和认识，对电子档案管理工作制定具体的工作细则和制度，对档案管理工作人才队伍加以建设和培训，使之能够严格要求自己，对所经手的档案信息自觉保密，对于一些具有加密等级的档案类型，应当建设工作监督制度[4]。在日常的档案工作当中，应当加强专业化的建设，对工作人员进行专业化培训，提高职业准入门槛，提高工作人员的数字化和信息化的處理能力，提高工作人员的自身素质，如果在工作当中有较好的意见和创意，应当鼓励工作人员进行表达，尽可能的建立公平合理的人事管理制度，激发工作人员的工作积极性。

2.3 加强电子档案管理工作体制建设

对于事业单位电子档案管理工作应当重视工作体制的建设，这是整个档案管理工作当中的中心环节。对于以往在档案管理工作当中出现的诸多问题，应当采取实际的态度加以解决，制定具有针对性的工作计划解决对策，制定科学可执行的标准，事先制定档案管理工作的各项细则并向工作人员加以解释，采取制度层面的方式加强档案管理工作的实效性和严肃性[5]。首先，事业单位应当充分认识到自身单位的现实情况和档案工作的目标发展方向，为每个工作人员讲明工作职责，做到权责划分明确，职责到人、分工到位;其次，应当充分体现出档案管理工作的公平公开的特性，使得电子档案管理工作制度对于每一位工作人员来说都具有平等的约束力，才可以有效的约束各个岗位的工作人员的工作行为，建设完善的电子档案调档登记网络，加快电子档案管理体系的建设。

3 结语

综上所述，在新时代的社会背景下，事业单位电子档案管理工作应当重视对工作制度和方法的创新，改正以往工作当中存在的问题和缺陷，使得新时代的事业单位档案管理工作焕发出新的生命力。

参考文献

[1]赵亮.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究[J].科技风，2020（18）：293.

[2]梁琴.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].商讯，2020（10）：128.

[3]周本仙.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施[J].办公室业务，2020（04）：133-134.

[4]刘艳.新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].办公室业务，2020（04）：163+168.

[5]刘杰.如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].人力资源，2020（04）：83.