加快医院档案管理信息化建设

周学荣

摘 要：现代化医院拥有极高的智能化水平，对其进行管理的难度随之降低。文章以此为背景，在对信息化管理价值进行概括的基础上，结合医院档案所表现出特点，从信息化建设的角度出发，对切实可行的工作策略进行了提炼，例如，重视安全防护，希望能够给相关人员以启发。

关键词：信息化建设;现代化医院;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.096

医院档案是医院运营所形成资料的统称，其中，病案资料占较大比重，从医院的角度来看，档案不仅记录了自身发展的过程，还为科研工作的开展提供了依据，使医院管理获得更为理想的成绩。现阶段，持续发展的技术，促使档案管理朝着信息化的方向前进，如何使信息技术得到充分利用，成为人们热议的话题。

1 信息化管理价值

1.1 符合社会发展趋势

在多媒体、新媒体技术获得持续发展的当下，编辑和存储信息所适用方式，自然与过去存在较大差异，具体表现为：传统管理通常以文字为主要载体，现阶段，档案管理所依托载体，逐渐由文字向声音和视频转化，这也做所带来积极影响，主要表现在两个方面，其一是使信息内容得到直观呈现，其二是为档案的利用助力。由此可见，信息化管理与社会发展趋势高度契合，要想实现持续发展的目标，加大信息化建设力度很有必要。

1.2 提高工作质效

医院档案的价值，除了记录医院发展历程，还包括为科研、医疗教育助力，作为医院管理不可或缺的重要一环而存在。基于医院档案所开展信息化管理工作，可使信息共享的设想成为现实，后续的档案整理和归集环节，通常也会拥有更为理想的表现[1]。除此之外，信息化管理还可降低医院对档案信息進行查询的难度，向人们所提供服务的质量，自然会得到显著提高。

1.3 增强服务内容

信息时代的来临，为信息技术提供了融入各行各业的机会，档案管理也在此列。对信息技术加以运用，既能够降低管理和搜索档案的难度，还可使内容更加多元且丰富，服务范围得到扩展是必然结果。以互联网技术为依托，共享档案信息，一方面可使信息接触范围得到扩大，另一方面也为医院提供了更多的服务途径，信息传递给成本带来的损耗随之降低。当然，信息化管理还增加了管理人员获取信息的方法，在条件允许的情况下，管理人员可综合运用类比及筛选等方法，完成对档案价值进行深入挖掘的工作。

2 医院档案信息化管理存在的问题

2.1 管理制度不够精细化

现阶段，医院档案信息化管理中尚且未能构建统一全面的管理制度标准，对各项工作缺乏细化与指导。相关问题存在不利于档案科学有序管理与使用，是影响医院档案管理工作的重要因素，相关人员应对此提高重视力度，研究科学有效的管理制度体系。实践过程中，造成管理制度精细化程度不足的主要原因分析如下：一是，档案管理人员职责划分存在问题，造成档案收集和整理工作开展不够及时，档案信息化建设存在不足。二是，在医院档案管理中，信息化管理模式不先进，缺乏与医院实际发展水平相适应的管理制度体系。分析目前问题，发现各医院档案管理缺乏统一标准，使得管理过程较为分散，影响档案管理信息化实现。

2.2 档案安全防护能力不足

档案安全防护工作主要关注管理平台运行和档案安全建设等等。医院档案的信息化管理是目前工作重点，对相关方面存在的问题进行明确具有重要意义。现阶段，受到技术方面的局限性，档案管理平台运行保证作用未能完全发挥，影响档案建设的科学性与完整性。医院档案信息化管理是未来发展趋势，应认识到档案安全防护能力不足具体原因，例如，安全系统中防火墙更新频率不够，系统故障未能及时解决等等。

此次，档案安全防护中，也应关注互联网开放问题，对网络恶意攻击事件提高重视力度。在医院档案信息化管理中，由于相关人员的安全防护意识不足，对管理平台未能进行升级和维护，为木马病毒的侵入等安全事故发生留下安全隐患，因此，提升医院档案安全防护能力是工作重点和主要方向。

