大数据时代高职院校档案管理的优化策略

吕洁

摘 要：随着以互联网为代表的信息技术的发展，社会正在步入大数据时代，各个领域都在不断加强大数据及信息化建设。因此，在大数据全面进军校园的时代背景下，高职院校档案管理工作也从中获取了新思路和新模式。如何从这些纷繁复杂的海量信息中迅速提取对自己有利的信息，是高职院校开展档案管理大数据建设必须攻克的难题。因此，本文将通过分析高职院校档案管理的发展趋势和问题，并提出解决办法，具有一定的现实意义。

关键词：大数据时代;高职院校;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.090

互联网的诞生与壮大为我国科技发展与进步起到了重要作用，特别是在大数据领域，我国已在某些方面取得了重要成就。同时，大数据等信息技术的发展也对人们生产生活产生了重大变革，从过去只有高新技术行业才会应用到的大数据如今已经成为各行各业实现更加精准信息管理的重要手段。那么，面对这一新形势，高职院校的档案管理也有必要引入大数据技术，能够进一步提高管理效率与水平，为我国高职教育发展贡献力量。

1 大数据时代高职院校档案管理的新趋势

1.1 档案数据管理模式发生变化

在大数据技术不断发展的影响下，高职院校档案管理也随之走向变革，引入了各种各样的现代化管理手段，对促进高职院校各项事业管理的精细化起到积极作用。由于院校很多工作档案与资料需要进行存储，以单纯的实体资料储存为代表的传统档案管理模式已经带有一定滞后性，且不能保证这些资料能够原模原样地保存下来，降低了档案存储的可靠性。因此，进入大数据时代，档案数据库的建设成为高职院校踊跃尝试的新方法。通过档案数据库能够线上长期储存档案的优势，重要信息可以无所顾忌地保存在其中。此外，大数据系统还带有操作便捷等特点，随时可以检索、查阅，大大提升了档案利用的效率。因此，档案数据管理模式的变化也为高职院校管理模式的智能化趋势提供了范本。

1.2 档案数据管理趋向于多元化

随着我国对专业技术人才培养的重视程度逐渐加大，高职院校作为专业技能人才的重点培养机构，近年来受到国家的大力支持，办学需求与规模日益增长。这一时代背景为各高职院校加强管理提出了更高的要求。当前，高职院校经过快速调整与试点，已经初步形成了比较科学与规范的教学与行政管理体系。对于高职院校规模的增大，信息的产生与存储需求逐渐扩大，档案管理的重要性也随之上升。此外，为了快速实现教学与管理的信息化，院校档案管理涉及的门类也在增多，多元化的管理趋向逐渐明显。同时，互联网信息技术教学的普及也为实现档案的数字化管理提供了借鉴之处，经过数字化系统处理的档案也会更加规范与多元。

1.3 档案数据管理系统更加精准

利用数字化信息处理手段实现档案数据的高质量管理，能够让新产生的档案数据率先实现线上处理与储存，无纸化的办公模式也在一定程度上解决了此前纸质档案线下处理在存储、利用与传播等方面的困难，提升了档案管理人员在接收、处理、储存、利用等方面的工作效率，让档案管理更加精准。这种档案数据信息化管理模式需要建立一个较为可靠的管理系统，为实现档案精准管理提供技术支持。只有实现档案数据的数字化管理，才能让档案在线上也能保证安全，不受到纷繁复杂信息的影响。因此，建立这样一个数字化管理系统能够保障档案管理工作稳定进行，也能进一步提升档案管理各环节的便捷性。

2 大数据时代高职院校档案管理现状分析

2.1 更加数字化的档案管理系统尚未完善

虽然大数据时代的到来加速了档案数据数字化管理的趋势，但仍然有部分高职院校以实体档案的模式进行管理，档案管理的数字化建设受到传统因素的影响相对缓慢。一些高校只是顺应了这一趋势，建立了一个偏重形式化的信息管理系统，其适用范围仅限于格式比较简单的电子文本材料，利用大数据实现档案深加工根本无法实现，档案管理仍处在原始水平。因此，尚未完善更加数字化的档案管理系统，是制约高职院校档案管理数字化建设的根源性问题。

2.2 档案管理人员专业素质偏低

档案管理人员专业素质低、信息化管理技能不足也是制约高职院校档案管理数字化建设的问题之一。不少高职院校的档案管理工作在统筹管理体系时往往未受到足够的重视，院校方面也缺乏对档案管理工作的监督与考察，专职档案管理人员稀缺。当前档案管理部门只是隶属于学校二级管理部门之下，且尚未实现档案集中管理，也未实现档案管理的系统性。因此，没有系统化和专人化的档案管理，也就更容易出现档案堆积，档案错误等问题。专职档案管理人员的缺失也使得各档案管理部门对档案的专业化管理技能低下，与实现档案数字化管理的目标背道而驰。

2.3 档案信息化建设工作体系尚不明确

利用大数据实现档案管理的数字化，建立一套档案信息化管理工作体系十分重要，而当前这套工作体系还有很多尚不明确的地方，主要体现为三点：第一，档案管理基础设施不完备。由于院校投入不足，场地有限，档案管理的硬件设施相对简陋，信息化建设步伐缓慢。第二，档案数据库建设仍不到位。虽然一些高职院校已经基本实现了档案保存、检索的信息化，但部门联通效果较差，档案利用效率仍然较低。第三，档案管理人员的信息化素养较低。由于缺乏针对这类人群的信息化培训，他们对档案管理系统不熟悉，档案管理效率降低。

3 大数据时代高职院校档案管理优化策略

3.1 加快制度建设，大力完善信息化管理制度体系

建立一套完备的信息化管理制度体系是高职院校实现档案管理信息化建设的重要体制保障。要充分联系院校实际情况，坚持以人为本，科学做好档案管理制度体系改革的准备措施。要让广大师生明晰档案管理工作的重要性，加大档案管理宣传，让档案数字化管理意识在全校范围内达成共识。要针对档案管理的全部环节制定细致可实施的管理制度，为档案管理的数字化提供制度支撑。要加大对档案管理技术人员的大数据技术培训，进一步提高管理人员的信息化水平。

3.2 加大人才保障，打造一支专业化档案管理队伍

加大人才保障是实现高职院校档案管理信息化建设目标的根本保证。进入大数据时代，人才是实现技术持续提升的关键，只有加大人才的培养力度，才能打造一支专业化档案管理队伍，以支持院校的档案管理事业。高职院校要先从档案管理人员的职业素养抓起，全面提升其职业道德与职业技能，协调提升管理水平。要加强对管理人员的专业技术培训，使其同时具备管理能力与技术能力。要优化管理队伍年龄结构，实现人才之间优势互补，提升管理队伍整体实力与素质。

3.3 加强信息互通，明确档案信息化建设工作体系

实现高职院校檔案管理的信息化建设目标，是为了服务高职院校各项管理事业更加有序开展。而打破各部门之间的档案信息壁垒，实现档案数据的互通，也是检验档案管理信息化建设成效的重要依据。进入大数据时代，高职院校要明确档案信息化建设工作体系，让档案管理实现数字化、精细化发展。要强化档案信息化管理服务功能，加强信息共享，更新档案服务方式，变被动为主动，提高工作效率。

4 结束语

大数据时代的到来为高职院校优化档案管理理念与模式起到了引导作用。因此，高职院校要加快工作模式改革，引入完备的数字化档案管理系统，提升档案管理人员水平，完善档案信息化建设工作体系，让档案管理真正做到为高职院校发展而服务。

参考文献

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