电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用研究

摘 要：社保档案关乎着社保登记、征缴、核发等程序，同时是参保单位及个人权益的准确性记录。文章在论述电子档案及条形码技术的基础上，着重探究了二者在社保档案管理中的应用。

关键词：电子档案;条形码技术;社保档案;应用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.089

社保档案与人民的切身利益相关，关乎着千家万户的社保信息，是社会保险管理不可或缺的重要依据。为推动社保功能的落实，运用电子档案及条形码技术势在必行，从而构建全面的电子信息库，以为新时期社保工作提供可行性依据。

1 电子档案及条形码技术的概述

近些年，居民参保数量呈现出逐年递增的趋势，社保档案的数量及信息量也随之持续性增长。为缓解信息量暴增的数据压力，应用计算机信息技术手段势在必行。在此背景下，社保档案管理早已突破了以往的档案室（馆）管理，并开始构建公共管理信息平台，实践来看，依托于该平台，能够收集到将区域内所有的社保档案资料信息及数据，并进行相对应的处理，分类、归档及存储等等，一方面节省了储存空间，另一方面也极大的提升了档案的完整性及安全性。

基于条形码技术，我们可以简单理解为把若干个宽度不一的黑条与空白，按照特定的编码标准加以排列，排列方式的不同所呈现出来的信息也各不相同，由此得到了表示信息的图形标识符。条形码由一维条码、二维条码等两部分构成，前者通过一组宽度、反射率均存在差异的“条”“空”组成，用以表达相对应的信息;后者则是由某种几何图形而构成，依据一定的规律分布在二维方向，是一种黑白相间的图形，用来记录相对应的数据符号。现阶段，条形码已经被广泛应用在商品名称标注、银行系统等方面，在信息识别上得到了良好的应用效果。而以恰当的方式以条形码技术作为辅助手段应用在社保档案管理中，进而实现社保业务操作、实物档案、电子文档三者的有效整合，能够使档案管理愈加的全面化、智能化、高效化。

2 电子档案和条形码技术在社保档案管理中的具体应用

现阶段，在大数据平台、互联网技术的支持下，电子档案及条形码发展迅速，在社保档案的收集、归类及整合等方面发挥着重要作用，对于档案管理效率的提升有着积极影响。

2.1 应用形式

2.1.1 统一编码

条形码技术，是基于Code128码而实现的，该码的长度与内容都能够调节，设定值是以社保档案管理的具体要求作为依据的。在我们办理社保业务时，均可产生与该业务相对应的业务流水条形码，通过扫描该条形码能够得知业务信息，包括业务类型、办理人的基本信息、受理时间等等。借助先进的激光打印机可将这类条形码制成满足要求的条码标签，然后将其粘贴在相应的档案位置，类似于“身份证”的作用，达到“一码一对应”的效果。考虑到社保条形码的重要性，在保管时应格外注重，社保档案管理人员可通过应用电子扫描技术，将条形码和相关的业务档案进行绑定，并依托于计算机构建电子社保档案目录。

2.1.2 定位管理

在处理实际的社保业务时，会面对缴费用户个人资料变更、审核等多项繁琐的工作，如能够做到社保档案的定位查询便可大幅度提升工作效率。就此，我们可以以上一步骤中所得到的编码作为基础，也就是说使用条形码来取代“档案编号”的作用，借助先进的激光打印机可将这类条形码制成满足要求的条码标签，然后将其粘贴在相应的档案位置，当有信息查询的需求时，便可通过扫描该条形码读取的相对应的信息及数据，由此精准定位便实现了。再加之条形码的唯一特性，也规避了档案重复管理的问题，使得查询过程更加的便利。

2.1.3 复制备份

现阶段，我国社保业务系统早已接入了计算机技术，智能化趋势明显。其实，社保业务类似于银行业务，一个业务会有与之相对应的流水号。在条形码技术的支持下，我们可以将受理过的社保业务的流水号以条形码的形态表现出来，并将这些业务信息储存到电子档案库之中。为防止资料由于不可抗力的丢失或损坏，也可借助于电子档案技术与条形码技术，进行档案的备份保存，如此便可不影响后期的查询需求，提升档案信息的完整性及安全性。

2.2 应用效果

传统形式上的人工管理与现代化的电子信息管理的最大区别就在于后者的准确度更高，在人为因素的影响性，难免会出现无法预料的失误。对此，在电子档案及条形码技术的具体应用过程中，应当恰当的依托于计算机管理系统，尽量减少人工干预过程，确保管理工作的精准性，节约索引建立时间。

2.2.1 使服务效率得以提升

电子档案、条形码技术的有效应用，大幅度降低了人工压力，使社保档案查询更加的高效、准确。考虑到参保者行业的各不相同，文化及消费水平的差异，推动社保档案的信息化管理可满足多种用户群体的服务需求。举个例子来看，构建起社保档案条码、社保号二者的连接，参保者便可自行的操作条形码，从而查询到自身所需要的信息;对于存在复印、调阅原始资料需求的参保者，可将条形码放在相应的扫描机器上，便可以及时的获取到与该档案相关的信息，如所处位置与卷宗数等，不仅减少了人力资源投入，也使参保者感受到了良好的服务质量。

2.2.2 使业务流程得以规范

随着电子档案、条形码技术的逐步应用，档案管理的智能化发展趋势明显，一方面规避了由于人为因素所造成的不良因素，另一方面也使得社保业务流程更加的规范。具体来看，档案的查询服务人员、库房管理人员均是可以与档案发生直接接触的岗位，二者建立有效的衔接，可在已经一定程度上提升服务效率;其次，后者通过张贴在档案盒上的条形码，能够进行信息的获取，从而得知案卷的记录内容及存储位置，使得查询更加的高效。另外，在条码技术的支持下，可以丰富社保档案管理的信息系统，一些年代久远的原始数据资料也可以被搜集到，以此来满足人们的具体需求。

2.2.3 使安全保障得以强化

在以往传统形式上的社保档案管理工作过程中，对于人工的依赖性较强，在档案出入库等环节上难免会出现差错，且其中的安全隐患是难以预估的。而在电子档案与条形码技术的逐步应用下，社保档案管理负责人能够及时的掌握档案的各种信息，包括出入库时间、关联人等。另外，二者的恰当应用，能够预先针对社保档案的归档时间进行设定，并就相关的建院人发出催环的推送消息，如此便大幅度降低了社保档案丢失等安全隱患。

3 结语

综上所述，在大数据时代背景下，社保档案管理领域出现了重大的变革，电子档案与条形码技术在有效应用，使得基于社保档案信息的构成、收集、存储、管理更加的便利。对此，我们积极的尝试并应用信息技术新方法的，健全相关的规范及制度，追踪行业内的新技术以及新方法，注重针对岗位人员的义务培训工作，从而切实性的强化社保档案工作的整体水平，提升社保档案工作的服务质量。

参考文献

[1]郑秀华.试论电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用[J].传播力研究，2018，2（08）：177+185.

[2]刘婷婷.社保档案管理中电子档案和条形码技术的运用探讨[J].办公室业务，2016（24）：180.

[3]韩冬.探讨电子档案及条形码技术应用在社保档案管理中的有效性[J].办公室业务，2015（23）：101.

作者简介

朱艳丽（1986-），女，河北衡水人，本科，毕业于河北科技大学，馆员，研究方向：档案管理。