2.3 专业管理组织建设问题

信息化管理过程中，档案工作人员专业性不强，相关人员未能接受专业培训，使得档案管理人员技术应用能力不足，影响信息档案管理工作进步。同时，在医院档案管理中，部分人员由护工人员或其他行政人员转岗组成，人员变动较大，不利于医院档案管理水平提升。专业管理组织建设问题成为医院档案管理中面临的主要难题。此外，档案管理组织人员自己计算机技术和管理经验不足，也使得医院档案信息化管理滞后，档案管理内容混乱的重要因素。

2.4 管理设备与技术的落后

将先进技术引入医院档案信息化管理中，对提升档案管理能力作用明显，也是促使医院内部管理工作有序化的重要表现。实践管理中，存在管理设备与技术落后问题，对先进技术和管理理念未能进行充分利用，影响医院档案管理现代化、信息化发展。造成这一问题的主要原因是资金投入不足，对档案管理信息化平台和先进管理模式未能构建，影响档案管理工作能力提升。同时，在医院档案管理日常工作中，相关人员未能对信息化技术进行应用，自身思想观念落后，影响档案管理工作进步与发展。

3 信息化建设策略

为有效改善上文提到的医院档案管理中存在的不足问题，在细化档案管理制度、重视安全防护技术应用、构建专业化管理人员组织和更新管理设备方面，对医院档案信息化建设进行总体部署，致力于推进医院档案管理现代化进程。

3.1 细化管理制度

对档案进行信息化管理所强调重点为实效性与安全性，只有建构完善制度，使管理工作拥有更为理想的规范化、科学化水平，才能确保管理人员对自身权责有准确认知，档案数据所表现出安全性和完善性，通常会得到相应保障。

在确定管理制度时，管理人员所遵循原则为法治，以此为基础，从创新化、规范化的角度出发，赋予管理制度更符合实际的内容。

长久以来，档案管理的核心都是人为管理，即便有较为完善的制度，其所发挥作用仍十分有限，要想使上述问题得到解决，前提是做到制度至上，利用制度给人以约束。此外，在落实信息化管理工作时，医院还要做到适应化与同步化，从三个方面出发，确保所建构制度，具备应有的实效性：首先，对管理流程进行细化，确保各项工作的开展，均有完善的步骤作为参考;其次，综合多方因素，提出可使档案安全性得到强化的策略，为电子档案及文档完整提供必要保护;最后，对管理标准进行整合，降低分类及归档难度，随着工作量的减少，工作质效自然会得到提高[2]。

在信息化档案管理制度的细化中，档案管理工作应贯彻落实国家有关医疗领域改革与建设的最新理念与精神，在分析医院档案管理目前问题的基础上，对目前档案管理制度体系进行健全，使得医院档案管理工作更加规范化与科学化。同时，相关制度体系应用，使得档案管理工作有据可依，切实提升了医院档案管理的现代化与信息

化[4]。实践中，医院档案管理相关人员应认真阅读《档案法》，根据档案法律法规中有关规定，对医院档案管理制度进行丰富，促使档案管理工作内容更加具有先进性，与医院档案部门实际发展水平相一致。此外，在医院档案管理制度构建中，可参考的法律制度也包括《保密法》和《医院档案管理制度》。

对相关文件的应用是档案管理制度建设的重要环节，相关人员可依据《档案法》、《保密法》等文件，制定适合医院档案管理实际的规章制度体系，相关档案管理主要包括了档案的收集、归档、存储、借阅和保密等等一系列模块，同时，对档案管理中的信息化建设内容进行设计，使得档案管理的目标更加明确、管理职责与内容更加具有实践意义。同时，医院档案管理制度细化中，应制定规范化的考核制度体系，对奖励和惩罚制度进行完善，促使医院档案管理人员更加具有积极性，重视对先进管理技术应用，切实保证医院档案信息化管理过程的安全性，致力于在医院内部管理中形成较为完善的制度体系。

3.2 重视安全防护

信息化管理所强调重点，主要是平台运行与档案安全。

3.2.1 平台运行

处于运行状态下的数字平台，受系统错误或其他问题影响，极易出现导入错误、访问拦截的情况，上述情况虽然不会给平台带来严重威胁，却会使管理效率持续降低。要想使维护工作发挥出应有作用，医院应从实际出发，通过对反馈机制进行建立的方式，确保系统故障均可得到高效排除。综上，管理人员应对安全管理引起重视，将更多精力用于档案处理，通过定期检修并更新防火墙的方式，将安全漏洞出现的概率降至最低。

3.2.2 档案安全

安全问题与管理系统存在密切联系，信息化管理所依托载体，通常是开放的互联网，要想使档案利用更为便捷，被泄密的情况难以避免，若管理系统有漏洞存在，极易使系统面临被恶意攻击或篡改的问题，一旦信息泄露，给医院所带来后果，通常极为严重且难以逆转。由此可见，严格限定并管理档案与身份认证很有必要，这样做可使信息安全性得到较为全面的保护。

3.3 建设专业组织

无论是档案还是其他资料，要想获得科学的信息化管理，均要有专业组织作为支持。而对专业组织进行建设的切入点，主要表现为：其一，重视管理系统的选择。信息化管理的本质是利用先进系统，存储所分类档案，不同医院往往对应不同运营方式与结构，因此，要想使所选用系统具备满足预期的功能，管理人员应对医院现状和发展方向加以了解，确保信息系统与管理系统充分融合。其二，对专业团队进行聘请。众所周知，医院档案属性和所涵盖内容均较为繁杂，只有将前期工作交由专业团队负责，由专业团队完成数据处理、系统维护等工作，才能使各项工作表现出理想功能。其三，对档案管理及相关工作而言，信息化建设是富有挑战性与创新性的一项任务，因此，要想尽快将管理体系投入运行，定期组织人员培训很有必要，详细来说，就是由医院为管理人员提供实操平台，确保每位管理人员都拥有平等的机会和途径，对自身能力进行锻炼[3]。当然，信息化素质也是培养的重点，在条件允许的情况下，医院可加大专业人才的引进力度，定期更新队伍构成，为信息化管理注入前进的动力。

在专业化档案管理队伍建设中，应对基础工作进行完善，通过档案管理内容完善，使得医院方案信息化水平提升。档案管理人员应对各项活动进行精确记录，并且通过计算机档案管理软件和平台对相关资料进行归档与存储，同时，管理过程中，应对信息化档案应用方式进行明确，使得医院档案管理工作更加安全可靠。实践工作中，应重视对医院信息化档案进行设计，对档案管理人员在日常工作中出现的问题和错误进行指正，切实提升医院档案管理的信息化与现代化。在电子档案管理中，应注重完善档案资料，对相关档案管理工作进行设计，使得档案管理形式更加先进，改善以往档案管理中无序混乱的局面。同时，在医院档案的现代化建设中，应对电子档案进行统一的录入与管理，使得档案管理集中化与系统化，与医院最新发展理念相

符合[5]。

实践管理中，医院档案管理组织人员应重视对信息资源进行建设，通过对计算机硬件和软件资源的利用，使得医院档案管理工作更加高效合理，与此同时，根据档案管理实际情况，选择合适的档案管理技术方法，完成对医院档案资源数据库的构建，使得医院档案真正意义上实现共享，方便医院内部对档案的调取与使用，信息数据库是档案信息化建设的主要形式。

3.4 更新管理设备

对档案进行信息化管理所依靠主体，除了上文提到的先进理念和技术，还有专业设备与工具，由此可见，更新管理设备，同样是信息化管理的准备工作。

在社会发展速度极快的当下，针对医院档案所开展管理工作，正面临着与过去不同的严峻挑战，無论是整理档案，还是开发档案，均以自动化、智能化为前提，此外，不断增加的档案数量，使得大量管理人员选择以信息化设备为依托，完成日常工作。事实证明，趋于完善的信息技术，还有通讯设备的出现，均使工作效能的提高成为可能，采购并更新管理设备，可使无纸化办公的设想成为现实，基于此所开展工作，通常能够在技术方面获得有力保障。